Chia sẻ tập tin/quản lý tài liệu
trò chuyện kinh doanhMặc dù việc giao tiếp trở nên suôn sẻ hơn khi sử dụng , nhưng thông tin quan trọng có thể bị mất nếu tất cả thông tin được trao đổi qua trò chuyện.
Bằng cách sử dụng chức năng chia sẻ tệp và quản lý tài liệu, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu kiến thức (bí quyết) nội bộ và chia sẻ tệp, giúp việc lưu trữ thông tin trôi chảy trong nhóm của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Dưới đây là tổng quan về các chức năng.
- Quản lý tài liệu/chia sẻ tập tin
- Giao diện dễ sử dụng để quản lý tài liệu và chia sẻ tập tin
- Cũng có thể được sử dụng làm bảng thông báo hoặc phiên bản lưu hành điện tử
- Các tài liệu đã đăng ký được sắp xếp theo thứ bậc theo thư mục và việc xem có thể được kiểm soát theo nhóm và người dùng bằng cách sử dụng cài đặt công khai (cũng có thể cài đặt mật khẩu)
- Tìm kiếm thật tuyệt vời
- Có thể tìm kiếm ngay tài liệu mong muốn từ cơ sở dữ liệu tài liệu.
- Bạn có thể tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng với tìm kiếm gia tăng, tìm kiếm theo dấu sao và ngắt trang theo tháng hoặc năm.
- Tìm kiếm trong các tệp Office như Excel, Word, PDF, PowerPoint, v.v.
- Việc chia sẻ tài liệu và tập tin sẽ chẳng ích gì nếu bạn không thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu mong muốn. Còn phần mềm nhóm bạn hiện đang sử dụng thì sao?
- Dễ dàng đăng ký tài liệu với chức năng đăng ký mẫu và sao chép
- Bằng cách đăng ký mẫu, bạn có thể đặt giá trị ban đầu cho các tài liệu mới được đăng ngay trong thư mục.
- Thật thuận tiện để đăng ký định dạng tài liệu, cài đặt xuất bản, cài đặt mật khẩu, v.v.
- Cũng có thể sao chép từ một tài liệu đã được đăng và đăng một tài liệu mới.
Cài đặt ban đầu, v.v.
Không có cài đặt ban đầu đặc biệt. Như hiển thị bên dưới, nếu bạn chọn menu "Xem" ⇒ "Quản lý tài liệu", tab quản lý tài liệu sẽ mở ra và bạn sẽ có thể nhận dữ liệu tài liệu.
Nếu menu "Xem" ⇒ "Quản lý tài liệu" không được chọn, dữ liệu tài liệu sẽ không được nhận tự động và bạn sẽ không nhận được thông báo qua bong bóng về thông tin mới.
Đăng một tài liệu
Giới thiệu về thư mục
- Tên thư mục được sắp xếp theo dạng cây trên tab quản lý tài liệu ở khung bên trái. Nếu bạn muốn tạo các thư mục con, vui lòng phân tách tên thư mục bằng dấu gạch chéo nửa độ rộng /.
- Cây trên tab quản lý tài liệu ở khung bên trái được sắp xếp theo tên thư mục và theo ngày giờ cập nhật tài liệu.
- Xem bên dưới để biết giải thích về các biểu tượng cây.
- Không có thao tác nào để chỉ tạo một thư mục. Luôn có trong cài đặt thư mục của tài liệu, thư mục được chỉ định sẽ tự động được tạo và cây được định cấu hình. Nếu vì lý do nào đó bạn chỉ muốn tạo một thư mục trước tiên thì bạn nên tạo một mẫu trong thư mục đó.
Xác nhận ghi tài liệu
Nếu bạn chọn "Ghi lại xác nhận", bạn sẽ có thể ghi lại nhận xét xác nhận của người xem.
Khi bạn đăng tài liệu ghi lại quá trình xác minh, người xem sẽ tiếp tục nhìn thấy thông báo bật lên cho đến khi họ hoàn tất quá trình xác minh.
Cài đặt công khai và cài đặt mật khẩu
Bạn có thể đặt quyền truy cập trong cài đặt công khai và kiểm soát việc xem theo nhóm hoặc người dùng. Bạn cũng có thể tăng cường bảo mật bằng cách đặt mật khẩu.
Tùy chỉnh phiên bản tại chỗ (LAN)
Đặt mật khẩu trên CAMServer và vận hành với độ bảo mật cao hơn
Bạn có thể đặt yêu cầu mật khẩu khi kết nối với máy chủ CAMServer.
Để thiết lập, hãy mở menu "Quản lý" ⇒ "Hạn chế sử dụng máy khách" ở phía CAMServer và chọn "Máy khách yêu cầu mật khẩu khi kết nối với CAMServer".
Vui lòng kiểm tra và đặt mật khẩu theo lựa chọn của bạn.
Nếu bạn đặt mật khẩu trên CAMServer, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu vào lần đầu tiên kết nối với CAMServer.
Lưu trữ tài liệu trên bộ lưu trữ có khả năng phục hồi cao như RAID
Theo mặc định, tài liệu được lưu trữ trong CAMServer/config/DocShare, nhưng bạn có thể tùy ý thay đổi điều này thành bộ lưu trữ có khả năng chịu lỗi tốt hơn chẳng hạn như RAID.
- Nếu PC CAMServer đang chạy trên bộ lưu trữ có khả năng chịu lỗi cao như RAID thì cài đặt này là không cần thiết.
- Nếu bạn đã có dữ liệu tài liệu, hãy sao chép thủ công thư mục CAMServer/config/DocShare vào vị trí thay đổi trước khi thực hiện thay đổi.
- Nếu cần xác thực mật khẩu cho đường dẫn mạng, bạn có thể truy cập nó bằng cách đăng ký trước thông tin đăng nhập Windows từ PC CAMServer.
- Nếu bạn đang chạy CAMServer dưới dạng dịch vụ Windows, bạn phải chỉ định một tài khoản để chạy dịch vụ do những hạn chế về quyền truy cập vào đường dẫn mạng. Sau đây làBảng điều khiển dễ thay đổi hơn.
