การประชุมผ่านเว็บ การโทรผ่านวิดีโอ และการประชุมทางวิดีโอคืออะไร? คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับความแตกต่าง!

การแนะนำ

ในโลกธุรกิจปัจจุบัน การประชุมทางวิดีโอ การประชุมผ่านเว็บ และการโทรผ่านวิดีโอ ไม่ใช่เรื่องแปลกอีกต่อไป ด้วยโลกาภิวัตน์และการเพิ่มขึ้นของการทำงานทางไกล เครื่องมือที่สะดวกสบายเหล่านี้จึงถูกนำมาใช้ในการสื่อสารโดยไม่จำกัดระยะทาง

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ซอฟต์แวร์สำหรับทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม (groupware) ซึ่งได้รับความนิยมมากขึ้นในธุรกิจ มักมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การประชุมทางวิดีโอ การประชุมผ่านเว็บ และการโทรผ่านวิดีโอ ซึ่งได้รับการยอมรับว่าเป็นฟังก์ชันที่จำเป็นในโลกธุรกิจ

ความแตกต่างระหว่างการประชุมทางวิดีโอ การประชุมผ่านเว็บ และการโทรผ่านวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอ

คุณอาจคิดว่าการประชุมทางวิดีโอและการประชุมผ่านเว็บเป็นสิ่งเดียวกันใช่ไหม? แม้ว่าทั้งสองอย่างจะเป็นการประชุมทางไกล แต่ในเชิงหลักการแล้วมันแตกต่างกัน

การประชุมทางวิดีโอจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์การประชุมทางวิดีโอโดยเฉพาะ อีกฝ่ายก็ต้องมีอุปกรณ์ที่คล้ายกันด้วยเช่นกัน ซึ่งหมายความว่าจำเป็นต้องมีการเตรียมความพร้อมด้านฮาร์ดแวร์สำหรับการประชุมทางวิดีโอ ดังนั้นโดยทั่วไปแล้ว อุปกรณ์การประชุมทางวิดีโอจึงมักติดตั้งอยู่ในห้องประชุม

การประชุมทางวิดีโอถูกใช้บ่อยครั้งสำหรับการประชุมสำคัญๆ เช่น การเจรจาต่อรองกับบุคคลภายนอกและการประชุมคณะกรรมการ แม้ว่าจะต้องใช้ฮาร์ดแวร์เฉพาะ แต่ก็ให้คุณภาพเสียงและภาพสูง และการเชื่อมต่อที่ดี สามารถควบคุมได้ด้วยรีโมทคอนโทรลเช่นเดียวกับโทรทัศน์ ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ การประชุมที่ยาวนานก็เครียดน้อยลง อย่างไรก็ตาม ข้อเสียคือต้นทุนเริ่มต้นสูงและขาดตัวเลือกในการปรับแต่ง

การประชุมทางเว็บ/การโทรผ่านวิดีโอ

ในทางกลับกัน การประชุมผ่านเว็บและการสนทนาทางวิดีโอช่วยให้คุณเข้าร่วมการประชุมได้ตราบใดที่คุณมีอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ต และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ขนาดใหญ่ ต้นทุนการใช้งานต่ำและความง่ายในการใช้งานจึงเป็นคุณสมบัติที่น่าสนใจ

การประชุมผ่านเว็บและการสนทนาทางวิดีโอถูกใช้บ่อยสำหรับการประชุมทั่วไปและการแบ่งปันเอกสาร เนื่องจากใช้งานง่าย นอกจากนี้ยังใช้สำหรับการประชุมกับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลและกับตัวแทนลูกค้าด้วย

การประชุมผ่านเว็บและการสนทนาทางวิดีโอเป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากสามารถใช้งานได้โดยใช้เพียงคอมพิวเตอร์และการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต และต้นทุนในการติดตั้งก็ต่ำ

เมื่อใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์เพียงอย่างเดียว บางครั้งเรียกว่า "การประชุมทางเว็บ" แต่เมื่อใช้งานร่วมกับแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟน มักจะเรียกว่า "การโทรผ่านวิดีโอ"

