Trong thế giới kinh doanh ngày nay, phần mềm nhóm là một công cụ thiết yếu để liên lạc và nâng cao hiệu quả công việc. Đặc biệt, phần mềm nhóm được cung cấp miễn phí mang lại lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp khởi nghiệp muốn vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả đồng thời giảm chi phí.
Trong bài viết này:Danh sách so sánh kỹ lưỡng các phần mềm nhóm được đề xuất mà bạn có thể tiếp tục sử dụng miễn phí, tổng quan và chức năng của phần mềm nhóm, các điểm so sánh, cách chọn, ưu nhược điểm khi giới thiệu và những điểm cần lưu ý.Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết.
Nâng cao hiểu biết của bạn về phần mềm nhóm và tạo ra phần mềm phù hợp với công ty của bạn.Free Groupware”Hãy chọn sản phẩm của bạn.
Bảng so sánh phần mềm nhóm miễn phí
Các sản phẩm sau đây làPhần mềm nhóm có thể được sử dụng hoàn toàn miễn phílà.
| tên sản phẩm | Những đặc điểm chính | Giá phiên bản trả phí (Dự kiến hàng tháng) | Cloud | TRÊN tiền đề | Android iOS | ngôn ngữ được hỗ trợ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Trò chuyện& Tin nhắn | trò chuyện Hội thảo trên web lịch trình quản lý công việc quản lý tài liệu Đặt trước thiết bị Quản lý chấm công | On-premise Từ 150 yên Đám mây Từ 300 yên | 〇 | 〇 | 〇 | tiếng Nhật Tiếng Anh người Trung Quốc |
| NHÓM R | Mốc thời gian lịch trình bảng thông báo Thẻ chấm công cuộc gọi miễn phí | Không có phiên bản trả phí | 〇 | – | 〇 | tiếng Nhật Tiếng Anh người Trung Quốc |
| e-Broad office | lịch trình bản ghi nhớ tin nhắn Thẻ chấm công Những việc cần làm bảng thông báo chia sẻ file | Không có phiên bản trả phí | 〇 | – | 〇 | tiếng Nhật |
| Zoho Connect | trò chuyện bỏ phiếu Tạo nhóm lịch trình chia sẻ file cuộc gọi thoại cuộc gọi video | món khai vị 48 yên doanh nghiệp 120 yên Tối thượng 360 yên | 〇 | – | 〇 | tiếng Nhật Tiếng Anh người Trung Quốc 16 ngôn ngữ khác |
| Vòng tròn quảng trường | trò chuyện lịch trình bảng thông báo album chia sẻ file | ánh sáng 770 yên/tháng nền tảng 1.430 yên Premium 1.980 yên | 〇 | – | 〇 | Tiếng Nhật Tiếng Anh |
| lưới phần mềm nhóm | lịch trình Đặt trước thiết bị Thẻ chấm công Những việc cần làm chia sẻ file Tạo phút | phần mềm nhóm 10.000 yên~/tháng Số lượng ID: không giới hạn Dung lượng: 10GB Tiêu chuẩn SFA 50.000 yên~/tháng Số lượng ID: không giới hạn Dung lượng: 5GB | 〇 | – | 〇 *Phiên bản trả tiền | tiếng Nhật |
| Cổ phần | Ghi chú chia sẻ file bản mẫu Cài đặt quyền | Business 600 yên doanh nghiệp 1.200 yên | 〇 | – | 〇 | tiếng Nhật |
| bao bọc | trò chuyện Tạo nhóm chia sẻ file bản ghi nhớ miễn phí lịch trình | Kế hoạch của tôi 350 yên việc kinh doanh Từ 2.000 yên | 〇 | – | 〇 | tiếng Nhật Tiếng Anh |
| Chim sơn ca | trò chuyện Bản dịch tự động không gian làm việc chia sẻ file cuộc gọi thoại hội nghị truyền hình | Chuyên nghiệp 1.420 yên doanh nghiệp Yêu cầu yêu cầu | 〇 | – | 〇 | tiếng Nhật Tiếng Anh người Trung Quốc 13 ngôn ngữ khác |
| Nhóm Phiên họp | lịch trình bảng thông báo Đặt chỗ cơ sở chia sẻ file quản lý công việc bảng câu hỏi | bởiCloud Smart 300 yên~ Phiên nhóm Yêu cầu yêu cầu | 〇 | 〇 | 〇 | tiếng Nhật |
| CÔNG TRÌNH DÒNG | cuộc gọi thoại cuộc gọi video chia sẻ màn hình bảng thông báo lịch | Tiêu chuẩn Từ 450 yên trình độ cao 800 yên~ | 〇 | – | 〇 | tiếng Nhật Tiếng Anh người Trung Quốc Hàn Quốc |
| Hợp lưu | quản lý tài liệu bản mẫu tài liệu chỉnh sửa cộng tác | Tiêu chuẩn Từ 790 yên Premium Từ 1.510 yên | 〇 | 〇 | 〇 | tiếng Nhật Tiếng Anh người Trung Quốc 13 ngôn ngữ khác |
Các chức năng cơ bản của phần mềm nhóm
Groupware là một công cụ thiết yếu để tăng hiệu quả kinh doanh và giao tiếp. Các hệ thống này có nhiều khả năng và được sử dụng theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức. Các tính năng cơ bản chính của phần mềm nhóm được trình bày chi tiết dưới đây.
