비즈니스 채팅 문제란? 도입 전에 알아야 할 사항

2019년 4월 17일

최근 도입 사례가 늘어나고 있는 비즈니스 채팅. 개발 도상 서비스이지만 비즈니스 채팅의 장점을 이해하고 활용하려는 기업은 꾸준히 증가하고 있습니다.

그러나 비즈니스 채팅은 완벽한 도구가 아닙니다. 도입 전후에 다양한 문제에 직면하는 것도 많이 있습니다.

그래서 여기에서는 비즈니스 채팅을 도입하기 전에 알아 두는 것이 좋은 문제점을 소개합니다.

배포하기 전에 비즈니스 채팅을 더 깊이 이해할 수 있습니다.

비즈니스 채팅이란?

비즈니스 채팅은 비즈니스 현장에서 사용하기 위한 채팅 도구입니다.

개인에서 사용하는 SNS보다 보안이나 사용자 관리 기능을 강화하고 있으며, 그 밖에도 파일 공유나 스케줄 태스크 관리 등의 기능을 가지고 있는 서비스도 있습니다.

어떠한 프로젝트나 회사 전체에서의 이용에 특화시켜, 차별화를 도모한 툴이라고 말할 수 있습니다.

비즈니스 채팅은 채팅을 중심으로 한 커뮤니케이션 도구로 기존 이메일 및 전화 교환보다 효율적입니다.

한편, 도입에 있어서의 문제나, 도입 후에 처음으로 알 수 있는 문제도 볼 수 있습니다. 여기에서는 비즈니스 채팅 문제를 살펴 보겠습니다.

비즈니스 채팅은 무료로 제공하는 경우도 있지만, 30일간의 평가판이거나 기능 및 사용자 수를 제한하는 경우가 많습니다.

사용자 수와 전체 기능을 사용하려면 유료 버전을 사용해야합니다.

다기능·고기능이 될수록 금액은 늘어나는 경향이 있습니다. 필요한 기능을 씻어내고 자신에게 가장 적합한 플랜을 선택하세요.

비즈니스 채팅은 기본적으로 사내 채팅 도구이지만 파일 공유, 스케줄 태스크 관리, 화상 통화, 회의실 예약 기능 등의 기능을 제공하는 경우가 많습니다.

이러한 기능을 남기지 않고 사용하는 경우에는 그만큼 직원에게 교육 비용이 듭니다.

배포를 원활하게 수행하려면 사내 지원을 강화하십시오. 도입전 설명회의 실시나, 스탭의 질문에 대한 창구를 명확화해, 언제라도 대답할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

이미 다른 도구에서 유사한 기능을 사용하는 경우 마이그레이션 비용도 발생합니다. 만약 마이그레이션하지 않는 경우에도 복수의 툴을 동시에 잘 다룰 필요가 있어, 사용감에 어려움이 나와 버릴 가능성이 있습니다.

조금 번거로워도 필요한 문서와 메시지 등은 마이그레이션하는 것이 좋습니다. 만약 이행할 수 없는 경우는 기능의 구분을 명확화하는 것이 중요합니다.

비지니스 채팅은 이메일보다 쉽게 정보를 교환할 수 있지만 반면에 너무 쉽고 업무 시간 외에 유급 휴가 중에 연락이 발생할 가능성이 높아집니다.

업무 시간외에서의 교환은 부담으로 이어져, 사원의 생활의 질 저하를 초래할 우려가 있습니다. 긴급시에는 어쩔 수 없지만, 서두르지 않으면 과도하게 연락을 취하지 않는 등 규칙을 만들어야합니다.

채팅은 LINE처럼 간단하게 커뮤니케이션을 취할 수 있는 만큼, 업무와 개인의 경계가 얇아지는 경향이 있습니다.

물론 프라이빗한 이야기가 모두 낭비라는 것은 아니지만, 너무 업무에 관계없는 이야기가 많아지면 오히려 생산성을 크게 손상시키는 것으로 연결되어 버립니다.

업무와 비공개를 구분하기 위해 비즈니스 채팅을 사용하는 목적을 배포 전에 직원과 공유하는 것이 중요합니다.

비즈니스 채팅 문제와 대책을 몇 가지 소개했습니다. 어떤 서비스도 말할 수 있는 것입니다만, 비즈니스 채팅도 무엇이든 할 수 있는 만능인 「은의 탄환」이 아닙니다. 그러나 단점을 이해하고 적절하게 처리하면 더 많은 이점을 누릴 수 있습니다.

비즈니스 채팅은 내부 커뮤니케이션을 더욱 원활하게 하기 위한 도구입니다. 제대로 사용하면 받을 수 있는 혜택은 크기 때문에 꼭 도입을 검토해 보세요.