फ़ाइल साझाकरण/दस्तावेज़ प्रबंधन
बिजनेस चैटजबकि इसका उपयोग करके संचार आसान हो जाता है, यदि सभी सूचनाओं का आदान-प्रदान चैट के माध्यम से किया जाता है तो महत्वपूर्ण जानकारी खो सकती है।
फ़ाइल साझाकरण और दस्तावेज़ प्रबंधन फ़ंक्शंस का उपयोग करके, आप आसानी से आंतरिक ज्ञान (जानकारी) दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं और फ़ाइलें साझा कर सकते हैं, जिससे आपकी टीम के भीतर बहने वाली जानकारी को स्टॉक करना आसान हो जाता है।
नीचे कार्यों का एक सिंहावलोकन दिया गया है.
- दस्तावेज़ प्रबंधन/फ़ाइल साझाकरण
- दस्तावेज़ प्रबंधन और फ़ाइल साझाकरण के लिए उपयोग में आसान इंटरफ़ेस
- बुलेटिन बोर्ड या इलेक्ट्रॉनिक सर्कुलेशन संस्करण के रूप में भी इस्तेमाल किया जा सकता है
- पंजीकृत दस्तावेज़ों को फ़ोल्डर द्वारा क्रमबद्ध रूप से व्यवस्थित किया जाता है, और देखने को सार्वजनिक सेटिंग्स का उपयोग करके समूह और उपयोगकर्ता द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है (पासवर्ड सेटिंग्स भी संभव है)
- खोज अद्भुत है
- दस्तावेज़ डेटाबेस से वांछित दस्तावेज़ को तुरंत खोजना संभव है।
- आप वृद्धिशील खोज, स्टार द्वारा खोज, और महीने या वर्ष के अनुसार पृष्ठ विराम के साथ जल्दी और आसानी से खोज सकते हैं।
- Excel, Word, PDF, PowerPoint इत्यादि जैसी Office फ़ाइलों में खोजें।
- यदि आपको वांछित दस्तावेज़ तुरंत नहीं मिल पाता है तो दस्तावेज़ों और फ़ाइलों को साझा करने का कोई मतलब नहीं है। आप वर्तमान में जिस ग्रुपवेयर का उपयोग कर रहे हैं उसके बारे में क्या?
- टेम्प्लेट पंजीकरण और कॉपी फ़ंक्शंस के साथ दस्तावेज़ों को आसानी से पंजीकृत करें
- टेम्प्लेट पंजीकृत करके, आप सीधे फ़ोल्डर के अंतर्गत नए पोस्ट किए गए दस्तावेज़ों के लिए प्रारंभिक मान सेट कर सकते हैं।
- दस्तावेज़ प्रारूप, प्रकाशन सेटिंग्स, पासवर्ड सेटिंग्स आदि को पंजीकृत करना सुविधाजनक है।
- पहले से पोस्ट किए गए दस्तावेज़ से प्रतिलिपि बनाना और नया पोस्ट करना भी संभव है।
प्रारंभिक सेटिंग्स आदि.
