ระบบเวิร์กโฟลว์คือซอฟต์แวร์หรือระบบที่ออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจและขั้นตอนการทำงานภายในองค์กรเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ การนำระบบดังกล่าวมาใช้จะทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ นำไปสู่ประโยชน์ต่างๆ เช่น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ความโปร่งใสที่มากขึ้น และลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร ระบบเวิร์กโฟลว์แบบฟรีนั้นน่าสนใจเป็นพิเศษ เพราะช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานให้คล่องตัวขึ้นได้โดยที่ต้นทุนไม่สูง
บทความนี้จะเปรียบเทียบและแนะนำระบบเวิร์กโฟลว์ฟรีเจ็ดระบบอย่างละเอียด นอกจากนี้ เรายังอธิบายถึงข้อดีและข้อเสียของระบบเวิร์กโฟลว์ จุดสำคัญในการเลือกใช้ และข้อควรระวังในการใช้งาน เราได้ตอบคำถามที่พบบ่อยไว้แล้ว โปรดอ่านต่อ
ตารางเปรียบเทียบระบบเวิร์กโฟลว์
ผลิตภัณฑ์ต่อไปนี้คือระบบการจัดการขั้นตอนการทำงานที่สามารถใช้งานได้ฟรีโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
| ชื่อผลิตภัณฑ์ | คุณสมบัติหลัก | ราคาเวอร์ชันเสียเงิน (จำนวนเงินโดยประมาณต่อเดือน) | ขั้นตอนการทำงาน การทำงาน | คลาวด์ | ในสถานที่ นางสาว | ข้อจำกัดจำนวนคน แผนฟรี | แอป การติดต่อสื่อสาร |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| แชทและส่งข้อความ | แชท การประชุมทางเว็บ การจัดการงานตามกำหนดเวลา การจัดการการเข้างาน ขั้นตอนการทำงาน | ภายในสถานที่ เริ่มต้นที่ 200 เยน คลาวด์ เริ่มต้นที่ 300 เยน | สร้างแบบฟอร์มใบสมัครและเส้นทางโดยไม่ต้องเขียนโค้ด มีเทมเพลตสำหรับแบบฟอร์มให้ใช้งาน ขั้นตอนการสมัครและการอนุมัติผ่านทางแชท คุณสมบัติการแจ้งเตือนและการเตือนความจำ | 〇 | 〇 | 50 คน | 〇 |
| เอ็กซ์เมนท์ | การจัดการลูกค้า การจัดการงาน การแสดงภาพข้อมูล | ภายในสถานที่ เริ่มต้นที่ 0 เยน คลาวด์ ราคาเริ่มต้นที่ 1,500 เยน (การบำรุงรักษา บริการสนับสนุนการใช้งาน และการพัฒนาปลั๊กอินแบบกำหนดเองมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) | สร้างเส้นทางแอปพลิเคชันโดยไม่ต้องเขียนโค้ด นำเข้า/ส่งออก การแจ้งเตือน (อีเมล, Slack, Teams) | 〇 | 〇 | ไม่จำกัด | × |
| GRIDY Groupware | แชท กำหนดการ การจัดการงาน การจัดการการเข้างาน การจัดการข้อมูลติดต่อ การบริหารโครงการ การจัดการอุปกรณ์และการแชร์ไฟล์การจอง | ออลอินวัน ราคาเริ่มต้นที่ 16,500 เยน (ไม่มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น) | สร้างแบบฟอร์มใบสมัครและเส้นทางโดยไม่ต้องเขียนโค้ด | 〇 | ー | ไม่จำกัด | △ |
| การประชุมกลุ่ม | แชท กระดานข่าว กำหนดการ การจัดการการเข้างาน การจัดการข้อมูลติดต่อ การบริหารโครงการ การจองสถานที่ การแชร์ไฟล์ การยืนยันความปลอดภัย | ความเข้ากันได้กับอุปกรณ์อัจฉริยะเริ่มต้นที่ 1,000 เยน; การแจ้งเตือนแบบพุชเริ่มต้นที่ 1,000 เยน; การสนับสนุนเริ่มต้นที่ 4,500 เยน | สร้างแบบฟอร์มใบสมัครและเส้นทางโดยไม่ต้องเขียนโค้ด มีเทมเพลตสำหรับแบบฟอร์มให้ใช้งาน การแจ้งเตือนการส่งออก (CSV, PDF) (ทางอีเมล) | 〇 | 〇 | ไม่จำกัด | △ |
| ชิราซากิ | ข้อความ การประชุมทางเว็บ กำหนดการ การจัดการการเข้างาน การจัดการข้อมูลติดต่อ การบริหารโครงการ การจองสถานที่ การแชร์ไฟล์ | บริการคลาวด์เริ่มต้นที่ 35,000 เยน | แบบฟอร์มใบสมัครและการสร้างเส้นทาง การแจ้งเตือน (อีเมล, ตารางเวลา) | 〇 | 〇 | ไม่จำกัด | 〇 |
| เทค สตอร์ค. | อีเมล กำหนดการ การจัดการการเข้างาน การจองสถานที่ การแชร์ไฟล์ | (ใช้งานได้ฟรี เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ส) | การบูรณาการกับระบบบัญชี | ー | 〇 | ไม่จำกัด | × |
| กิจกรรม | (ทั้งหมดนี้ใช้งานได้ฟรี เนื่องจากเป็นโอเพนซอร์ส) | สร้างแบบฟอร์มใบสมัครและเส้นทางโดยไม่ต้องเขียนโค้ด มีเทมเพลตสำหรับแบบฟอร์มให้ใช้งาน | ー | 〇 | ไม่จำกัด | × |
ระบบเวิร์กโฟลว์คืออะไร?