Vai trò là công cụ giao tiếp
Chức năng cơ bản nhất của phần mềm nhóm là tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trong nhóm.công cụ trò chuyện, email, diễn đàn,Hội thảo trên web Điều này giúp có thể chia sẻ thông tin và đưa ra quyết định trong thời gian thực. Những công cụ này tăng tính minh bạch và tốc độ giao tiếp giữa các nhóm.
Một số chức năng email đi kèm với máy chủ thư, trong khi những chức năng khác có chức năng webmail có thể được sử dụng làm ứng dụng khách trên trình duyệt.
Ngoài ra, chức năng truyền thông xã hội nội bộ cho phép nhân viên chia sẻ chuyên môn và sở thích của họ trong công ty thông qua trang hồ sơ của họ. Tạo các nhóm và cộng đồng dựa trên các chủ đề hoặc dự án cụ thể để chia sẻ và thảo luận về các thông tin liên quan. Phương tiện truyền thông xã hội nội bộ đã trở thành một tính năng giúp tăng cường kết nối giữa các nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ và cộng tác kiến thức.
Quản lý lịch trình và quản lý công việc
Trong phần mềm nhóm,Lên lịch chia sẻ Yataquản lý công việc Các tính năng giúp dễ dàng quản lý lịch làm việc của cá nhân và nhóm. Điều này cho phép bạn xem nhanh tiến độ công việc và lên kế hoạch hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Tùy thuộc vào sản phẩm, cũng có thể có chức năng đặt phòng hội nghị và thiết bị được liên kết với lịch trình hoặc chức năng tự động cấp URL cho hội nghị trên web.
Chia sẻ tập tin và quản lý tài liệu
Các tính năng chia sẻ tệp và quản lý tài liệu rất quan trọng để đảm bảo các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào thông tin họ cần bất cứ lúc nào. Hợp lý hóa công việc của bạn và đảm bảo bảo mật thông tin bằng cách cung cấp khả năng kiểm soát phiên bản tài liệu và một điểm truy cập thông tin duy nhất.
Quản lý công việc
Chức năng quy trình làm việc cho phép tự động hóa và tiêu chuẩn hóa các quy trình kinh doanh. Điều này đơn giản hóa những thứ như quy trình phê duyệt và định tuyến tài liệu, giúp hoạt động minh bạch và hiệu quả hơn.
Bảng tin và cổng thông tin
Tính năng bảng thông báo cung cấp nền tảng để chia sẻ các thông báo và thông tin quan trọng trong tổ chức của bạn. Mặt khác, chức năng cổng thông tin tập trung quyền truy cập vào thông tin bạn cần và cung cấp cho người dùng trải nghiệm được cá nhân hóa.
Bằng cách quản lý tập trung các thông tin như nội quy công ty, hướng dẫn sử dụng văn phòng, định dạng tài liệu, v.v., bạn có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và nâng cao hiệu quả công việc.
Quản lý chấm công
Quản lý chấm công cải thiện hiệu quả quản lý nguồn nhân lực bằng cách theo dõi giờ làm việc, kỳ nghỉ và tình trạng chấm công của nhân viên. Thông qua chức năng này, tính minh bạch về giờ làm việc được duy trì, cho phép quản lý nhân sự và lao động phù hợp.
Loại phần mềm nhóm nào?
Các sản phẩm phần mềm nhóm bao gồm các sản phẩm có nhiều chức năng và tính năng khác nhau ngoài khả năng liên lạc và chia sẻ thông tin. Ở đây chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng tính năng.
Phần mềm nhóm có sẵn miễn phí
Phần mềm nhóm, có thể được sử dụng miễn phí, được khuyên dùng cho các công ty muốn giảm chi phí, các công ty khởi nghiệp với số lượng người ít và các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một số sản phẩm phần mềm nhóm miễn phí có giới hạn về số lượng người dùng và dung lượng.
Ngoài ra, các chức năng thường bị hạn chế so với phiên bản trả phí, vì vậy nếu bạn muốn hợp lý hóa các hoạt động hỗ trợ văn phòng của mình, hãy đảm bảo rằng bạn có tất cả các chức năng bạn cần.
Phần mềm nhóm đa chức năng
Phần mềm nhóm đa chức năng có nhiều chức năng như thư trên web, trò chuyện, hội thảo trên web, chia sẻ tệp, thẻ chấm công, quản lý lịch trình, quản lý tiến độ dự án và quy trình làm việc.
Điều này cho phép bạn có được thông tin cần thiết cho công việc của mình chỉ bằng cách mở phần mềm nhóm và thực hiện mọi việc một cách suôn sẻ từ xác nhận thông tin đến liên lạc, báo cáo công việc, phê duyệt và đặt trước thiết bị. Phần mềm nhóm đa chức năng được khuyên dùng cho các công ty muốn quản lý thông tin tập trung và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phần mềm nhóm phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Nhiều phần mềm nhóm dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể được một số ít người sử dụng và cũng có những sản phẩm dựa trên đám mây có thể được sử dụng với chi phí thấp.
