工作流系统是一种软件或系统，可自动执行组织内的业务流程和任务流程以提高效率。通过实施它，业务流程将实现自动化，从而带来诸如提高效率、增加透明度和减少人为错误等好处，从而提高整个组织的运营效率。特别是，免费提供的工作流程系统很有吸引力，因为它们可以简化操作，同时降低成本。
在这篇文章中，我们将彻底比较和介绍七种您可以继续免费使用的工作流系统。我们还介绍了工作流系统的优点和缺点、选择工作流系统时的考虑点、引入工作流系统时的注意点，并且我们还回答了常见问题，所以请看一下。
工作流程系统比较列表
以下产品是工作流程系统，您可以继续完全免费使用。
| 产品名称 | 主要特点 | 付费版价格 （预计每月） | 工作流程 的功能 | Cloud | 本地部署 错误 | 人数有限 免费计划 | 应用程序 一致 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 聊天&信使 | 聊天 网络会议 计划任务管理 考勤管理 工作流程 | On-premise 200日元起 Cloud 300 日元起。 | 无需编码即可创建申请表和路线 准备表格模板 通过聊天进行申请/审批操作 通知和提醒功能 | ○ | ○ | 50人 | ○ |
| 埃克斯蒙特 | 用户管理 任务管理 数据可视化 | On-premise 0日元起 Cloud 1,500日元起 （维护、安装支持服务、原创插件开发等另行收费） | 无需编码即可创建应用程序路由 进出口 通知（电子邮件、Slack、Teams） | ○ | ○ | 无边无际 | ××标记（用于表示考试中的错误答案等）。 |
| GRIDY组件 | 聊天 时间安排 任务管理 考勤管理 联系人管理 项目管理 设备管理设备预约文件共享 | 一体 16,500日元起 （初期费用为0日元） | 无需编码即可创建申请表和路线 | ○ | - | 无边无际 | 孱弱 |
| 小组会议 | 聊天 论坛 时间安排 考勤管理 联系人管理 项目管理 设备预约 文件共享 确认安全性 | 智能设备兼容 1,000 日元 ~ 推送通知 1,000 日元 ~ 支持 4,500 日元 ~ | 无需编码即可创建申请表和路线 准备表格模板 导出（csv、PDF）通知（电子邮件） | ○ | ○ | 无边无际 | 孱弱 |
| 白鹭 | 留言。 网络会议 时间安排 考勤管理 联系人管理 项目管理 设备预约 文件共享 | 云35,000日元~ | 申请表/路线创建 通知（电子邮件、日程安排） | ○ | ○ | 无边无际 | ○ |
| 技术斯托克。 | 邮 时间安排 考勤管理 设备预约 文件共享 | （由于开源免费） | 与会计系统联动 | - | ○ | 无边无际 | ××标记（用于表示考试中的错误答案等）。 |
| 活动 | （全部免费，因为它是开源的） | 无需编码即可创建申请表和路线 准备表格模板 | - | ○ | 无边无际 | ××标记（用于表示考试中的错误答案等）。 |
什么是工作流程系统？
工作流是业务流程的结构化和文档化。这使得您的工作每一步都更加清晰，并提高执行的一致性和效率。工作流的主要目的是提高工作的透明度并简化和优化流程。
这包括自动化任务、减少错误、改善沟通等等。通过正确管理工作流程，公司可以提高准确性和生产力。
工作流系统基本功能
工作流的基本功能是支持帮助组织有效且高效地管理其员工和部门产生的费用的流程。以下是工作流系统中基本功能的示例。
输入表单设计
它是为应用程序等创建输入表单的功能，有多种格式，也有可以导入和处理现有表单的工具。
流程定义功能
这是设置工作流程申请和批准（批准）顺序的功能。您可以通过直观的操作创建流程，并可以灵活应对组织变化。还有一些功能允许您根据特定条件和触发器设置自动任务分配、审批流程、通知等规则。
