À quoi pensez-vous lorsque vous entendez le mot « sans papier » ? Beaucoup de gens peuvent penser qu’il est « respectueux de l’environnement ». Il est vrai que la dématérialisation est plus respectueuse de l'environnement. Mais les avantages de la dématérialisation ne s’arrêtent pas là.
Nous présenterons donc ici les avantages des opérations sans papier et comment les réaliser avec le groupware.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation signifie utiliser pleinement la communication électronique (e-mail, chat, etc.) et éviter autant que possible l’utilisation du papier. Par exemple, des efforts peuvent être déployés pour convertir des documents papier en fichiers PDF et les stocker sur un serveur de fichiers partagé.
Cependant, être sans papier « ne signifie pas ne pas utiliser ne serait-ce qu’une seule feuille de papier ». Le but est de séparer et d'organiser les documents qui doivent être conservés sous forme papier et ceux qui ne le sont pas.
Qu’est-ce que le groupware ?
Le groupware est un groupe d'outils qui visent à améliorer l'efficacité du travail et la productivité en partageant des informations et en communiquant. Il possède des fonctionnalités telles que le chat, la gestion des tâches, la gestion des horaires, le partage de fichiers et la conférence Web.
Chat et messagerie est un logiciel de groupe qui intègre le chat professionnel, les conférences Web, le partage de fichiers, la gestion des horaires, la gestion des documents, la réservation des salles de conférence et la gestion des présences d'une manière facile à utiliser. Une sécurité parfaite pour les entreprises,Disponible gratuitement !
Avantages de la dématérialisation
Jetons un coup d'œil aux avantages de la dématérialisation.
Trouver des documents est relativement facile
Plutôt que de conserver les documents papier dans un classeur, vous pouvez les numériser et les trier par catégorie ou par date pour accéder rapidement aux informations souhaitées.
Réduire le risque de fuite d’informations
Si vous emportez un support papier à l'extérieur du bureau, il est possible que vous le laissiez tomber accidentellement. Dans le cas des médias électroniques, en attribuant des autorisations de visualisation en fonction du document, il n'y a pas lieu de s'inquiéter de la visualisation du document même si le PC client est égaré.
A un effet de réduction des coûts
Les supports papier entraînent des coûts tels que les frais de papier, les frais d'impression et l'espace de stockage (armoire). La numérisation peut réduire ces coûts.
Les documents peuvent être partagés avec des emplacements distants
Les documents papier ne peuvent pas être partagés avec le personnel dans des endroits éloignés. Avec les médias électroniques, vous pouvez partager des informations avec du personnel distant sur un réseau en plaçant des documents électroniques dans un emplacement partagé et visible.
Comment parvenir à la dématérialisation grâce au groupware
Maintenant que nous comprenons les avantages de la dématérialisation, voyons comment y parvenir grâce au groupware.
Passez au zéro papier grâce à la fonctionnalité de partage de fichiers
Le groupware dispose d'une fonctionnalité de partage de fichiers. En utilisant la fonction de partage de fichiers, vous pouvez passer au sans papier.
Cependant, disposer simplement d’une fonction de partage de fichiers ne suffit pas. Il est important de choisir un groupware qui vous permettra de bénéficier du système de dématérialisation évoqué plus haut.
En particulier, la « recherche de fichiers rapide et agile » et la « sécurité » sont des caractéristiques que possède chaque groupware. Veuillez l'utiliser comme référence pour déterminer quel logiciel de groupe vous convient le mieux.
Vous pouvez également utiliser les fonctions de babillard électronique et de chat professionnel.
Il peut y avoir des cas où le contenu ne vaut pas la peine d'être rassemblé dans un seul fichier. Dans ce cas, les fonctions de tableau d’affichage et de chat professionnel peuvent être utiles.
La communication via les forums de discussion et les chats reste dans le groupware, ce qui est utile si vous souhaitez la revoir ultérieurement.
La conférence Web est également efficace pour passer au sans papier
La conférence Web est un système qui vous permet d'organiser des réunions avec plusieurs membres du personnel situés à des endroits éloignés via Internet.
La conférence Web est « un outil utile pour communiquer en utilisant des informations électroniques ». Lors de l'utilisation de conférences Web, les médias électroniques sont plus pratiques que les médias papier car ils sont connectés de manière transparente aux fonctions de partage de fichiers, aux tableaux d'affichage et aux fonctions de chat.
Profitez des avantages de la dématérialisation grâce au groupware !
J'espère que vous comprendrez que la dématérialisation est non seulement respectueuse de l'environnement, mais présente également des avantages en termes de coût, de sécurité et de partage d'informations.
En faisant bon usage du groupware, vous pouvez profiter pleinement des avantages de la dématérialisation. Veuillez envisager de l'introduire une fois.