Hơn nữa, một số sản phẩm cung cấp các gói miễn phí cho tối đa một số người nhất định, vì vậy chúng đặc biệt được khuyến nghị cho các doanh nghiệp nhỏ muốn giới thiệu chúng với chi phí thấp. Tuy nhiên, một số sản phẩm có giới hạn trên về số lượng người dùng nên cần tính đến sự biến động về số lượng nhân viên khi giới thiệu sản phẩm.
Phần mềm nhóm phù hợp cho các công ty lớn
Phần mềm nhóm phù hợp cho các công ty lớn thường có quy mô từ hàng nghìn đến hàng chục nghìn người.
Nó phù hợp với những tình huống có nhiều phòng ban, vị trí và cần phải quản lý chi tiết, chẳng hạn như chia sẻ thông tin giữa nhiều địa điểm và quy trình làm việc phức tạp chỉ có ở các công ty lớn. Tùy thuộc vào sản phẩm, ngoài quản lý nhật ký, còn có thể quản lý các đặc quyền truy cập chi tiết, chẳng hạn như cài đặt ứng dụng và xem tài liệu.
Hơn nữa, có những sản phẩm hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và múi giờ, dễ sử dụng cho các cơ sở ở nước ngoài và thành viên nước ngoài. Nhiều sản phẩm của chúng tôi hoàn toàn tương thích với các hệ thống bên ngoài và chúng còn có khả năng tích hợp trơn tru với các hệ thống hiện có.
Điểm so sánh phần mềm nhóm
Mỗi phần mềm nhóm có chức năng và tính năng khác nhau. Dưới đây là bốn điểm so sánh sẽ giúp bạn chọn phần mềm nhóm đáp ứng nhu cầu của công ty bạn.
Có kế hoạch miễn phí không?
Điểm đầu tiên là có gói miễn phí hay không. Phần mềm nhóm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ và liên lạc thông tin, đồng thời có thể cải thiện hiệu quả công việc. Tuy nhiên, vì bản thân phần mềm nhóm không tạo ra doanh thu nên ý tưởng chung là giảm chi phí càng nhiều càng tốt. Một số phần mềm nhóm cung cấp các gói miễn phí hoặc cho phép bạn dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định.
Điều quan trọng là phải kiểm tra xem có gói miễn phí nào không, không chỉ để giảm chi phí mà còn để xem liệu nó có phù hợp với nhu cầu của công ty bạn hay không.
Sự sẵn có của các chức năng cơ bản
Điều quan trọng nữa là công ty của bạn có những chức năng cơ bản mà bạn cần. Phần mềm nhóm có nhiều chức năng khác nhau, vì vậy khi so sánh các sản phẩm, hãy nhớ sắp xếp mục đích sử dụng và các chức năng cần thiết, đồng thời kiểm tra xem chúng có thể đáp ứng nhu cầu của công ty bạn hay không.
Tuy nhiên, nếu có quá nhiều chức năng thì chi phí sẽ cao và có nguy cơ bạn sẽ không thể sử dụng hết hết các chức năng. Phân loại cẩn thận các chức năng bạn cần và những chức năng bạn không cần, đồng thời chọn sản phẩm đáp ứng nhu cầu của công ty bạn.
Nó có được áp dụng cho các chính sách của tổ chức như tại chỗ và đám mây không?
Các tổ chức sử dụng thông tin cá nhân hoặc bí mật có thể không sử dụng được phần mềm nhóm dựa trên đám mây do chính sách. Trong trường hợp đó, vui lòng kiểm tra xem nó có ở tại chỗ không. Mặt khác, nếu bạn muốn sử dụng nó cho các địa điểm kinh doanh từ xa hoặc ngoài văn phòng, bạn sẽ chọn phần mềm nhóm kiểu đám mây.
Ngoài ra, các tổ chức lớn có hàng chục nghìn người nên cần có các cài đặt và cài đặt hạn chế truy cập chi tiết cho từng nhóm hoặc bộ phận. Trong trường hợp đó, sẽ là một ý tưởng tốt nếu chọn một hệ thống có khả năng vận hành linh hoạt và các chức năng quản lý tiên tiến.
Sự hiện diện của các chức năng và ứng dụng di động
Chức năng di động và tính khả dụng của ứng dụng cũng là những điểm so sánh. Nếu bạn thường xuyên sử dụng nó bên ngoài công ty, bạn nên chọn phần mềm nhóm có ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động. Các dịch vụ không có ứng dụng chuyên dụng có thể được sử dụng từ trình duyệt trên điện thoại thông minh, nhưng các ứng dụng chuyên dụng sẽ tiện lợi hơn, vì vậy chúng tôi khuyên dùng các sản phẩm hỗ trợ ứng dụng.
So sánh 12 phần mềm nhóm miễn phí được đề xuất
Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu 12 phần mềm nhóm được đề xuất mà bạn có thể sử dụng miễn phí. Chúng tôi đã tóm tắt tổng quan, tính năng, đánh giá và danh tiếng về sản phẩm, vì vậy vui lòng sử dụng chúng làm tài liệu tham khảo khi chọn sản phẩm.
Trò chuyện & Nhắn tin
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Chat&Messenger là phần mềm nhóm dễ sử dụng, tích hợp các công cụ cần thiết như trò chuyện công việc, hội thảo trên web, chia sẻ tệp, quản lý lịch trình/nhiệm vụ và đặt phòng họp.
