À mesure que la réforme des modes de travail progresse, le télétravail devient rapidement un nouveau style de travail populaire. Cela pourrait améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée des employés et contribuer à accroître la productivité des entreprises. Mais pour mettre en œuvre efficacement le travail à distance, vous avez besoin des bons outils et stratégies. En particulier, la sélection et l’utilisation d’un groupware sont la clé d’un travail à distance réussi.
Dans cet article, nous approfondirons l’importance des logiciels de groupe qui soutiennent la réforme des modes de travail et le télétravail, comment les choisir et comment les utiliser efficacement. Nous expliquerons les fonctions du groupware qui supporte le télétravail, les critères de sélection du meilleur groupware pour le télétravail et les points qui mèneront à un télétravail réussi à travers des exemples concrets opérationnels. Nous espérons que ces informations constitueront un guide utile pour les entreprises et les salariés qui envisagent ou mettent en œuvre le télétravail.
Importance du groupware
Chat et messagerie est un logiciel de groupe qui intègre le chat professionnel, les conférences Web, le partage de fichiers, la gestion des horaires, la gestion des documents, la réservation des salles de conférence et la gestion des présences d'une manière facile à utiliser. Une sécurité parfaite pour les entreprises,Disponible gratuitement !
Fonctions de base du groupware
Le groupware est un outil important pour promouvoir le travail d’équipe et la communication. Les fonctionnalités clés incluent la gestion des horaires, le système de messagerie, le partage de fichiers, les forums de discussion, la gestion de projet, etc. Ces fonctionnalités facilitent le partage d’informations entre les membres de l’équipe et améliorent l’efficacité du travail. Surtout lorsque vous travaillez à domicile, ces fonctionnalités peuvent contribuer à maintenir la cohésion de votre équipe et à offrir une visibilité sur l'avancement du travail.
Le rôle du groupware dans la réforme du style de travail
Depuis l'entrée en vigueur de la « Loi relative à la réforme du style de travail » le 1er avril 2019, la « réforme du style de travail » est devenue un mot-clé sur la scène commerciale japonaise.
Dans le cadre de la réforme du style de travail, le ministère de la Santé, du Travail et de la Protection sociale s'efforce de promouvoir la généralisation du télétravail afin de « réaliser des styles de travail flexibles » et accordera des subventions allant jusqu'à 1,5 million de yens pour couvrir une partie des coûts d'introduction du télétravail. petites et moyennes entreprises qui travaillent sur le télétravail : nous mettons en place des subventions pour améliorer le travail à l'extérieur, etc. (cours sur le télétravail). La réforme du style de travail peut être considérée comme une sorte de politique nationale.
L’important dans la réforme du style de travail est de créer un environnement qui améliore la productivité du travail pour tout le personnel, quel que soit son lieu de travail ou son style de travail.Pour réaliser cette réforme du style de travail, l'outil à introduire est le "groupware".
Le rôle du groupware dans le télétravail
Dans un environnement de télétravail, le groupware agit comme un bureau virtuel. Les membres de l'équipe peuvent communiquer et collaborer en temps réel, quelles que soient les contraintes géographiques. Il sert également à résoudre les problèmes spécifiques au travail à distance, tels qu’une mauvaise communication et une progression opaque du travail.
Comment utiliser le groupware en apprenant à partir d'exemples
Si vous regardez des exemples d’utilisation du groupware dans des entreprises réelles, vous constaterez clairement son efficacité. Par exemple, une entreprise a utilisé un logiciel collaboratif pour créer une plateforme interne de partage d’informations et stimuler la communication entre les employés. Cela permet aux employés d'obtenir facilement des informations liées à leur travail, leur permettant ainsi de prendre des décisions rapidement et d'exécuter des projets efficacement. Cela contribue également à améliorer la motivation des salariés.
Le groupware est ainsi un outil essentiel qui soutient le succès du télétravail, et sa sélection et son utilisation sont directement liées à l'amélioration de la productivité de l'entreprise. Dans la section suivante, nous examinerons de plus près les points à considérer pour choisir un groupware adapté au télétravail.
Comment choisir le meilleur groupware pour le télétravail
Peut être utilisé même par des personnes ayant de faibles connaissances et compétences en informatique
Tout d’abord, l’important est que le logiciel de groupe soit facile à utiliser, même pour les personnes ayant de faibles connaissances et compétences en informatique. La maîtrise de l'informatique fait référence à « la capacité de comprendre et de gérer les questions liées à l'informatique ». Même si les ordinateurs et les smartphones se sont répandus, il existe encore un certain nombre de personnes ayant un faible niveau de connaissances informatiques. Même si vous pouvez utiliser un ordinateur au travail, de nombreuses personnes estiment qu’elles ne sont pas douées pour cela.