เวิร์กโฟลว์คือลำดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจที่มีโครงสร้างและมีการบันทึกไว้อย่างชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจแต่ละขั้นตอนของกระบวนการได้ดีขึ้น ปรับปรุงความสม่ำเสมอและประสิทธิภาพในการดำเนินงาน จุดประสงค์หลักของเวิร์กโฟลว์คือการเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน และปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพและเหมาะสมที่สุด
ซึ่งรวมถึงการทำงานอัตโนมัติ การลดข้อผิดพลาด และการปรับปรุงการสื่อสาร การจัดการขั้นตอนการทำงานอย่างเหมาะสมจะช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มความแม่นยำในการดำเนินงานและปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตได้
ฟังก์ชันพื้นฐานของระบบเวิร์กโฟลว์
หน้าที่พื้นฐานของระบบเวิร์กโฟลว์คือการสนับสนุนกระบวนการที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยพนักงานและแผนกต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของฟังก์ชันพื้นฐานในระบบเวิร์กโฟลว์
การออกแบบแบบฟอร์มป้อนข้อมูล
ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลในใบสมัครและวัตถุประสงค์อื่นๆ ได้ โดยมีรูปแบบให้เลือกหลากหลาย นอกจากนี้ เครื่องมือบางอย่างยังอนุญาตให้คุณนำเข้าและแก้ไขแบบฟอร์มที่มีอยู่แล้วได้อีกด้วย
ฟังก์ชันกำหนดการไหล
ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณกำหนดลำดับของแอปพลิเคชันเวิร์กโฟลว์และการอนุมัติ (การตัดสินใจ) ได้ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีการใช้งานง่ายและปรับเปลี่ยนได้อย่างยืดหยุ่นตามการเปลี่ยนแปลงขององค์กร นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ในการกำหนดกฎสำหรับการมอบหมายงานอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ และการแจ้งเตือนตามเงื่อนไขและตัวกระตุ้นเฉพาะ
ฟังก์ชันการสมัคร/อนุมัติ
นี่คือฟังก์ชันทั่วไปของระบบเวิร์กโฟลว์ ผู้สมัครใช้ฟังก์ชันนี้ในการส่งใบสมัคร และผู้มีอำนาจอนุมัติจะตรวจสอบเนื้อหาและอนุมัติ ปฏิเสธ หรือส่งคืนใบสมัคร ฟังก์ชันนี้ช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าของกระบวนการอนุมัติ รวมถึงขั้นตอนการอนุมัติ (สถานะ) และผู้มีอำนาจอนุมัติ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความโปร่งใสในการดำเนินงานทางธุรกิจ
ฟังก์ชันการแจ้งเตือน
ฟังก์ชันนี้จะแจ้งสถานะของใบสมัครและการอนุมัติให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ โดยสามารถแจ้งผู้สมัครเมื่อใบสมัครได้รับการอนุมัติ หรือส่งข้อความเตือนไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติหากการอนุมัติล่าช้า
การบูรณาการกับระบบอื่นๆ
สามารถบูรณาการเข้ากับระบบอื่นๆ ได้ เช่น ระบบจัดการการเข้างาน การรายงานค่าใช้จ่าย และการบัญชี ผลิตภัณฑ์บางอย่างมีการบูรณาการอย่างราบรื่นผ่าน API และอนุญาตให้ป้อนและส่งออกข้อมูลโดยใช้ไฟล์ CSV
ด้วยการใช้คุณสมบัติเหล่านี้อย่างเหมาะสม คุณจะคาดหวังได้ว่าการดำเนินงานของคุณจะมีประสิทธิภาพและโปร่งใสมากขึ้น ส่งผลให้ขั้นตอนการทำงานราบรื่นขึ้นและผลผลิตเพิ่มขึ้น
ประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกใช้ระบบเวิร์กโฟลว์
ต่อไปนี้คือประเด็นสำคัญ 6 ข้อที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกใช้ระบบจัดการเวิร์กโฟลว์
ใช้งานได้ฟรีหรือไม่?