Nó độc đáo ở chỗ nó tích hợp nhiều chức năng phần mềm nhóm khác nhau để chia sẻ thông tin theo thời gian thực cao như trò chuyện kinh doanh và hội thảo trên web. Định dạng dịch vụ này tương thích với cả tại chỗ và đám mây, đồng thời có lịch sử sử dụng rộng rãi bởi nhiều tổ chức, bao gồm các cơ quan chính phủ và các công ty lớn.
Cách sử dụng miễn phí
Chat&Messenger cung cấp gói miễn phí. Bạn có thể truy cập nó bằng trình duyệt hoặc cài đặt ứng dụng trên điện thoại thông minh của mình và đăng ký làm người dùng.
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Đã có nhiều đánh giá tích cực về tính dễ sử dụng của chức năng trò chuyện và nhắn tin.
“Bạn có thể gửi các tệp lớn khó gửi qua email một cách dễ dàng.”
“Thông báo dễ hiểu khi có tin nhắn đến”
“Tiện lợi trong việc kiểm tra trạng thái đã đọc và gửi lại cho người dùng offline”
NHÓM R
Tổng quan và tính năng sản phẩm
R-GROUP là phần mềm nhóm dựa trên đám mây hoàn toàn miễn phí và đã được hơn 2.000 công ty tại Nhật Bản cài đặt.
Nó có 12 chức năng để hỗ trợ giao tiếp trong kinh doanh như lịch trình, thẻ chấm công, biểu đồ thay đổi, email và trò chuyện.
Vì không có giới hạn về số lượng người dùng và nó có thể được sử dụng miễn phí nên nó cũng được khuyến nghị cho các công ty triển khai phần mềm nhóm lần đầu tiên.
Nó cũng có thể được sử dụng trên điện thoại thông minh mà không phải trả thêm phí.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Nhiều đánh giá hài lòng vì nó miễn phí và có nhiều tính năng.
“100% có thể được sử dụng miễn phí và có tất cả các chức năng cơ bản của phần mềm nhóm”
“Bạn có thể trò chuyện, bảng thông báo và quản lý lịch trình hoàn toàn miễn phí.”
“Được khuyến nghị cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì nó có thể được sử dụng miễn phí mà không có ngày hết hạn hoặc hạn chế về số lượng người.”
e-Broad office
Tổng quan và tính năng sản phẩm
e-Broad Office là phần mềm nhóm hiệu suất cao có thể được sử dụng miễn phí.
Bạn có thể sử dụng linh hoạt các chức năng mình cần như lịch trình, bản ghi nhớ tin nhắn, thẻ chấm công, danh sách việc cần làm, bảng thông báo, sổ địa chỉ, danh sách thành viên công ty và xác nhận của nhân viên.
Lịch trình, bản ghi nhớ tin nhắn, danh sách việc cần làm và sổ địa chỉ cũng tương thích với thiết bị di động, cho phép bạn sử dụng chúng một cách trơn tru ngay cả khi đang di chuyển.
Nhà cung cấp, E-Broad Communications Co., Ltd., đã có được Privacy Mark và đáng tin cậy về mặt bảo mật.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Không thể tìm thấy bất kỳ đánh giá. (Đánh giá CNTT, xu hướng CNTT, tìm kiếm X không áp dụng)
Zoho Connect
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Zoho Connect là dịch vụ mạng xã hội dành cho doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp chia sẻ thông tin và trao đổi ý tưởng.
Từ liên lạc nội bộ đến khảo sát nhân viên, quản lý tệp và cộng tác nhóm, nó cung cấp nhiều tính năng giúp xây dựng tinh thần đoàn kết trong tổ chức của bạn.
Các tính năng bao gồm tập trung kiến thức thông qua cơ sở kiến thức và hợp lý hóa hoạt động giao tiếp trong nhóm bằng cách tạo các nhóm dựa trên các đặc điểm chung.
Hơn nữa, nó có thể tích hợp trơn tru với nhiều dịch vụ bên ngoài như Google, Zoho, Outlook và iCloud.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Trong các bài đánh giá, có nhiều ý kiến đánh giá cao chức năng kết nối mạng bên ngoài.
“Chia sẻ thông tin giữa nhiều công ty là miễn phí”
“Chúng tôi sử dụng các chức năng mạng bên ngoài làm cơ sở hạ tầng để hỗ trợ khách hàng, giúp việc hỗ trợ từ xa trở nên dễ dàng hơn.”
“Chức năng mạng bên ngoài rất hữu ích cho việc quản lý cộng đồng nhỏ”
chu trình hình vuông
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Circle Square là một ứng dụng quản lý nhóm, tổ chức và cộng đồng đã được hơn 620.000 người dùng hỗ trợ trong hơn 20 năm.
Được trang bị 18 chức năng hữu ích, bạn có thể dễ dàng quản lý lịch trình và điểm danh trực tuyến của mình.
Hơn nữa, bằng cách sử dụng các công cụ như trò chuyện, bảng thông báo và khảo sát, có thể khuyến khích giao tiếp tích cực.
Trong số này, chức năng email đặc biệt toàn diện và có thể được sử dụng thay thế cho danh sách gửi thư.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Trong các bài đánh giá, có nhiều ý kiến khen ngợi tính dễ sử dụng và thực tế là nó đơn giản và dễ hiểu.