कोई विशेष आरंभिक सेटिंग नहीं हैं. जैसा कि नीचे दिखाया गया है, यदि आप "देखें" मेनू ⇒ "दस्तावेज़ प्रबंधन" की जांच करते हैं, तो दस्तावेज़ प्रबंधन टैब खुल जाएगा और आप दस्तावेज़ डेटा प्राप्त कर पाएंगे।
यदि "देखें" मेनू ⇒ "दस्तावेज़ प्रबंधन" की जांच नहीं की जाती है, तो दस्तावेज़ डेटा स्वचालित रूप से प्राप्त नहीं होगा, और आपको नई जानकारी के बारे में गुब्बारे के माध्यम से सूचनाएं प्राप्त नहीं होंगी।
दस्तावेज़ पोस्ट करना
फ़ोल्डर्स के बारे में
- फ़ोल्डर नाम बाएँ फलक में दस्तावेज़ प्रबंधन टैब पर एक ट्री में व्यवस्थित हैं। यदि आप सबफ़ोल्डर बनाना चाहते हैं, तो कृपया फ़ोल्डर नामों को आधी-चौड़ाई वाले स्लैश / से अलग करें।
- बाएँ फलक में दस्तावेज़ प्रबंधन टैब पर ट्री को फ़ोल्डर नाम और दस्तावेज़ अद्यतन दिनांक और समय के अनुसार क्रमबद्ध किया गया है।
- वृक्ष चिह्नों के स्पष्टीकरण के लिए नीचे देखें।
- केवल एक फ़ोल्डर बनाने के लिए कोई ऑपरेशन नहीं है। हमेशा दस्तावेज़ की फ़ोल्डर सेटिंग्स में, निर्दिष्ट फ़ोल्डर स्वचालित रूप से बनाया जाता है और ट्री व्यवस्थित किया जाता है। यदि किसी कारण से आप पहले केवल एक फ़ोल्डर बनाना चाहते हैं, तो फ़ोल्डर में एक टेम्पलेट बनाना एक अच्छा विचार होगा।
दस्तावेज़ रिकॉर्डिंग की पुष्टि
यदि आप "रिकॉर्ड पुष्टिकरण" चेक करते हैं, तो आप दर्शक की पुष्टिकरण टिप्पणी रिकॉर्ड करने में सक्षम होंगे।
जब आप कोई दस्तावेज़ पोस्ट करते हैं जो सत्यापन को रिकॉर्ड करता है, तो दर्शकों को सत्यापन प्रक्रिया पूरी होने तक एक पॉप-अप अधिसूचना दिखाई देती रहेगी।
सार्वजनिक सेटिंग्स और पासवर्ड सेटिंग्स
आप सार्वजनिक सेटिंग्स में पहुंच अधिकार सेट कर सकते हैं और समूह या उपयोगकर्ता द्वारा देखने को नियंत्रित कर सकते हैं। आप पासवर्ड सेट करके भी सुरक्षा बढ़ा सकते हैं.
ऑन-प्रिमाइसेस संस्करण (LAN) अनुकूलन
CAMServer पर एक पासवर्ड सेट करें और बढ़ी हुई सुरक्षा के साथ काम करें
CAMServer सर्वर से कनेक्ट करते समय आप पासवर्ड की आवश्यकता को सेट कर सकते हैं।
सेट करने के लिए, CAMServer साइड पर "प्रबंधन" मेनू ⇒ "क्लाइंट उपयोग प्रतिबंध" खोलें, और "CAMServer से कनेक्ट होने पर ग्राहकों को पासवर्ड की आवश्यकता होती है" चुनें।
कृपया जांचें और अपनी पसंद का पासवर्ड सेट करें।
यदि आप CAMServer पर पासवर्ड सेट करते हैं, तो CAMServer से पहली बार कनेक्ट होने पर आपसे पासवर्ड मांगा जाएगा।
दस्तावेज़ों को RAID जैसे अत्यधिक लचीले भंडारण पर संग्रहीत करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, दस्तावेज़ CAMServer/config/DocShare में संग्रहीत होते हैं, लेकिन आप वैकल्पिक रूप से इसे RAID जैसे अधिक दोष-सहिष्णु भंडारण में बदल सकते हैं।
- यदि CAMServer PC RAID जैसे अत्यधिक दोष-सहिष्णु स्टोरेज पर चल रहा है, तो यह सेटिंग आवश्यक नहीं है।
- यदि आपके पास पहले से ही दस्तावेज़ डेटा है, तो परिवर्तन करने से पहले CAMServer/config/DocShare फ़ोल्डर को परिवर्तन स्थान पर मैन्युअल रूप से कॉपी करें।
- यदि नेटवर्क पथ को पासवर्ड प्रमाणीकरण की आवश्यकता है, तो आप CAMServer PC से पहले से Windows क्रेडेंशियल पंजीकृत करके इसे एक्सेस कर सकते हैं।
- यदि आप CAMServer को Windows सेवा के रूप में चला रहे हैं, तो नेटवर्क पथों तक पहुंच पर प्रतिबंध के कारण आपको सेवा चलाने के लिए एक खाता निर्दिष्ट करना होगा। निम्नलिखित हैकंट्रोल पैनल अधिक परिवर्तनशील.