การนำระบบเวิร์กโฟลว์แบบเสียค่าใช้จ่ายมาใช้ จะมีค่าธรรมเนียมเริ่มต้นและค่าธรรมเนียมรายเดือน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวิธีการส่งมอบระบบ คุณสมบัติ และจำนวนพนักงาน และอาจมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสำหรับการปรับแต่ง การเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ภายนอก และการสนับสนุน
ในทางกลับกัน การเลือกใช้ระบบจัดการเวิร์กโฟลว์แบบฟรีก็สามารถช่วยลดต้นทุนได้เช่นกัน ในการเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมกับงบประมาณของบริษัท ควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น จำนวนผู้ใช้งาน ฟีเจอร์ ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล และระบบสนับสนุน และควรเลือกใช้ระบบที่คุ้มค่ากับเงินที่จ่ายไป
แบบคลาวด์หรือแบบติดตั้งในองค์กร?
ระบบเวิร์กโฟลว์มีสองประเภท ได้แก่ ระบบ "on-premise" ซึ่งบริษัทจัดการเซิร์ฟเวอร์และระบบของตนเอง และระบบ "cloud-based" ซึ่งระบบจะถูกจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ที่ตั้งอยู่บนอินเทอร์เน็ต
ระบบที่ติดตั้งในองค์กรมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นและค่าบำรุงรักษาที่สูงกว่า แต่ช่วยให้สามารถจัดการข้อมูลภายในองค์กรและปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น ในขณะที่ระบบบนคลาวด์มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นและค่าบำรุงรักษาที่ต่ำกว่า แต่ความปลอดภัยของข้อมูลและการสำรองข้อมูลขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการระบบ เลือกวิธีการส่งมอบระบบที่เหมาะสมที่สุดตามงบประมาณและนโยบายการจัดการข้อมูลของบริษัทของคุณ
สามารถบูรณาการเข้ากับระบบที่มีอยู่แล้วได้หรือไม่?
ระบบเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยปรับปรุงการดำเนินงานและรวมศูนย์ข้อมูลโดยการบูรณาการกับระบบอื่นๆ เช่น ระบบเงินเดือนและระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงความท้าทายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบูรณาการระบบ เช่น ความแตกต่างของรูปแบบข้อมูลและข้อกำหนดต่างๆ คุณควรตรวจสอบว่าการบูรณาการกับระบบที่มีอยู่ของคุณนั้นเป็นไปได้หรือไม่ และค่าใช้จ่ายและความพยายามที่เกี่ยวข้องจะเป็นเท่าใด
ระบบสนับสนุนเพียงพอหรือไม่?
ในการนำระบบเวิร์กโฟลว์มาใช้งาน จำเป็นต้องมีการสนับสนุน ซึ่งรวมถึงการกำหนดค่าระบบ การให้ความช่วยเหลือในการติดตั้ง และการฝึกอบรม นอกจากนี้ อาจจำเป็นต้องมีการสนับสนุนหลังการติดตั้ง เช่น การแก้ไขปัญหาของระบบ หรือการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย ผู้ให้บริการระบบมีวิธีการสนับสนุนที่หลากหลาย (ทางโทรศัพท์ อีเมล แชท ฯลฯ) ช่วงเวลา และค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกัน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีระบบสนับสนุนที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณหรือไม่
มันครอบคลุมฟังก์ชันที่จำเป็นทั้งหมดหรือไม่?
ระบบเวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่มีฟังก์ชันพื้นฐาน เช่น การบันทึกเวลาเข้างาน การรวบรวมข้อมูล และการจัดการการลา อย่างไรก็ตาม ความสามารถในการปรับแต่งหรือกำหนดค่าให้เหมาะสมกับระบบการทำงานและข้อกำหนดด้านการจ้างงานของบริษัทของคุณนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละระบบ นอกจากนี้ บางระบบยังมีคุณสมบัติที่สะดวกสบาย เช่น การจัดการกะการทำงานและการติดตามเวลา ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบนั้นครอบคลุมฟังก์ชันทั้งหมดที่บริษัทของคุณต้องการ
เอกสารนี้เป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่?