Si vous souhaitez réformer votre façon de travailler, vous devez choisir un logiciel de groupe qui peut être utilisé même par des personnes ayant de faibles connaissances en informatique. Si un logiciel collaboratif avancé est introduit et que seules quelques personnes le comprennent, le partage d’informations et la communication ne s’amélioreront pas. En conséquence, la réforme du style de travail ne sera pas réalisée. Réfléchissez à nouveau si le logiciel de groupe que vous envisagez de mettre en œuvre peut être utilisé par des personnes ayant de faibles connaissances et compétences en informatique.
Sécurité et confidentialité
La sécurité et la confidentialité sont les considérations les plus importantes dans un environnement de travail à distance. Le logiciel de groupe que vous choisissez doit répondre à des normes de sécurité strictes, notamment le cryptage des données, des contrôles d'accès sécurisés et le respect des protocoles de sécurité. Cela permet de minimiser le risque de compromission des informations sensibles et garantit la protection des données lorsque vous travaillez à distance.
Il y a une période d'essai gratuite
Même les versions payantes du groupware peuvent bénéficier d’une période d’essai gratuite. Si vous installez un logiciel de groupe pour la première fois, assurez-vous d'utiliser l'essai gratuit. En utilisant l’essai gratuit, vous pouvez voir comment réagissent vos employés.
En demandant aux collaborateurs de donner leur avis sur le collecticiel, vous pouvez vérifier sa simplicité d'utilisation. Si vous identifiez des problèmes, vous pouvez rendre le collecticiel plus facile à utiliser pour les employés, ce qui entraînera une réforme du style de travail.
Si vous souhaitez réformer votre style de travail avec le groupware, nous vous recommandons de profiter de l'essai gratuit.
Compatible avec plusieurs appareils
C’est une fonctionnalité que possèdent de nombreux groupwares, mais être compatible avec plusieurs appareils est également un point important. La réforme du style de travail inclut également des styles de travail flexibles.
S'il est compatible avec plusieurs appareils, vous pouvez travailler depuis un site professionnel distant sur votre propre appareil sans avoir à retourner à votre bureau, ou vous pouvez facilement vous déplacer et organiser des réunions au sein de votre bureau.
L’utilisation de plusieurs appareils peut changer considérablement votre façon de travailler au quotidien. Si vous souhaitez réformer votre façon de travailler, choisissez le groupware multi-appareils.
Equipé d'un système de vidéoconférence
Les systèmes de vidéoconférence sont indispensables pour les fonctions de groupware qui permettent de réformer le style de travail. Avec un système de visioconférence, vous pouvez participer à des réunions sans quitter votre bureau.
Combien de temps consacrez-vous à la recherche et à la réservation de salles de conférence dans votre travail quotidien ?
Si votre groupware dispose d'un système de visioconférence, vous pouvez utiliser le temps que vous passiez auparavant à préparer les réunions pour d'autres tâches. Vous passerez moins de temps à ne pas produire d’argent et pourrez effectuer un travail plus précieux. C’est ce que l’on peut véritablement appeler une réforme du style de travail.
Lorsque vous choisissez un logiciel de groupe, choisir un produit doté d'une fonctionnalité de système de vidéoconférence peut vous aider à réformer votre style de travail.
Fonctions et performances flexibles
À mesure que la mondialisation progresse, le monde des affaires continue d’évoluer rapidement. C'est pourquoi les entreprises doivent réagir avec flexibilité à ces changements.
Les logiciels de groupe qui affectent le fonctionnement d'une entreprise doivent également être des produits dotés de fonctionnalités et de performances flexibles. Quels que soient les efforts que vous déployez pour introduire le groupware, cela ne servira à rien si le produit ne peut pas répondre aux changements dans votre entreprise.
Les réaffectations de personnel et les changements de projets sont monnaie courante. Un groupware capable de s'adapter aux changements des temps et au sein de votre entreprise sera utile pour réformer votre façon de travailler au sein de votre entreprise. Si vous souhaitez changer votre façon de travailler, choisissez un groupware flexible.
Si vous maîtrisez le groupware, vous pouvez réaliser une réforme du style de travail.
Dans cet article, nous nous sommes penchés sur « Quels sont les logiciels de groupe adaptés à la réforme du mode de travail et au télétravail ? » En commençant par une introduction aux fonctions de base du groupware, nous expliquerons en détail le rôle et la valeur du groupware sous un large éventail de perspectives, y compris son importance dans un environnement de télétravail, les critères de sélection et la manière de l'exploiter efficacement dans les entreprises réelles. a fait.
Le télétravail est un style de travail qui continuera à être adopté par de nombreuses entreprises à l'avenir, et la sélection et l'utilisation du logiciel de groupe approprié sont essentielles à son succès. Choisir un logiciel de groupe qui met l'accent sur la sécurité, la flexibilité et la convivialité est essentiel pour rendre le travail à distance plus efficace et efficient. Il est également important de se référer à des exemples pratiques et d’explorer des méthodes opérationnelles qui répondent aux besoins des collaborateurs.
Enfin, nous espérons que cet article sera une ressource utile pour les entreprises mettant en œuvre le télétravail ou celles envisageant de le mettre en œuvre à l’avenir.