Qual é o groupware adequado para os estilos de trabalho e o teletrabalho?

À medida que a reforma do estilo de trabalho avança, o teletrabalho está a tornar-se rapidamente popular como um novo estilo de trabalho. Isto tem o potencial de melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos funcionários e contribuir para o aumento da produtividade das empresas. Mas para implementar o trabalho remoto com eficácia, você precisa das ferramentas e estratégias certas. Em particular, selecionar e utilizar groupware é a chave para um trabalho remoto bem-sucedido.

Neste artigo, iremos aprofundar a importância do groupware que apoia a reforma do estilo de trabalho e o teletrabalho, como escolhê-lo e como utilizá-lo de forma eficaz. Explicaremos as funções do groupware que suporta o teletrabalho, os critérios para selecionar o melhor groupware para o teletrabalho e os pontos que levarão ao teletrabalho bem-sucedido através de exemplos operacionais reais. Esperamos que esta informação seja um guia útil para empresas e colaboradores que considerem ou implementem o teletrabalho.

Importância do groupware

Funções básicas de groupware

Groupware é uma ferramenta importante para promover o trabalho em equipe e a comunicação. Os principais recursos incluem gerenciamento de cronograma, sistema de e-mail, compartilhamento de arquivos, quadros de mensagens, gerenciamento de projetos e muito mais. Esses recursos facilitam o compartilhamento de informações entre os membros da equipe e melhoram a eficiência do trabalho. Especialmente ao trabalhar em casa, esses recursos podem ajudar a manter sua equipe coesa e fornecer visibilidade do andamento do trabalho.

O papel do groupware na reforma do estilo de trabalho

Desde que a "Lei Relacionada à Reforma do Estilo de Trabalho" entrou em vigor em 1º de abril de 2019, "reforma do estilo de trabalho" tornou-se uma palavra-chave no cenário empresarial japonês.

Como parte da reforma do estilo de trabalho, o Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar está se concentrando em promover a disseminação do teletrabalho, a fim de "realizar estilos de trabalho flexíveis", e fornecerá subsídios de até 1,5 milhão de ienes para parte do custo de implementação para pequenas e médias empresas que trabalham em teletrabalho.Estamos a implementar subsídios para melhorar o trabalho externo, etc.(curso de teletrabalho). A reforma do estilo de trabalho pode ser considerada uma espécie de política nacional.

O importante na reforma do estilo de trabalho é criar um ambiente que melhore a produtividade do trabalho para todos os funcionários, independentemente da sua localização ou estilo de trabalho.Para concretizar esta reforma do estilo de trabalho, a ferramenta que deverá ser introduzida é o “groupware”.

O papel do groupware no teletrabalho

Num ambiente de teletrabalho, o groupware funciona como um escritório virtual. Os membros da equipe podem se comunicar e colaborar em tempo real, independentemente das restrições geográficas. Também serve como um meio para resolver questões específicas do trabalho remoto, como comunicação deficiente e incerteza sobre o andamento do trabalho.

Como usar groupware aprendendo com exemplos

Se você observar exemplos de como o groupware é usado em empresas reais, poderá ver claramente como ele é eficaz. Por exemplo, uma empresa utilizou groupware para criar uma plataforma interna de partilha de informações e para estimular a comunicação entre os funcionários. Isso permite que os funcionários obtenham facilmente informações relacionadas ao seu trabalho, permitindo-lhes tomar decisões com rapidez e executar projetos com eficiência. Também contribui para melhorar a motivação dos funcionários.

Desta forma, o groupware é uma ferramenta essencial de apoio ao sucesso do teletrabalho, e a sua seleção e utilização estão diretamente ligadas à melhoria da produtividade de uma empresa. Na próxima seção, examinaremos mais de perto os pontos a serem considerados ao escolher um groupware adequado para teletrabalho.

Como escolher o melhor groupware para teletrabalho

Pode ser usado até mesmo por pessoas com baixo conhecimento e habilidades em TI

Em primeiro lugar, o importante é que o groupware seja fácil de usar, mesmo para pessoas com baixo conhecimento e habilidades em TI. A alfabetização em TI refere-se à "capacidade de compreender e operar assuntos relacionados a TI". Embora os computadores e smartphones tenham se difundido, ainda há um certo número de pessoas com baixo nível de conhecimento em TI. Mesmo que você possa usar um computador no trabalho, muitas pessoas acham que não são boas nisso.

