ฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์ในซอฟต์แวร์กลุ่มงานมีฟังก์ชันการทำงานแบบใดบ้าง?

ซอฟต์แวร์สำหรับทำงานร่วมกัน (Groupware) มีคุณสมบัติหลากหลายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในธุรกิจ หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์คือ การจัดการกระบวนการทำงาน (Workflow) อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจหลายคนยังไม่คุ้นเคยกับฟังก์ชันการทำงานของกระบวนการทำงาน ดังนั้น บทความนี้จะให้คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน ข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่กำลังพิจารณาที่จะนำซอฟต์แวร์สำหรับทำงานร่วมกันที่มีฟังก์ชันการทำงานของกระบวนการทำงานมาใช้ หรือสำหรับผู้ที่ขาดความรู้เกี่ยวกับกระบวนการทำงาน

เวิร์กโฟลว์คืออะไร?

การแปลคำว่า "เวิร์กโฟลว์" โดยตรงคือ "งาน" = งาน, "โฟลว์" = การไหล ซึ่งหมายถึงขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการทางธุรกิจ ในกระบวนการทำงานภายในองค์กร มักจะมีคนเริ่มต้นงาน และมีคนอนุมัติงานนั้นในตอนท้ายเสมอ การแปลงกระบวนการนี้ให้เป็นดิจิทัลด้วยเวิร์กโฟลว์ของกลุ่มซอฟต์แวร์จะช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการอนุมัติภายในและปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

สามารถยื่นคำขอและขออนุมัติได้จากทุกที่

ฟังก์ชันการทำงานในกลุ่มซอฟต์แวร์นั้นทำงานบนระบบอินเทอร์เน็ตทั้งหมด ดังนั้นจึงสามารถส่งและอนุมัติใบสมัครได้ทุกที่ทุกเวลา ในขณะที่การอนุมัติแบบใช้กระดาษนั้น ไม่สามารถส่งใบสมัครได้จนกว่าผู้มีอำนาจอนุมัติจะกลับมาที่สำนักงาน หากผู้มีอำนาจอนุมัติอยู่ระหว่างเดินทางไปทำธุรกิจหรือลาพักร้อน ก็จะไม่สามารถส่งใบสมัครได้ในช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานทางธุรกิจในภายหลัง

การใช้ซอฟต์แวร์กลุ่มงานที่มีระบบเวิร์กโฟลว์ในตัวช่วยให้สามารถส่งใบสมัครและขออนุมัติได้จากทุกที่ เนื่องจากสามารถทำงานได้โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ตั้งและในเวลาที่สะดวกสำหรับทั้งสองฝ่าย จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจได้อย่างมาก

สะดวกในประเทศญี่ปุ่นที่ตำแหน่งงานถูกแบ่งออกเป็นหลายประเภท

ในญี่ปุ่น ตำแหน่งงานมีการแบ่งย่อยอย่างละเอียด แม้ว่าจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท แต่โดยทั่วไปแล้วลำดับชั้นจะเป็นดังนี้: พนักงานทั่วไป → หัวหน้างาน → หัวหน้าแผนก → ผู้จัดการฝ่าย → ผู้อำนวยการ → ประธานบริษัท กระบวนการอนุมัติภายในก็มักจะใช้ลำดับชั้นนี้เช่นกัน การขออนุมัติโดยใช้เอกสารผ่านกระบวนการนี้อาจใช้เวลาหลายวัน ในโลกธุรกิจ เวลาเป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจพลาดโอกาสทางธุรกิจที่มีค่าไปได้ง่ายๆ

ในสถานการณ์เช่นนี้ การใช้เวิร์กโฟลว์ภายในซอฟต์แวร์กลุ่มงานช่วยให้กระบวนการสมัครและอนุมัติรวดเร็วกว่าการใช้เอกสารกระดาษ ฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทในญี่ปุ่น ซึ่งตำแหน่งงานมีการแบ่งย่อยอย่างละเอียดและมีผู้มีอำนาจอนุมัติหลายคน

เมื่อมีการวางระบบการทำงานที่เหมาะสมแล้ว ก็สามารถลดต้นทุนได้เช่นกัน

การใช้เวิร์กโฟลว์ร่วมกับซอฟต์แวร์กลุ่มงานยังช่วยลดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย หากขออนุมัติผ่านเอกสารกระดาษ จะต้องพิมพ์เอกสารทุกครั้ง ซึ่งทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และหมึกพิมพ์ สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นอย่างมาก นอกจากนี้ เอกสารที่ส่งมาจะต้องได้รับการจัดเก็บ ซึ่งต้องใช้พื้นที่จัดเก็บภายในบริษัท และถือเป็นค่าใช้จ่ายอีกประเภทหนึ่งด้วย

ด้วยฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ของซอฟต์แวร์กลุ่มงาน งานทั้งหมดสามารถทำเสร็จได้ทางออนไลน์ ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการพิมพ์หรือจัดเก็บข้อมูล ทำให้เกิดสภาพแวดล้อมแบบไร้กระดาษ ส่งผลให้สำนักงานสะอาดเรียบร้อยยิ่งขึ้น การนำซอฟต์แวร์กลุ่มงานที่มีฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์มาใช้ จะส่งผลดีต่อการดำเนินงานของธุรกิจและการบริหารจัดการต้นทุนได้เป็นอย่างมาก

สรุป

เราได้อธิบายฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์กลุ่มงานไปแล้ว ฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ช่วยให้การสมัครและการอนุมัติภายในองค์กรสามารถดำเนินการทางออนไลน์ได้ เนื่องจากสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและจากทุกที่ จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุน ทำให้เป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างมาก เมื่อพิจารณาซอฟต์แวร์กลุ่มงาน โปรดตรวจสอบว่ามีฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์รวมอยู่ด้วยหรือไม่