''Màn hình trực quan và có thể vận hành dễ dàng ngay cả khi không có hướng dẫn sử dụng.''
“Nó rất đơn giản và dễ hiểu nên có thể được nhiều người sử dụng.”
“Nó có cấu trúc đơn giản nên ngay cả những người dùng lần đầu cũng có thể sử dụng nó mà không có bất kỳ sự nhầm lẫn nào.”
Phần mềm nhóm GRIDY
Tổng quan và tính năng sản phẩm
GRIDY Groupware là phần mềm nhóm WEB giúp tăng cường chia sẻ thông tin và liên lạc trong và ngoài công ty.
Được trang bị 23 chức năng như lịch trình, email, thẻ thời gian và quy trình làm việc, nó có thể được kỳ vọng sẽ cải thiện hiệu quả công việc, chia sẻ thông tin suôn sẻ và kích hoạt giao tiếp.
Không có chi phí ban đầu hoặc chi phí hàng tháng, số lượng người dùng không giới hạn và cũng có thể cộng tác với những người dùng bên ngoài ngoài công ty.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Trong các bài đánh giá, có nhiều ý kiến liên quan đến việc sử dụng chức năng quản lý lịch trình và chia sẻ thông tin.
“Tôi không cần phải sử dụng một ứng dụng riêng để quản lý lịch làm việc của mình nữa.”
“Việc chia sẻ thông tin và quản lý lịch trình đã trở nên dễ dàng hơn, điều mà trước đây rất khó thực hiện bằng lời nói.”
“Bạn có thể sử dụng CNTT để hiểu lịch trình của nhân viên, chia sẻ thông tin, đặt chỗ cơ sở, v.v.”
Cổ phần
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Stock là phần mềm nhóm đơn giản nhất mà bất cứ ai cũng có thể bắt đầu sử dụng.
Nó được trang bị nhiều chức năng khác nhau như tin nhắn, ghi chú, quản lý tác vụ, cài đặt quyền, v.v. và một số chức năng như chức năng ghi chú có thể được sử dụng ngoại tuyến.
Một tính năng khác là khả năng cộng tác với các hệ thống bên ngoài như Slack, Chatwork và Evernote và khả năng cộng tác không chỉ trong công ty mà còn với các thành viên bên ngoài.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Trong các bài đánh giá, có nhiều ý kiến đánh giá cao chức năng ghi chú để tóm tắt thông tin.
``Chức năng ghi chú thực sự hữu ích cho việc tóm tắt thông tin.''
''Bạn có thể hình dung tất cả các loại vụ án bằng cách viết tất cả các vụ án vào một cuốn sổ giống như một bản ghi nhớ.''
``Sổ ghi chép rất dễ sử dụng vì bạn không chỉ có thể trang trí bằng phông chữ mà còn bao gồm các bảng và danh sách.''
bao bọc
Tổng quan và tính năng sản phẩm
enclo là một ứng dụng đám mây cho phép bạn dễ dàng chia sẻ dữ liệu tệp, cuộc trò chuyện, ghi chú, v.v. trong một nhóm.
Với giao diện người dùng dễ sử dụng và khả năng hoạt động, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng cộng tác cả trong và ngoài công ty.
Các tính năng bao gồm chức năng ghi nhớ văn bản đa dạng thức cũng hỗ trợ chữ viết tay.
Những điều khó truyền tải chỉ qua văn bản có thể được truyền tải một cách dễ hiểu bằng cách sử dụng hình ảnh minh họa viết tay.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Các bài đánh giá bao gồm ý kiến về tính năng chia sẻ tệp và trò chuyện.
“Bạn có thể sử dụng chức năng trò chuyện với mức giá phải chăng”
"Có thể gửi file lớn một cách chính xác"
“Làm việc tại nhà trở nên suôn sẻ hơn nhờ sử dụng tệp đính kèm tệp trò chuyện.”
Chim sơn ca
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Lark là một công cụ DX có tất cả các ứng dụng bạn cần trong lĩnh vực này, bao gồm trò chuyện, email, lịch, hội nghị truyền hình, tài liệu, quy trình làm việc và các chức năng văn phòng hỗ trợ.
Nó cũng được trang bị chức năng dịch tự động hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, cho phép giao tiếp toàn cầu suôn sẻ, điều này có thể giúp giảm chi phí và cải thiện năng suất.
Ngoài ra, vì bạn có thể nhận được hỗ trợ triển khai cẩn thận từ các chuyên gia tư vấn kỹ thuật số nên bạn có thể dễ dàng triển khai ngay cả khi không có bộ phận CNTT chuyên trách.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Trong các bài đánh giá, có nhiều ý kiến về việc sử dụng nhiều phương thức giao tiếp.
``Cuộc trò chuyện có thể được kết nối với cuộc gọi điện video chỉ bằng một nút bấm.''
“Các công ty đã giới thiệu hệ thống này có thể dễ dàng kết nối với nhau bằng chức năng trò chuyện.”
``Tính năng trò chuyện cho phép bạn tạo nhóm, rất hữu ích cho việc quản lý dự án.''
Phiên nhóm
Tổng quan và tính năng sản phẩm
GroupSession là phần mềm nhóm có thể được khởi động miễn phí và không giới hạn số lượng người dùng. Tất cả các chức năng cơ bản như quản lý lịch trình, bảng thông báo và chia sẻ thông tin đều có thể được sử dụng miễn phí.