Se quiser reformar a forma como você trabalha, você precisa escolher groupware que possa ser usado até mesmo por pessoas com baixo conhecimento de TI. Se o groupware avançado for introduzido e apenas algumas pessoas o entenderem, o compartilhamento de informações e a comunicação não melhorarão. Como resultado, a reforma do estilo de trabalho não será realizada. Considere novamente se o groupware que você está considerando implementar pode ser usado por pessoas com baixo conhecimento e habilidades em TI.

Segurança e privacidade

Segurança e privacidade são as considerações mais importantes em um ambiente de trabalho remoto. O groupware escolhido deve atender a padrões de segurança rígidos, incluindo criptografia de dados, controles de acesso seguros e adesão a protocolos de segurança. Isso ajuda a minimizar o risco de comprometimento de informações confidenciais e garante a proteção dos dados durante o trabalho remoto.

Há um período de teste gratuito

Mesmo as versões pagas de groupware podem ter um período de teste gratuito. Se você estiver instalando groupware pela primeira vez, certifique-se de usar a versão de avaliação gratuita. Ao usar a avaliação gratuita, você pode ver como seus funcionários reagem.

Ao pedir aos funcionários que dêem feedback sobre o groupware, você pode verificar sua facilidade de uso. Se você encontrar os problemas, poderá tornar o groupware mais fácil de usar pelos funcionários, o que levará à reforma do estilo de trabalho.

Se você deseja reformar seu estilo de trabalho com groupware, recomendamos aproveitar a avaliação gratuita.

Compatível com vários dispositivos

Esse é um recurso que muitos groupwares possuem, mas ser compatível com vários dispositivos também é um ponto importante. A reforma do estilo de trabalho também inclui estilos de trabalho flexíveis.

Se for compatível com vários dispositivos, você poderá trabalhar em um local comercial distante em seu próprio dispositivo, sem precisar retornar ao escritório, ou poderá se deslocar facilmente e realizar reuniões em seu escritório.

O uso de vários dispositivos pode mudar muito a maneira como você trabalha todos os dias. Se você deseja reformar sua maneira de trabalhar, escolha groupware para vários dispositivos.

Equipado com sistema de videoconferência

Os sistemas de videoconferência são indispensáveis para funções de groupware que permitem a reforma do estilo de trabalho. Com um sistema de videoconferência, você pode participar de reuniões sem sair de sua mesa.

Quanto tempo você gasta procurando e reservando salas de conferência no seu trabalho diário?

Se o seu groupware tiver um sistema de videoconferência, você poderá usar o tempo gasto anteriormente na preparação das reuniões para outras tarefas. Você gastará menos tempo sem produzir dinheiro e poderá realizar um trabalho mais valioso. Isto pode realmente ser chamado de reforma do estilo de trabalho.

Ao escolher groupware, escolher um produto com funcionalidade de sistema de videoconferência pode ajudá-lo a reformar seu estilo de trabalho.

Funções e desempenho flexíveis

À medida que a globalização avança, o cenário empresarial continua a mudar rapidamente. É por isso que as empresas precisam responder com flexibilidade a essas mudanças.

O groupware que afeta a forma como uma empresa funciona também deve ser um produto com funções e desempenho flexíveis. Não importa quanto esforço você faça para introduzir o groupware, ele será inútil se o produto não puder responder às mudanças na sua empresa.

A reatribuição de pessoal e mudanças nos projetos são ocorrências comuns. Groupware que pode se adaptar às mudanças dos tempos e dentro da sua empresa será útil para reformar a forma como você trabalha dentro da sua empresa. Se você quiser mudar a maneira como trabalha, escolha groupware flexível.

Se você dominar o groupware, poderá realizar uma reforma no estilo de trabalho.

Neste artigo, investigamos "O que é o groupware adequado para a reforma do estilo de trabalho e o teletrabalho?" Começando com uma introdução às funções básicas do groupware, explicaremos detalhadamente o papel e o valor do groupware a partir de uma ampla gama de perspectivas, incluindo a sua importância num ambiente de teletrabalho, critérios de selecção e como operá-lo eficazmente nas empresas reais. fez.

O teletrabalho é um estilo de trabalho que continuará a ser adoptado por muitas empresas no futuro, e a selecção e utilização do groupware apropriado é essencial para o seu sucesso. A escolha de groupware que enfatize segurança, flexibilidade e usabilidade é fundamental para tornar o trabalho remoto mais eficaz e eficiente. É também importante referir exemplos práticos e explorar métodos operacionais que vão ao encontro das necessidades dos colaboradores.

Por último, esperamos que este artigo seja um recurso útil para empresas que implementaram o teletrabalho ou que estão a considerar implementá-lo.