กฎหมายว่าด้วยการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์เป็นกฎหมายที่อนุญาตให้จัดเก็บเอกสารทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกับภาษีของประเทศ ซึ่งก่อนหน้านี้ต้องจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ให้เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ ในเดือนมกราคม 2565 กฎหมายดังกล่าวได้รับการแก้ไขเพื่อส่งเสริมการดำเนินงานแบบไร้กระดาษ ทำให้การจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ง่ายยิ่งขึ้น การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยลดภาระงานด้านกระบวนการบัญชีและขยายประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ให้กว้างขวางยิ่งขึ้น
เอกสารที่อยู่ภายใต้กฎหมายว่าด้วยการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ แบ่งออกเป็นสองประเภท ได้แก่ สมุดบัญชีที่เกี่ยวข้องกับภาษีของประเทศ และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีของประเทศ (เอกสาร เอกสารที่สแกน และธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์)
ภายใต้กฎหมายว่าด้วยการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ ข้อกำหนดการจัดเก็บโดยละเอียดจะแตกต่างกันไปตามประเภทเอกสาร แต่เอกสารทุกประเภทต้องเป็นไปตามข้อกำหนดสองประการ ได้แก่ "การรับรองความถูกต้อง" และ "การรับรองความสามารถมองเห็นได้" "การรับรองความถูกต้อง" หมายความว่าข้อมูลนั้นไม่ได้ถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลงและสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ ในขณะที่ "การรับรองความสามารถมองเห็นได้" หมายความว่าทุกคนสามารถดูและตรวจสอบข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
ระบบเวิร์กโฟลว์จำเป็นต้องตอบสนองความต้องการในการเก็บรักษาบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องกับภาษี งบการเงิน และสำเนาเอกสารธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับภาษี เพื่อให้มั่นใจในความถูกต้อง จำเป็นต้องมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น ความสามารถในการบันทึกไฟล์ที่มีการประทับเวลา และฟังก์ชันประวัติการแก้ไข/ลบ นอกจากนี้ เพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจน จำเป็นต้องมีฟังก์ชันการค้นหาโดยใช้ วันที่ทำธุรกรรม จำนวนเงินที่ทำธุรกรรม และคู่ค้าเป็นเกณฑ์การค้นหา รวมถึงฟังก์ชันการดาวน์โหลดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการตรวจสอบภาษีด้วย
เมื่อจัดเก็บเอกสารทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกับภาษีของประเทศในระบบเวิร์กโฟลว์ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้แล้ว
สำหรับระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ แบบไหนดีกว่ากัน: แบบฟรีหรือแบบเสียเงิน?
เมื่อเลือกใช้ระบบจัดการเวิร์กโฟลว์ การตัดสินใจเลือกระหว่างระบบฟรีหรือระบบเสียค่าใช้จ่ายเป็นจุดสำคัญ ระบบฟรีไม่มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นหรือรายเดือน และมีฟังก์ชันพื้นฐานที่เพียงพอ แต่ก็อาจมีข้อจำกัดในการใช้งานและการสนับสนุนที่ไม่เพียงพอ ในขณะที่ระบบเสียค่าใช้จ่ายไม่มีข้อจำกัดในการใช้งาน และมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและการสนับสนุนที่ครอบคลุม แต่ก็มีข้อเสียคือราคาสูง และฟีเจอร์มากมายอาจใช้งานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ
ควรตรวจสอบความสามารถในการใช้งานและคุณสมบัติของระบบฟรีดูก่อน แล้วค่อยพิจารณาอัปเกรดเป็นแผนแบบชำระเงินหากจำเป็น
7 ระบบเวิร์กโฟลว์ฟรีที่แนะนำ
ต่อไปนี้คือระบบการจัดการขั้นตอนการทำงาน 7 ระบบที่คุณยังคงสามารถใช้งานได้ฟรี
แชทและส่งข้อความ
ภาพรวมผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติ
Chat&Messenger เป็นซอฟต์แวร์สำหรับทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม (groupware) ที่ให้บริการแชททางธุรกิจ การประชุมผ่านเว็บ การแชร์ไฟล์ และคุณสมบัติอื่นๆ รวมถึงฟังก์ชันการจัดการเวิร์กโฟลว์ คุณสมบัติที่โดดเด่นที่สุดของฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์คือความสามารถในการจัดการการเข้างานแบบเรียลไทม์โดยใช้บันทึกการใช้งานคอมพิวเตอร์ (PC logs) เวิร์กโฟลว์ที่ใช้บันทึกการใช้งานคอมพิวเตอร์นี้อิงตามบันทึกที่เป็นกลาง ช่วยป้องกันการทุจริตและการรายงานเท็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังรวมถึงฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์พื้นฐาน เช่น การจัดการการลาและการแจ้งเตือนต่างๆ ด้วย
Chat&Messenger ผสานรวมการแชททางธุรกิจ การประชุมผ่านเว็บ และฟังก์ชันการจัดการเวิร์กโฟลว์เข้าไว้ในระบบเดียว ช่วยลดความจำเป็นในการใช้งานหลายระบบ และลดต้นทุนลงได้
คุณสมบัติที่มีให้ใช้งานในแพ็กเกจฟรี
สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยแพ็กเกจแบบชำระเงิน
รีวิวจากลูกค้าและชื่อเสียง
พบรีวิวเชิงบวกมากมายเกี่ยวกับความสะดวกในการใช้งานฟังก์ชันแชทและส่งข้อความ
”"แม้แต่ไฟล์ขนาดใหญ่ที่ส่งทางอีเมลได้ยาก ก็สามารถส่งได้อย่างราบรื่น"”
”"การแจ้งเตือนเมื่อมีข้อความเข้ามานั้นเข้าใจง่าย"”
”"ความสามารถในการตรวจสอบสถานะการอ่านและส่งข้อความซ้ำไปยังผู้ใช้ที่ออฟไลน์นั้นสะดวกมาก"”
เอ็กซ์เมนท์
ภาพรวมผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติ
ขอแนะนำระบบเว็บใหม่! การจัดการข้อมูลหลากหลายประเภทแบบรวมศูนย์
ระบบจัดการข้อมูลที่ยุ่งยากซับซ้อนที่คุณเคยทำมากับ Excel, Access และ Google Sheets จะถูกเปลี่ยนแปลงไปอย่างสิ้นเชิงด้วยระบบเว็บใหม่นี้ ระบบนี้ช่วยให้การค้นหา การอ้างอิง การลงทะเบียน และการอัปเดตข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น และทำให้การสร้างฐานข้อมูลที่ซับซ้อนเป็นเรื่องง่าย
โดยหลักแล้วระบบนี้ใช้สำหรับการบริหารจัดการลูกค้า การบริหารจัดการสัญญา การบริหารจัดการผลิตภัณฑ์ และการบริหารจัดการงานต่างๆ สำหรับสมาชิกของเรา
คุณสมบัติที่มีให้ใช้งานในแพ็กเกจฟรี
สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยแพ็กเกจแบบชำระเงิน
รีวิวจากลูกค้าและชื่อเสียง
จากมุมมองทางเทคนิค ผมใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงในการอ่านคู่มือ Exment ก่อนเริ่มใช้งาน และพบว่ามันใช้งานง่ายมาก แทบไม่มีปัญหาอะไรเลย คุณสามารถเรียนรู้การใช้งานได้แม้ไม่มีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรมมาก่อน
“"โอเพนซอร์ส ไม่มีข้อจำกัดด้านฟีเจอร์"”
“"ข้อดีของการเป็นผู้ขายชาวญี่ปุ่น"”
“"เพิ่มประสิทธิภาพการบูรณาการ API"”
“"รองรับระบบปฏิบัติการหลากหลายประเภท"”
GRIDY Groupware
ภาพรวมผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติ
GRIDY groupware เป็นแอปพลิเคชัน groupware ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการแบ่งปันข้อมูลและเสริมสร้างการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกบริษัท ไม่เพียงแต่ภายในองค์กรขนาดใหญ่ เช่น บริษัทต่างๆ เท่านั้น แต่ยังรวมถึงบริษัทในกลุ่มและบริษัทคู่ค้าด้วย
แนวคิดกลุ่มงานแบบดั้งเดิมจำกัดอยู่เพียงการแบ่งปันข้อมูลภายใน แต่กลุ่มงาน GRIDY ไม่เพียงแต่ช่วยให้แบ่งปันข้อมูลภายในได้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถทำงานร่วมกับผู้ใช้กลุ่มงาน GRIDY ภายนอกได้ในขณะที่ยังคงรักษาความปลอดภัยไว้ได้ これにより ทำให้สามารถแบ่งปันข้อมูลข้ามบริษัทได้โดยไม่ต้องตั้งค่าขั้นสูงหรือลงทุนเพิ่มเติม
การแบ่งปันข้อมูลทั้งภายในและภายนอกบริษัท รวมถึงองค์ความรู้ต่างๆ ช่วยให้การสื่อสารราบรื่นขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ไม่ต้องตั้งค่าขั้นสูงหรือลงทุนเพิ่มเติมใดๆ ทุกคนที่มีคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตสามารถใช้งานซอฟต์แวร์กลุ่มงานแบบ SaaS นี้ได้ทันที
วิธีใช้งานฟรี
สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยแพ็กเกจแบบชำระเงิน
รีวิวจากลูกค้าและชื่อเสียง