Bạn có thể bắt đầu sử dụng phiên bản đám mây của hệ thống chỉ với 300 yên mỗi tháng, vì vậy đây là một dịch vụ có hiệu suất chi phí tuyệt vời. Dịch vụ này được khuyến nghị cho những người đang cân nhắc việc triển khai với chi phí thấp.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Nhiều đánh giá cho rằng nó đa chức năng và đáng đồng tiền bát gạo.
``Phần mềm nhóm có thể được sử dụng miễn phí nhưng có đủ chức năng.
“Bạn có thể sử dụng các chức năng tương tự như phần mềm nhóm nổi tiếng nhưng với chi phí thấp hơn.”
“Tôi cảm thấy rằng phiên bản đám mây của máy chủ chuyên dụng có hiệu suất chi phí tốt nhất.”
CÔNG TRÌNH DÒNG
Tổng quan và tính năng sản phẩm
LINE WORKS là phần mềm nhóm có thể được sử dụng dễ dàng tương tự như LINE. Bạn có thể sử dụng nó kể từ ngày cài đặt và bạn có thể giao tiếp bằng cách sử dụng tính năng trò chuyện và tem mà bạn quen thuộc trên LINE.
Nó có thị phần số 1 trong trò chuyện doanh nghiệp phải trả phí vào năm 2022 và tính đến tháng 1 năm 2023, hơn 430.000 công ty đã áp dụng nó. Nó được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm bán lẻ, làm tóc, hậu cần, xây dựng, bất động sản và chăm sóc y tế/điều dưỡng, vì vậy nó có thể được giới thiệu một cách suôn sẻ.
Cách sử dụng miễn phí
LINE WORKS có gói miễn phí mà bạn có thể sử dụng bằng cách đăng ký gói miễn phí.
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Trong các bài đánh giá, nhiều người cho rằng vì LINE là công cụ nổi tiếng nên nhiều người dễ dàng sử dụng.
“Vì có nhiều người dùng LINE trong cuộc sống riêng tư của họ nên việc thâm nhập sau khi giới thiệu diễn ra suôn sẻ.”
“Vì là phiên bản dành cho doanh nghiệp của LINE nên mọi thứ từ giới thiệu đến sử dụng đều diễn ra suôn sẻ như đã biết.”
``Dịch vụ này thân thiện và dễ hiểu nên ngay cả những người có trình độ CNTT thấp cũng có thể sử dụng.''
Hợp lưu
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Confluence là một công cụ cho phép bạn xây dựng và sắp xếp công việc của mình hầu như từ mọi nơi. Được sử dụng bởi hơn 75.000 người dùng, nó được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới.
Nó cũng có gói miễn phí nên bạn có thể sử dụng miễn phí.
Tuy nhiên, vì trụ sở chính là một công cụ ở nước ngoài có trụ sở tại Úc nên tiếng Nhật trên trang chủ có thể khó đọc ở một số phần và có thể có một số vấn đề về khả năng sử dụng.
Cách sử dụng miễn phí
Gói miễn phí cho phép tối đa 10 người dùng.
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Trong các bài đánh giá truyền miệng, chúng tôi tìm thấy nhiều ý kiến về việc sử dụng nó làm cơ sở kiến thức.
``Bạn có thể củng cố kiến thức nội bộ theo từng mục và sắp xếp thông tin.''
“Thông tin nội bộ được hợp nhất ở một nơi, vì vậy bạn có thể truy cập thông tin mình cần ngay cả khi làm việc từ xa.”
"Nó đang được sử dụng như một cổng thông tin chia sẻ nội bộ, quy mô lớn."
Những điểm cần lưu ý khi giới thiệu phần mềm nhóm là gì?
Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích những điểm cần cân nhắc khi giới thiệu phần mềm nhóm. Có sáu điểm dưới đây.
- Nó có những tính năng phù hợp với mục đích của bạn không?
- Có phù hợp với quy mô kinh doanh không?
- Có phù hợp với môi trường và nội dung công việc sử dụng không?
- Có dễ vận hành không?
- Tôi có thể dùng thử miễn phí không?
Nó có những tính năng phù hợp với mục đích của bạn không?
Điểm đầu tiên là liệu phần mềm nhóm có được trang bị các chức năng phù hợp với mục đích của bạn hay không. Khi giới thiệu phần mềm nhóm, trước tiên hãy tổ chức mục đích, các vấn đề giới thiệu phần mềm nhóm, đồng thời làm rõ các chức năng cần thiết.
Ví dụ: nếu bạn muốn hợp lý hóa các hoạt động thanh toán chi phí, một sản phẩm có chức năng quy trình làm việc phong phú có thể bao gồm mọi thứ từ ứng dụng đến phê duyệt và thanh toán sẽ rất hữu ích. Nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng hệ thống hiện tại của mình, bạn nên chọn một sản phẩm có tính năng tích hợp mở rộng.
Bằng cách xác định các chức năng cần thiết theo cách này, bạn có thể chọn phần mềm nhóm đáp ứng nhu cầu của công ty một cách hiệu quả.
Có phù hợp với quy mô kinh doanh không?
