Apa yang terlintas di benak Anda saat mendengar kata paperless? Banyak orang mungkin mengira ini “ramah lingkungan”. Memang benar paperless lebih ramah lingkungan. Namun manfaat dari penggunaan kertas tanpa kertas tidak berhenti sampai disitu saja.
Jadi, di sini kami akan memperkenalkan manfaat operasi tanpa kertas dan cara mencapainya dengan groupware.
Apa itu tanpa kertas?
Paperless berarti memanfaatkan sepenuhnya komunikasi elektronik (misalnya email, chat, dll.) dan sebisa mungkin menghindari penggunaan kertas. Misalnya, upaya dapat dilakukan untuk mengubah dokumen kertas menjadi file PDF dan menyimpannya di server file bersama.
Namun, tidak menggunakan kertas “bukan berarti tidak menggunakan satu lembar kertas pun”. Tujuannya adalah untuk memisahkan dan mengatur dokumen-dokumen yang wajib disimpan dalam bentuk kertas dan yang tidak.
Apa itu perangkat grup?
Groupware adalah sekelompok alat yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja dengan berbagi informasi dan berkomunikasi. Ini memiliki fitur seperti obrolan, manajemen tugas, manajemen jadwal, berbagi file, dan konferensi web.
Obrolan & Messenger adalah groupware yang mengintegrasikan obrolan bisnis, konferensi web, berbagi file, manajemen jadwal, manajemen dokumen, reservasi ruang konferensi, dan manajemen kehadiran dengan cara yang mudah digunakan. Keamanan sempurna untuk bisnis,Tersedia secara gratis!
Keuntungan dari tidak menggunakan kertas
Mari kita lihat manfaat dari penerapan tanpa kertas.
Menemukan dokumen relatif mudah
Daripada menyimpan dokumen kertas di dalam binder, Anda dapat mendigitalkannya dan mengurutkannya berdasarkan kategori atau tanggal untuk mengakses informasi yang Anda inginkan dengan cepat.
Mengurangi risiko kebocoran informasi
Jika Anda membawa media kertas ke luar kantor, ada kemungkinan Anda tidak sengaja menjatuhkan dokumen tersebut. Dalam kasus media elektronik, dengan memberikan izin melihat tergantung pada dokumennya, tidak perlu khawatir dokumen akan dilihat meskipun PC klien salah tempat.
Memiliki efek pengurangan biaya
Media kertas menimbulkan biaya-biaya seperti biaya kertas, biaya cetak, dan ruang penyimpanan (kabinet). Digitalisasi dapat memangkas biaya-biaya ini.
Dokumen dapat dibagikan dengan lokasi terpencil
Dokumen kertas tidak dapat dibagikan kepada staf di lokasi terpencil. Dengan media elektronik, Anda dapat berbagi informasi dengan staf jarak jauh melalui jaringan dengan menempatkan dokumen elektronik di lokasi bersama dan dapat dilihat.
Bagaimana mencapai paperless menggunakan groupware
Sekarang setelah kita memahami manfaat dari penerapan paperless, mari kita lihat bagaimana cara mencapai paperless menggunakan groupware.
Hemat kertas dengan fungsi berbagi file
Groupware memiliki fungsi berbagi file. Dengan menggunakan fungsi berbagi file, Anda dapat menghemat kertas.
Namun, memiliki fungsi berbagi file saja tidak cukup. Penting untuk memilih groupware yang memungkinkan Anda mendapatkan manfaat dari sistem tanpa kertas yang disebutkan sebelumnya.
Secara khusus, ``pencarian file berkecepatan tinggi dan gesit'' serta ``keamanan'' merupakan karakteristik yang dimiliki setiap groupware. Silakan gunakan ini sebagai referensi untuk menentukan groupware mana yang terbaik untuk Anda.
Anda juga dapat menggunakan fungsi papan buletin dan obrolan bisnis.
Mungkin ada kasus di mana konten tidak layak untuk disatukan dalam satu file. Dalam hal ini, fungsi papan buletin dan obrolan bisnis dapat membantu.
Komunikasi menggunakan papan pesan dan obrolan tetap ada di groupware, yang berguna jika Anda ingin meninjaunya nanti.
Konferensi web juga efektif untuk mengurangi penggunaan kertas
Konferensi web adalah sistem yang memungkinkan Anda mengadakan pertemuan dengan banyak staf di lokasi yang jauh melalui Internet.
Konferensi web adalah "alat yang berguna untuk berkomunikasi menggunakan informasi elektronik." Saat menggunakan konferensi web, media elektronik lebih nyaman dibandingkan media kertas karena terhubung secara mulus dengan fungsi berbagi file, papan buletin, dan fungsi obrolan.
Nikmati manfaat tanpa kertas dengan groupware!
Saya harap Anda dapat memahami bahwa paperless tidak hanya ramah lingkungan, tetapi juga memiliki keunggulan dalam hal biaya, keamanan, dan berbagi informasi.
Dengan memanfaatkan groupware dengan baik, Anda dapat sepenuhnya memperoleh manfaat dari tidak menggunakan kertas. Harap pertimbangkan untuk memperkenalkannya sekali.