เนื่องจากโครงสร้างราคาอนุญาตให้ใช้งานได้ไม่จำกัดจำนวนต่อบริษัท อุปสรรคในการนำระบบไปใช้กับพนักงานทุกคนจึงดูต่ำ และเนื่องจากผลิตภัณฑ์นี้มีฟังก์ชันทางธุรกิจที่จำเป็นครบถ้วน ตั้งแต่ระบบทำงานร่วมกันไปจนถึงการจัดการลูกค้า ผู้ใช้จึงรายงานถึงประโยชน์ต่างๆ เช่น การเข้าถึงหน้าจอที่ลดลง และการค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น
“"ผู้ใช้งานไม่จำกัดจำนวน ค่าใช้จ่ายคงที่ และใช้งานง่าย"”
“แอปพลิเคชันแพ็กเกจแบบครบวงจรบนระบบคลาวด์”
“"ระบบการจัดการลูกค้าและการจัดการสถานะที่กระจัดกระจายของเราได้ถูกรวมศูนย์แล้ว"”
“"ถ้ามันสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการสื่อสารได้ด้วยก็จะดีมาก"”
การประชุมกลุ่ม
ภาพรวมผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติ
ซอฟต์แวร์สำหรับใช้งานร่วมกันเป็นกลุ่ม ซึ่งคุณสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ฟรีและไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้
ด้วยฟังก์ชันที่หลากหลาย เช่น "การจัดตารางเวลา" "การจองสถานที่" "กระดานข่าว" "การจัดการไฟล์" "กระบวนการอนุมัติ" และ "เว็บเมล" ทำให้สามารถปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กรและส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูลได้
วิธีใช้งานฟรี
สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยแพ็กเกจแบบชำระเงิน
รีวิวจากลูกค้าและชื่อเสียง
ปัจจุบัน GroupSession มีคะแนนความพึงพอใจจากผู้ใช้บนเว็บไซต์ ITreview อยู่ที่ 3.7 ซึ่งจัดอยู่ในอันดับที่ 11 ในกลุ่มผลิตภัณฑ์ประเภทเดียวกัน
“สามารถปรับแต่งได้อย่างอิสระ”
“"ระบบนี้ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลภายในบริษัท เช่น การจัดการตารางเวลาและการจองสถานที่"”
“"มันเรียบง่ายและใช้งานง่าย"”
“"ฉันหวังว่าฟังก์ชันการทำงานของกระดานข่าวจะได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นกว่านี้อีกหน่อย"”
“"มันมีฟีเจอร์มากเกินพอสำหรับโปรแกรมกลุ่มงานฟรี"”
ชิราซากิ
ภาพรวมผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติ
"Shirasagi" คือระบบจัดการเนื้อหา (CMS) สำหรับเว็บไซต์ขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่ทำงานบน Ruby, Ruby on Rails และ MongoDB เนื่องจากโครงสร้างหลักนั้นอิงจากบริการเครือข่ายสังคมออนไลน์ (SNS) จึงสามารถใช้เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการพัฒนาเว็บแอปพลิเคชันได้อีกด้วย
เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์สภายใต้ใบอนุญาต MIT ใครๆ ก็สามารถใช้งานได้ฟรี
ระบบนี้ยังมีเครื่องมือมากมายสำหรับการเผยแพร่ แบ่งปัน และใช้ประโยชน์จากข้อมูลภายในสำนักงาน เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ส ฟังก์ชันพื้นฐานทั้งหมดจึงใช้งานได้ฟรี ระบบนี้สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในองค์กร พร้อมทั้งลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้
วิธีใช้งานฟรี
สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยแพ็กเกจแบบชำระเงิน
รีวิวจากลูกค้าและชื่อเสียง
SHIRASAGI ได้รับการยกย่องอย่างสูงในฐานะซอฟต์แวร์กลุ่มงานที่สามารถปรับแต่งได้อย่างมาก เนื่องจากมีการออกแบบที่ตอบสนองต่อขนาดหน้าจอ (ซึ่งปรับการแสดงผลหน้าเว็บให้เข้ากับขนาดหน้าจอของอุปกรณ์) และความสามารถในการรวบรวมข้อมูลทุกประเภท
”"ฉันลองติดตั้ง SHIRASAGI ซึ่งฉันเคยเห็นที่งาน OSC เมื่อนานมาแล้ว และรู้สึกสนใจเพราะมันสามารถใช้เป็นทั้ง CMS และซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานร่วมกันได้ มันตอบสนองได้ดีและดูเหมือนจะใช้งานง่ายมาก"”
”"ซอฟต์แวร์กลุ่มนี้เหมาะสำหรับสถาบันของรัฐเป็นหลัก สามารถใช้งานได้เหมือนบริการเครือข่ายสังคมออนไลน์ ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการส่งอีเมลในวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถขอและอนุมัติการลาผ่านระบบกำหนดเวลา ทำให้เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับ SMEs"”
เทค สตอร์ค.
ภาพรวมผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติ
Tec STORK. พัฒนาโดยบริษัท Tech Information Co., Ltd. เป็นซอฟต์แวร์กลุ่มงานแบบโอเพนซอร์สที่รวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ ประกอบด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น กระดานข่าว การจัดการตารางเวลา การแจ้งเตือน และการจองอุปกรณ์ ฟังก์ชันการทำงานสามารถขยายได้โดยการเชื่อมโยงกับข้อมูลจากระบบธุรกิจที่มีอยู่เดิม
วิธีใช้งานฟรี
สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยแพ็กเกจแบบชำระเงิน
(ไม่มี)
รีวิวจากลูกค้าและชื่อเสียง
(ไม่มี)
กิจกรรม
ภาพรวมผลิตภัณฑ์และคุณสมบัติ
Activiti เป็นเอ็นจิ้นเวิร์กโฟลว์ที่พัฒนาด้วยภาษา Java ซึ่งสามารถดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้ BPMN 2.0 ได้
ประกอบด้วยฟังก์ชันหลักสองอย่าง ได้แก่ "ตัวออกแบบที่สามารถสร้างไดอะแกรมกระบวนการที่สอดคล้องกับ BPMN 2.0" และ "เครื่องมือ BPM ที่สามารถดำเนินการ/จัดการไดอะแกรมกระบวนการในฐานะกระบวนการทางธุรกิจ"
กลุ่มเป้าหมายคือผู้ใช้งานทางธุรกิจ นักพัฒนา ผู้ดูแลระบบ และอื่นๆ โดยมีเป้าหมายเพื่อช่วยให้พวกเขาแก้ไขปัญหาด้านระบบอัตโนมัติ
วิธีใช้งานฟรี
สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยแพ็กเกจแบบชำระเงิน
(ไม่มี)
รีวิวจากลูกค้าและชื่อเสียง
(ไม่มี)
ข้อดีและข้อเสียของระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์
การนำผลิตภัณฑ์ด้านการจัดการเวิร์กโฟลว์มาใช้มีประโยชน์หลายประการ เช่น ประสิทธิภาพการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น ข้อผิดพลาดที่ลดลง และความโปร่งใสที่ดียิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม การนำไปใช้จำเป็นต้องมีการลงทุนเริ่มต้น และอาจต้องมีการฝึกอบรมพนักงานและการปรับแต่งระบบ นอกจากนี้ การเลือกผลิตภัณฑ์ที่ไม่ตรงกับความต้องการเฉพาะของบริษัทอาจส่งผลให้ไม่ได้รับผลลัพธ์ที่คาดหวังไว้
ข้อควรพิจารณาเมื่อนำระบบเวิร์กโฟลว์ฟรีมาใช้งาน
เมื่อนำระบบเวิร์กโฟลว์แบบฟรีมาใช้ ต้องใช้ความระมัดระวังเป็นอย่างยิ่ง ประเด็นหลักที่ควรพิจารณามีดังต่อไปนี้:
- ตรวจสอบข้อจำกัดของฟังก์ชันการทำงาน
ระบบจัดการเวิร์กโฟลว์แบบฟรีมักมีข้อจำกัด ตรวจสอบจำนวนผู้ใช้ ความจุในการจัดเก็บข้อมูล และข้อจำกัดของฟีเจอร์ขั้นสูงอย่างละเอียด เพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามความต้องการขององค์กรของคุณ
- ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
กระบวนการทางธุรกิจและข้อมูลอาจมีความละเอียดอ่อนสูง เมื่อเลือกใช้ระบบฟรี โปรดตรวจสอบนโยบายด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลขององค์กรของคุณได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสม
- ความสามารถในการขยายขนาดในอนาคต
ควรพิจารณาไม่เพียงแค่ว่าระบบนั้นเหมาะสมกับขนาดและความต้องการขององค์กรในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงความสามารถในการขยายขนาดในอนาคตด้วย เมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้น ระบบเวิร์กโฟลว์ของคุณจำเป็นต้องปรับตัวได้อย่างยืดหยุ่น