Điều quan trọng nữa là chọn một sản phẩm phù hợp với quy mô kinh doanh của bạn. Một số phần mềm nhóm có số lượng người dùng tối thiểu, vì vậy nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ, bạn sẽ cần kiểm tra với nhà sản xuất để xem liệu bạn có thể cài đặt sản phẩm hay không.
Ngoài ra, một số phần mềm nhóm có giới hạn trên về quy mô có thể được hỗ trợ, vì vậy ngay cả khi doanh nghiệp của bạn lớn, bạn phải kiểm tra xem liệu nó có thể đáp ứng được quy mô của công ty bạn hay không.
Hãy chắc chắn kiểm tra giới hạn trên và dưới của thang đo được hỗ trợ và xem công ty của bạn có phù hợp để sử dụng hay không.
Có phù hợp với môi trường và nội dung công việc sử dụng không?
Hãy đảm bảo rằng nó phù hợp với phương thức giao tiếp và nội dung công việc của công ty bạn.
Các công ty khác nhau sử dụng các phương thức liên lạc khác nhau, chẳng hạn như email, trò chuyện và bảng thông báo. Nhiều phần mềm nhóm có những chức năng này, nhưng trước tiên hãy kiểm tra xem nó có phù hợp với phong cách giao tiếp của công ty bạn hay không.
Ngoài ra, nếu bạn có kế hoạch tăng số lượng nhân viên hoặc mở rộng công ty của mình trong tương lai, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm nhóm có thể mở rộng.
Có dễ vận hành không?
Ngay cả khi phần mềm nhóm có nhiều chức năng thì cũng có thể khó thâm nhập vào tổ chức nếu không dễ sử dụng. Một số sản phẩm phần mềm nhóm cung cấp bản dùng thử miễn phí, do đó, bạn nên dùng thử và chọn một sản phẩm mà bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng vận hành. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ của nhà sản xuất cũng rất quan trọng để có thể sử dụng hết các chức năng.
Tôi có thể dùng thử miễn phí không?
Khi chọn phần mềm nhóm, điều quan trọng là phải xem xét liệu nó có sẵn để dùng thử miễn phí hay không. Phần mềm nhóm cung cấp thời gian dùng thử miễn phí mang lại cơ hội đánh giá trước chức năng và khả năng sử dụng trong môi trường kinh doanh thực tế. Điều này cho phép các tổ chức xem liệu sản phẩm có đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu cụ thể của họ hay không.
Bằng cách sử dụng bản dùng thử miễn phí, bạn thực sự có thể dùng thử các chức năng của phần mềm nhóm và kiểm tra mức độ dễ sử dụng của giao diện người dùng cũng như tính hữu ích của các chức năng khác nhau. Ngoài ra, bằng cách thu thập phản hồi từ nhân viên trong thời gian dùng thử miễn phí, có thể dự đoán loại hình đào tạo và hỗ trợ nào sẽ cần thiết cho các hoạt động sau triển khai.
Lợi ích của việc giới thiệu phần mềm nhóm là gì?
Việc triển khai phần mềm nhóm có những ưu điểm sau:
Việc chia sẻ thông tin trở nên mượt mà hơn
Phần mềm nhóm tập trung các chức năng liên lạc như email, trò chuyện và bảng thông báo, cho phép chia sẻ thông tin một cách suôn sẻ.
Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ tệp, quản lý tác vụ và xem lịch trình cùng một lúc chỉ bằng một công cụ, giúp bạn dễ dàng thực hiện các thay đổi lịch trình đột ngột hoặc triệu tập hội nghị trên web.
Điều này sẽ giúp công việc của bạn hiệu quả hơn và ngăn ngừa những sai sót, rắc rối do thiếu sót gây ra.
Công việc văn phòng có thể được thực hiện hiệu quả hơn
Phần mềm nhóm được trang bị các chức năng xử lý công việc cho phép bạn thực hiện công việc văn phòng một cách hiệu quả.
Bằng cách đặt trước quy trình đăng ký/phê duyệt cho các chi phí và điểm danh, bạn có thể hoàn tất đơn đăng ký → quy trình phê duyệt trong công cụ một cách nhanh chóng và đầy đủ.
Ngoài ra, bạn có thể mong đợi nâng cao hiệu quả công việc văn phòng bằng cách đặt phòng hội nghị và máy chiếu được liên kết với lịch trình và quản lý tiến độ theo thời gian thực.
FB có thể sử dụng được ngay
Bằng cách sử dụng phần mềm nhóm, bạn có thể kiểm tra tiến độ công việc của các thành viên trong danh sách, cho phép phản hồi nhanh chóng.
Bằng cách hình dung sự chậm trễ trong công việc, bạn có thể điều tra nguyên nhân một cách suôn sẻ và đưa ra các biện pháp đối phó.
Ngoài ra, vì bạn có thể trò chuyện trong khi tham khảo các thông tin như biên bản và báo cáo nên việc đưa ra phản hồi về đánh giá nhân sự sẽ rất hữu ích.
Công việc từ xa có thể được thực hiện suôn sẻ
Ngay cả khi làm việc từ xa, nơi khó giao tiếp, bạn vẫn có thể mong đợi khả năng giao tiếp tích cực bằng cách sử dụng bảng thông báo, SNS nội bộ và hội nghị trên web.