申请/审批功能
这是工作流系统的典型功能。申请人使用此功能提交申请，审批人确认内容并批准、拒绝或发回。能够跟踪审批阶段（状态）的进度、审批人等，使工作更加高效、透明。
通知功能
该功能通知相关方申请和批准的状态。您可以在申请获得批准时通知申请人，或者在批准延迟的情况下向批准人发送提醒。
其他系统协作功能
可与考勤管理、费用结算、会计等其他系统联动。还有一些产品可以使用API无缝链接，可以使用CSV文件等输入和输出数据。
通过正确利用这些功能，您可以期待更高的运营效率和透明度、更顺畅的工作流程以及更高的生产力。
选择工作流系统时的考虑要点
选择工作流程系统时需要检查以下六点。
可以免费使用吗？
如果采用付费工作流程系统，则会产生初始费用和月费。这些成本根据系统提供格式、功能、员工数量等而有所不同，并且定制、外部软件集成、支持等可能需要额外成本。
另一方面，您可以通过选择免费的工作流程系统来节省资金。选择适合自己公司预算的系统，要考虑用户数量、功能、数据保存期限、支持系统等，选择性价比高的系统。
云类型还是本地类型？
有两种类型的工作流系统：“本地”，您管理自己的服务器和系统；“云”，系统存储在 Internet 上的服务器上。
本地模型的初始成本和维护成本较高，但允许您管理自己的数据并允许相对自由的定制。另一方面，基于云的系统具有较低的初始和维护成本，但缺点是依赖于系统提供商的数据安全和备份。根据您公司的预算和数据管理政策选择最佳的系统配置格式。
能否与现有系统对接？
工作流系统可以通过与工资系统、人力资源管理系统等其他系统的链接来提高工作效率并集中数据。然而，链接系统存在各种问题，例如数据格式和规格的差异，因此必须小心。请确认是否可以与贵公司运营的系统连接，以及需要多少成本和工时。
有良好的支持系统吗？
实施工作流系统时，需要系统设置、实施支持、教育等支持。此外，即使在实施之后，也可能需要支持来处理系统问题和法律修订。系统提供商的支持系统各不相同，包括电话、电子邮件、聊天等方式、时段和费用。检查他们是否提供满足您需求的支持系统。
是否涵盖了必要的功能？
大多数工作流系统都配备了基本功能，例如时间戳、聚合和休假管理功能。但是，是否可以自定义或更改设置以适合公司的工作系统和工作规则，具体取决于系统。此外，班次管理、工时管理等有用的功能也可能可用，因此请务必检查您的公司是否具有您需要的功能。
是否符合电子簿记法？
《电子簿记法》是一项允许以前要求以纸质形式保存的国家税务相关账簿和文件以电子方式保存的法律。 2022年1月，修改法律以推广无纸化技术，使电子数据的存储变得更加容易。这一变化减少了会计处理所需的工作量，并进一步扩大了实施云会计软件的好处。
电子簿记法适用的文件分为国家涉税账簿和国家涉税文件（文件、扫描仪存储、电子交易）。
根据《电子簿记法》，每个文档类别的详细存储要求有所不同，但所有文档都必须满足两个要求：“确保真实性”和“确保可见性”。 “确保真实性”是指能够确认数据准确且未被篡改，而“确保可见性”是指确保任何人都可以轻松查看和确认数据。
工作流程系统需满足国家涉税账簿、结算相关单据、国家涉税交易单据副本的存储要求。确保真实性的示例包括保存带时间戳的文件的能力和更正/删除历史记录功能。此外，作为确保可见性的示例，需要使用交易日期、交易金额和业务伙伴作为搜索项目的搜索功能，以及下载电子数据以准备税务审计的功能。
如果您想在工作流程系统中保存国家税务相关书籍和文档，请确保满足这些要求。
哪个工作流程系统更好，免费还是付费？
选择工作流系统时，重要的一点是选择免费还是付费。免费系统没有初始费用或月费，并且具有足够的基本功能，但可能存在使用限制和支持不足。付费系统没有使用限制，并且有广泛的数据存储和支持，但它们的缺点是价格昂贵，而且很多情况下由于功能太多而难以充分使用它们。