- การสนับสนุนและเอกสารประกอบ
แม้จะมีบริการฟรี ก็ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสนับสนุนที่เพียงพอ นอกจากนี้ เอกสารประกอบการใช้งานและแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมก็จะเป็นประโยชน์อย่างมากในระหว่างการติดตั้งและการใช้งาน
- ความเป็นไปได้ในการบูรณาการ
หากองค์กรของคุณใช้เครื่องมือและระบบที่มีอยู่แล้ว ตรวจสอบว่าระบบเวิร์กโฟลว์ของคุณสามารถผสานรวมกับระบบเหล่านั้นได้หรือไม่ การผสานรวมกับเครื่องมือต่างๆ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่ราบรื่น
- การส่งออกข้อมูล
การตรวจสอบว่าคุณสามารถส่งออกข้อมูลจากระบบเวิร์กโฟลว์ของคุณได้หรือไม่ จะทำให้การย้ายข้อมูลและการสำรองข้อมูลในอนาคตง่ายขึ้น
- ทำความเข้าใจข้อกำหนดในการให้บริการ
ควรทำความเข้าใจข้อกำหนดในการให้บริการอย่างละเอียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเงื่อนไข ค่าใช้จ่าย และข้อจำกัดเมื่ออัปเกรดจากเวอร์ชันฟรีเป็นเวอร์ชันเสียเงิน
เมื่อพิจารณาประเด็นเหล่านี้แล้ว คุณจะสามารถเลือกใช้ระบบเวิร์กโฟลว์ฟรีที่ตรงกับความต้องการและความคาดหวังขององค์กรของคุณได้เมื่อนำไปใช้งาน
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบเวิร์กโฟลว์
ถาม: ผลิตภัณฑ์นี้เหมาะกับอุตสาหกรรมและขนาดองค์กรประเภทใดบ้าง?
A: ระบบเวิร์กโฟลว์เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมและองค์กรขนาดต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีประโยชน์ในการจัดการงานและกระบวนการที่ทำซ้ำๆ
ถาม: สำหรับระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ ระบบใดดีกว่ากัน ระหว่างระบบบนคลาวด์หรือระบบติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร?
ตอบ: ขึ้นอยู่กับความต้องการและนโยบายด้านความปลอดภัยขององค์กร ระบบคลาวด์ให้ความยืดหยุ่น ในขณะที่ระบบภายในองค์กรให้การควบคุมความปลอดภัยที่แข็งแกร่งกว่า
ถาม: การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทำได้อย่างไร?
A: ความปลอดภัยของข้อมูลขึ้นอยู่กับมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ผู้ให้บริการระบบเวิร์กโฟลว์นำมาใช้ มาตรการทั่วไปได้แก่ การเข้ารหัส SSL และการควบคุมการเข้าถึง
ถาม: สามารถปรับแต่งระบบเวิร์กโฟลว์ได้หรือไม่?
A: บางระบบอนุญาตให้ปรับแต่งได้อย่างกว้างขวาง ในขณะที่บางระบบให้ความยืดหยุ่นในระดับหนึ่ง ขึ้นอยู่กับระบบที่คุณใช้
ถาม: จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมสำหรับระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์หรือไม่?
A: การฝึกอบรมนั้นขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของระบบเวิร์กโฟลว์ที่นำมาใช้ โดยทั่วไปแล้วผู้ให้บริการหลายรายมีแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมให้
ถาม: หลังจากการติดตั้งระบบเวิร์กโฟลว์แล้ว จะมีการให้การสนับสนุนอย่างไรบ้าง?
A: การสนับสนุนจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ แต่โดยทั่วไปจะรวมถึงการสนับสนุนทางออนไลน์ เอกสารประกอบ และการอัปเดต