Hơn nữa, chức năng quản lý lịch trình, chia sẻ thông tin và chia sẻ tệp cho phép kiểm tra trạng thái hoạt động từ xa và phân phối tài liệu suôn sẻ.
Vì các chức năng này có thể được thực hiện bởi một phần mềm nhóm duy nhất nên nó cũng có thể được sử dụng như một văn phòng ảo.
Nhược điểm của phần mềm nhóm
Khi triển khai phần mềm nhóm, bạn cũng phải xem xét những nhược điểm của nó.
Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu năm nhược điểm cụ thể, vì vậy hãy kiểm tra xem chúng có áp dụng cho công ty của bạn và triển khai phần mềm nhóm mà không hối tiếc hay không.
Cần có chi phí ban đầu
Khi giới thiệu phần mềm nhóm, có nhiều chi phí ban đầu như cài đặt hệ thống, tùy chỉnh và đào tạo nhân viên.
Xin lưu ý rằng chi phí có thể cao, đặc biệt nếu bạn là một tổ chức lớn hoặc yêu cầu tùy chỉnh để phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Một số dịch vụ khó vận hành
Groupware những năm gần đây có nhiều chức năng nên có thể khó vận hành tùy theo trình độ CNTT của người dùng.
Nếu bạn chọn một dịch vụ khó vận hành thì sẽ khó thâm nhập vào tổ chức và bạn sẽ không thể sử dụng các tính năng của nó một cách hiệu quả.
Hãy chọn một sản phẩm có khả năng vận hành tốt, chẳng hạn như sản phẩm mà ai cũng có thể sử dụng dễ dàng hoặc sản phẩm có thể vận hành bằng trực quan.
Chia sẻ thông tin có thể trở nên quá gần gũi
Một bất lợi khác là việc chia sẻ thông tin có thể trở nên quá thân mật.
Mặc dù phần mềm nhóm giúp việc chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng nhưng vẫn có lo ngại rằng thông tin không cần thiết có thể tăng lên và thông tin thực sự cần thiết có thể bị ẩn đi.
Hãy chọn sản phẩm có chức năng cảnh báo hoặc đặt quy tắc để tránh phải điền những thông tin cần thiết.
Cần có biện pháp an ninh
Phần mềm nhóm xử lý một lượng lớn thông tin nên cần có các biện pháp bảo mật đầy đủ.
Nếu không thực hiện các biện pháp thích hợp, việc truy cập trái phép từ bên ngoài và rò rỉ thông tin sẽ trở thành rủi ro lớn.
Hãy chắc chắn chọn phần mềm nhóm có các biện pháp bảo mật tuyệt vời.
Tùy chỉnh bị hạn chế
Nhiều sản phẩm phần mềm nhóm có thể được tùy chỉnh để phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty bạn, nhưng có những giới hạn trong việc tùy chỉnh.
Do đó, có thể khó đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của công ty bạn, vì vậy hãy so sánh nhiều sản phẩm và chọn phần mềm nhóm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Những điểm cần lưu ý khi giới thiệu phần mềm nhóm
Khi cài đặt phần mềm nhóm, hãy lưu ý những điểm sau.
Đây là những điểm quan trọng để triển khai phần mềm nhóm thành công, vì vậy hãy nhớ kiểm tra chúng.
Kiểm tra khả năng sử dụng với nhân viên tại chỗ
Khi giới thiệu phần mềm nhóm, hãy kiểm tra với nhân viên thực tế tại hiện trường để xem cảm nhận về nó như thế nào và lấy ý kiến của họ.
Phần mềm nhóm được nhiều nhân viên hiện trường sử dụng nên điều quan trọng là mọi người đều dễ dàng sử dụng.
Bằng cách kết hợp ý kiến của nhân viên hiện trường khi lựa chọn phần mềm nhóm, có nhiều khả năng hơn là việc xâm nhập phần mềm nhóm sẽ diễn ra suôn sẻ sau khi được giới thiệu.
Xác định các chức năng cần thiết
Trước khi giới thiệu phần mềm nhóm, hãy xác định trước các chức năng cần thiết.
Các chức năng cần thiết sẽ khác nhau tùy thuộc vào phương thức vận hành và liệu có tiếp tục sử dụng hệ thống hiện có hay không.
Bằng cách xem xét phương pháp vận hành phù hợp và xác định các chức năng cần thiết, bạn sẽ có thể triển khai nó một cách hiệu quả và suôn sẻ.
Hiểu phần mềm nhóm và làm cho công việc của bạn suôn sẻ hơn
Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích chi tiết về cách so sánh các công ty phần mềm nhóm, cách sử dụng chúng miễn phí và những điểm cần cân nhắc khi chọn một công ty.
Chúng tôi cũng giới thiệu 18 sản phẩm phần mềm nhóm được đề xuất có thể sử dụng miễn phí, vì vậy vui lòng sử dụng sản phẩm này làm tài liệu tham khảo khi chọn sản phẩm.
Bằng cách hiểu phần mềm nhóm và sử dụng nó một cách hiệu quả, bạn có thể điều hành công việc kinh doanh của mình một cách suôn sẻ.
Hiểu rõ những điểm so sánh, ưu nhược điểm và lựa chọn phần mềm nhóm phù hợp nhất, đáp ứng nhu cầu của công ty bạn.