最好首先检查免费系统的可用性和功能，并在必要时考虑转向付费计划。
7个推荐的免费工作流程系统
这里我们将介绍七种工作流程系统，您可以继续免费使用。
聊天&信使
产品概述及特点
Chat&Messenger是一个群件，具有商务聊天、网络会议、文件共享等功能以及工作流程功能。工作流功能最大的特点是利用PC日志实时管理考勤和考勤。这种基于 PC 日志的工作流程以客观记录为基础，可有效防止欺诈和虚假报告。它还具有基本的工作流程功能，例如休假管理和警报通知。
Chat & Messenger 集中了商务聊天、网络会议和工作流程功能，无需安装多个系统，从而降低了成本。
免费计划提供的功能
您可以使用付费计划做什么
评论和声誉
对于聊天和通讯功能的易用性，有许多积极的评价。
“您可以顺利地发送通过电子邮件难以发送的大文件。”
“消息到达时的通知易于理解”
``方便检查阅读状态并重新发送给离线用户''
埃克斯蒙特
产品概述及特点
推出新的网络系统！集中管理各种数据。
新的网络系统将彻底改变使用Excel、Access和Google电子表格完成的复杂数据管理。该系统可以顺利地执行数据搜索、引用、注册和更新等操作，从而可以轻松创建复杂的数据库。
主要用于会员的客户管理、合同管理、产品管理、任务管理等。
免费计划提供的功能
您可以使用付费计划做什么
评论和声誉
从工程师的角度来看，我在开始工作之前阅读了Exment手册大约一个小时，我发现它很容易使用，几乎没有任何问题。您无需任何编程知识即可使用它。
“开源且无功能限制”
“作为日本供应商的美妙之处”
“增强 API 协作”
“许多操作系统都是兼容的”
GRIDY组件
产品概述及特点
GRIDY Groupware是一个群件应用程序，它激活信息共享并加强公司内外的沟通，包括公司等组织，甚至超越公司之间的集团公司和合作伙伴公司。
传统的群件概念是只在公司内部共享信息，但GRIDY Groupware不仅可以在公司内部共享信息，还可以在保持安全环境的同时与公司外部的GRIDY Groupware用户进行协作，超越公司之间的信息共享无需高级设置或额外投资即可实现。
通过知识资产的共享，包括公司内部和外部的信息共享，沟通变得更加顺畅，运营效率可以进一步提高。
无需高级设置或额外投资。它是一个 SaaS 类型的组件，任何人只要有一台计算机和互联网连接就可以立即使用。
如何免费使用
您可以使用付费计划做什么
评论和声誉
由于合同是针对一家公司的，并且可以无限数量的人使用该服务，因此为所有员工实施该系统的障碍似乎很低。由于该产品提供了从群件到客户管理等业务所需的全面功能，我们收到的反馈是他们不再需要打开那么多屏幕，并且更容易搜索信息。
“人数不限，成本固定，操作方便”
“云式一体包应用”
“以前分散的客户管理和状态管理已经统一了。”
“如果它也能用作通讯工具就好了。”
小组会议
产品概述及特点
免费的组件，可以由无限数量的用户启动。
具有“日程安排”、“设施预约”、“公告栏”、“文件管理”、“审批审批”、“WEB邮件”等多种功能，使组织能够顺畅沟通并促进信息共享。
如何免费使用
您可以使用付费计划做什么
评论和声誉
GroupSession 目前的 ITreview 用户满意度为 3.7，在 Groupware 类别的产品中排名第 11 位。
“可自由定制”
“您可以编辑公司信息，例如日程管理和设施预订。”
“简单易用。”
“我希望公告板功能更丰富一些。”
“作为一个群件来说，它的功能已经足够了，可以免费使用。”
白鹭
产品概述及特点
“Shirasagi”是一款适用于中型和大型网站的 CMS，在 Ruby、Ruby on Rails 和 MongoDB 上运行。由于核心设计是SNS，因此它也可以用作Web应用程序开发平台。
由于它是在 MIT 许可证下开源的，任何人都可以免费使用它。
