그룹웨어로 업무 효율화

그룹웨어로 업무 효율화

이 기사에서는,그룹웨어를 도입하여 실현할 수 있는 업무 효율화에 대해 소개합니다.

최근 많은 기업들이 그룹웨어를 도입하고 있다. 기업들은 왜 그룹웨어를 도입하는 것일까? 그것은 그룹웨어에 탑재된 다양한 기능을 통해 업무의 효율성을 높일 수 있기 때문이다.

그룹웨어를 통해 업무 효율을 높일 수 있는 방법을 소개합니다. 앞으로 그룹웨어를 도입할 예정이거나, 이미 도입했지만 업무 효율화가 이뤄지지 않고 있는 기업이라면 꼭 읽어보시기 바랍니다!

여러 사람이 함께 작업할 수 있다

그룹웨어에는 파일 공유 기능이 있습니다. 그룹웨어로 파일을 관리하면 같은 프로젝트를 진행하는 사람들이 효율적으로 작업을 진행할 수 있습니다. 사내에 있는 사람뿐만 아니라 원격으로 일하는 사람들도 같은 파일을 업데이트할 수 있다.

기존에 각자 업데이트하던 파일을 그룹웨어로 관리할 수 있기 때문에 업무 효율성이 크게 향상될 것이다. 장소나 작업 인원에 구애받지 않고 협업할 수 있는 것이 그룹웨어의 편리함이다.

페이퍼리스화로 인쇄 시간 단축

앞서 소개한 파일 공유 기능을 통해 페이퍼리스화를 실현할 수 있다.

파일 공유 기능을 사용하면, 지금까지 인쇄했던 자료를 각자의 컴퓨터에서 확인할 수 있습니다. 이를 통해 인쇄 시간을 단축할 수 있다. 또한, 인쇄물이 발생하지 않아 비용 절감에도 도움이 될 것이다.

그룹웨어에서 파일을 일괄적으로 관리하고 불필요한 서류가 인쇄되지 않는다면, 책상에 서류가 쌓이는 일은 없을 것입니다. 그만큼 책상 공간을 확보할 수 있고, 업무 효율성도 높아질 것이다. 서류 보관량이 대폭 줄어들면 보관실을 따로 마련할 필요가 없어져 사무실 공간을 더 넓게 사용할 수 있다. 스트레스 없는 사무실 환경을 만들 수 있을 것이다.

정보 공유 속도가 훨씬 빨라진다

그룹웨어를 활용하면 정보 공유 속도가 훨씬 빨라진다. 게시판 기능을 활용하면 한 직원이 얻은 지식과 정보를 사내에 빠르게 공유할 수 있다. 기존에는 종이로 공유하던 매뉴얼이나 사내 소식지도 그룹웨어에 업로드하면 배포하지 않고도 전 직원이 볼 수 있다. 또한, 자신의 시간에 맞춰 자료를 되돌아보며 복습할 수 있는 것도 장점이다.

또한, 정보 공유 시 공개 범위를 제한할 수 있습니다. 사업부 단위로만 공유하면 되는 정보를 전사적으로 공개할 필요가 없습니다. 필요한 정보를 필요한 부서에 전달할 수 있기 때문에 효율적으로 공유할 수 있습니다.

그룹웨어는 직원들이 얻은 정보나 전사적으로 공유하고자 하는 내용을 빠르게 인지할 수 있어 업무 효율을 높일 수 있습니다. 그룹웨어를 통해 구현할 수 있는 대표적인 업무 효율화 기능이라고 할 수 있습니다.

화상회의 기능으로 회의실 예약의 번거로움이 없다.

일상 업무에서 회의와 관련된 업무에 많은 시간을 할애하게 된다. 회의실 예약, 참석자 스케줄 조정, 회의실까지의 이동 시간 등 일일이 열거할 수 없을 정도다. 이전 시간에 회의실을 사용하는 사람들이 오래 머무르면 그 영향을 받아 일정이 꼬이기 마련이다.

그룹웨어에는 화상회의 기능이 탑재된 제품이 있습니다. 화상회의 기능을 사용하면 자신의 책상에서도 회의에 참여할 수 있습니다. 회의에 참여하는 멤버가 반드시 회사에 있을 필요는 없다. 출퇴근길에 가까운 카페에서 회의에 참여하는 영업부 직원이나 원격 근무를 하는 구성원도 회사에 오지 않고도 회의에 참여할 수 있다.

회의실 예약의 번거로움 없이 각자의 위치에서 회의에 참여할 수 있어 업무 효율성이 높아진다. 그동안 회의 시간에 시달려온 기업들에게 이보다 더 유용한 기능은 없을 것이다.

워크플로우 기능으로 승인 작업 간소화

그룹웨어에 탑재된 워크플로우 기능을 활용하면 결재 업무를 간소화할 수 있습니다. 결재를 받기 위해 서류를 출력해 상사에게 일일이 도장을 받으러 다닌 적이 있는가? 번거로움을 느낀 적도 있을 것이다.

워크플로우 기능을 사용하면 그룹웨어 내에서 결재 및 결제를 받을 수 있습니다. 상사가 출장으로 부재중일 때에도 결재를 받을 수 있다. 지금까지 서류를 인쇄하고 상사가 돌아올 때까지 기다려야 하는 일은 그룹웨어를 도입함으로써 사라지게 된다. 업무 효율을 크게 높일 수 있는 것이다.

요약

지금까지 그룹웨어 도입으로 얻을 수 있는 업무 효율화에 대해 알아보았습니다. 지금까지 그룹웨어 도입으로 인한 대표적인 업무 효율화에 대해 소개했지만, 그룹웨어를 도입하면 얻을 수 있는 장점은 더 많습니다.

그룹웨어를 사용하면 직원들의 일하는 방식을 크게 개선할 수 있습니다. 업무 효율화가 경영 과제인 기업이라면 그룹웨어 도입을 고려해보는 것은 어떨까?