ในแวดวงธุรกิจ คำว่า "การประชุมทางวิดีโอ" เป็นคำที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย

ความแตกต่างระหว่างการประชุมทางวิดีโอ การประชุมผ่านเว็บ และการโทรผ่านวิดีโอ ได้อธิบายไว้ข้างต้นแล้ว อย่างไรก็ตาม คำเหล่านี้มักถูกใช้สลับกันเพื่อหมายถึงการประชุมทางไกล แม้ว่าบางครั้งจะอธิบายว่าเป็นการประชุมทางวิดีโอ แต่ในความเป็นจริงแล้วมักหมายถึงการประชุมผ่านเว็บเหตุผลหนึ่งอาจเป็นเพราะคำว่า "การประชุมทางวิดีโอ" เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายมากกว่าคำว่า "การประชุมทางเว็บ"

เหตุใดจึงมีการนำการประชุมทางวิดีโอและการโทรผ่านวิดีโอมาใช้?

เหตุใดบริษัทจำนวนมากจึงนำระบบการประชุมทางวิดีโอและการโทรผ่านวิดีโอมาใช้?

สิ่งนี้ได้รับอิทธิพลจากการเปลี่ยนแปลงในภูมิทัศน์ทางธุรกิจ นับตั้งแต่กระแสโลกาภิวัตน์พัดผ่านญี่ปุ่น บริษัทญี่ปุ่นหลายแห่งได้เริ่มทำธุรกิจในต่างประเทศเช่นกัน การสื่อสารทางโทรศัพท์เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอสำหรับบริษัทสาขาในท้องถิ่นและสำนักงานใหญ่ในญี่ปุ่น ดังนั้นจึงมีการนำการประชุมทางวิดีโอและการโทรผ่านวิดีโอมาใช้

นอกจากนี้ สภาพแวดล้อมการทำงานของญี่ปุ่นกำลังเปลี่ยนแปลงไปเนื่องจากการปฏิรูปรูปแบบการทำงาน บริษัทจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ อนุญาตให้พนักงานทำงานจากระยะไกลได้ โดยที่พนักงานสามารถทำงานจากบ้านหรือสถานที่อื่นๆ โดยไม่ต้องเดินทางไปที่สำนักงาน แม้จะทำงานจากบ้าน การประชุมก็ยังเป็นเรื่องปกติ ในกรณีเช่นนี้ การใช้การประชุมทางเว็บช่วยให้สามารถประชุมได้ราวกับว่าคุณกำลังอยู่ในห้องประชุมของบริษัท

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในด้านการดำเนินธุรกิจและสภาพแวดล้อมการทำงาน การประชุมทางวิดีโอและการโทรผ่านวิดีโอจึงได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางในโลกธุรกิจ

โปรแกรมสำหรับการทำงานเป็นกลุ่มประกอบด้วยฟังก์ชันการโทรผ่านวิดีโอ

ผลิตภัณฑ์กลุ่มงานบางอย่างมีฟังก์ชันการประชุมทางไกล เช่น การประชุมทางวิดีโอและการประชุมผ่านเว็บ แม้ว่าผลิตภัณฑ์กลุ่มงานบางอย่างจะระบุว่ามี "ฟังก์ชันการประชุมทางวิดีโอ" แต่ในความเป็นจริงแล้วอาจมีฟังก์ชันการประชุมผ่านเว็บมากกว่า

โปรแกรมกลุ่มงาน (Groupware) มีฟังก์ชันหลากหลายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยรวบรวมเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจประจำวัน เช่น การจัดการงาน การจัดการตารางเวลา และฟังก์ชันอีเมล การประชุมผ่านเว็บ ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจปัจจุบัน ก็ถูกรวมเข้าไว้ในโปรแกรมกลุ่มงานด้วย หากคุณต้องการใช้การประชุมผ่านเว็บ การติดตั้งโปรแกรมกลุ่มงานจึงเป็นสิ่งที่แนะนำอย่างยิ่ง