还有很多工具可以在办公室内发布、共享和利用信息。既然是开源的，所有基本功能当然都是免费的。在改善公司内部沟通的同时，您可以提高运营效率并降低成本。
如何免费使用
您可以使用付费计划做什么
评论和声誉
SHIRASAGI 被誉为高度可定制的组件，因为它响应灵敏（根据设备屏幕的大小显示页面）并且可以汇总各种信息。
“我尝试了 SHIRASAGI，很久以前我在 OSC 上看到过它，对此很好奇，它既可以用作 CMS 也可以用作组件。它反应灵敏，而且似乎很容易使用。”
“主要针对公共机构，群件可以像SNS一样操作，因此中小企业可以防止电子邮件误发，并且可以向调度程序请求和批准假期，因此中小企业可以利用此做很多事情一。''
技术斯托克。
产品概述及特点
Tec Information Co., Ltd. 的“Tec STORK.”是开源组件，可以聚合分散的信息并提高业务效率。除了公告栏、日程管理外，还配备提醒、设备预约等功能。通过与业务系统数据联动，可以扩展功能。
如何免费使用
您可以使用付费计划做什么
（没有任何）
评论和声誉
（没有任何）
活动
产品概述及特点
Activiti是一个Java实现的工作流引擎，可以在BPMN 2.0中执行业务流程。
它有两个核心功能：“一个可以编写符合BPMN 2.0标准的流程图的设计者”和“一个可以将流程图作为业务流程执行/管理的BPM引擎”。
它面向业务最终用户、开发人员、系统管理员等，帮助解决自动化挑战。
如何免费使用
您可以使用付费计划做什么
（没有任何）
评论和声誉
（没有任何）
工作流系统的优点和缺点
实施工作流程产品的好处包括简化操作、减少错误和提高透明度。然而，实施需要初始投资，并且可能需要员工培训和系统定制。此外，选择不能满足公司特定需求的产品可能不会产生预期的结果。
实施免费工作流程系统时的注意事项
实施免费工作流程系统时要小心。以下是需要考虑的要点。
- 检查功能限制
免费的工作流程系统通常有局限性。仔细检查可用用户数量、存储容量和高级功能限制，以确保它们满足您组织的要求。
- 安全和隐私
业务流程和数据可能很敏感。选择免费系统时，请检查其安全和隐私政策，以确保您组织的信息得到适当保护。
- 未来的可扩展性
不仅要考虑它是否支持您组织当前的规模和需求，还要考虑未来的可扩展性。随着您的组织的发展，您的工作流程系统保持灵活性非常重要。
- 支持和文档
即使您的服务是免费的，也要确保它提供足够的支持。此外，用户的文档和培训资源可以帮助实施和使用。
- 整合的可能性
如果您的组织使用现有的工具和系统，请检查您的工作流程系统是否可以与它们集成。与不同工具的协作对于业务流程的顺利进行非常重要。
- 导出数据
检查是否可以从工作流系统导出数据将使将来的迁移和数据备份更加容易。
- 了解使用条款
最好充分了解使用条款，尤其是从免费版本转换为付费版本时的条件、成本和限制。
通过考虑这些注意事项，您可以选择满足您组织的要求和期望的免费工作流程系统。
工作流程系统常见问题解答
问：适合什么行业和组织规模？
答：工作流系统适用于各种行业和组织规模。它对于管理流程重复发生的操作和任务特别有用。
问：哪种工作流程系统更好：基于云的还是本地的？
答：这取决于您组织的要求和安全策略。云非常灵活，并且本地具有强大的安全控制。
问：我的数据如何受到保护？
答：数据安全取决于工作流系统提供商的安全措施。常见措施包括 SSL 加密和访问控制。
问：工作流程系统可以定制吗？
答：有些系统是高度可定制的，而另一些系统则提供一定的灵活性。这取决于您使用的系统。
问：工作流程系统需要培训吗？
答：通常需要培训，具体取决于所实施的工作流程系统的复杂性。许多提供商提供培训资源。
问：实施工作流系统后将如何提供支持？
答：支持因提供商而异，但通常包括在线支持、文档和更新。