工作流程系統是一種軟體或系統，可自動執行組織內的業務流程和任務流程以提高效率。透過實施它，業務流程將實現自動化，從而帶來諸如提高效率、增加透明度和減少人為錯誤等好處，從而提高整個組織的營運效率。特別是，免費提供的工作流程系統很有吸引力，因為它們可以簡化操作，同時降低成本。
在這篇文章中，我們將徹底比較和介紹七種您可以繼續免費使用的工作流程系統。我們也介紹了工作流程系統的優點和缺點、選擇工作流程系統時的考慮點、引入工作流程系統時的注意點，我們也回答了常見問題，所以請看一下。
工作流程系統比較列表
以下產品是工作流程系統，您可以繼續完全免費使用。
| 產品名稱 | 主要特點 | 付費版價格 （預計每月） | 工作流程 的功能 | Cloud | 本地部署 錯誤 | 人數有限 免費規劃 | 應用程式 一致 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 聊天&信使 | 聊天 网络会议 計畫任務管理 考勤管理 工作流程 | On-premise 200日圓起 Cloud 300日圓起 | 無需編碼即可建立申請表和路線 準備表格模板 透過聊天進行申請/審核操作 通知與提醒功能 | ○ | ○ | 50人 | ○ |
| 埃克斯蒙特 | 使用者管理 任务管理 數據視覺化 | On-premise 0日圓起 Cloud 1,500日圓起 （維護、安裝支援服務、原創外掛程式開發等另行收費） | 無需編碼即可建立應用程式路由 進出口 通知（電子郵件、Slack、Teams） | ○ | ○ | 無限 | × |
| GRIDY組件 | 聊天 时间安排 任务管理 考勤管理 聯絡人管理 專案管理 設備管理設備預約文件共享 | 一體 16,500日圓起 （初期費用為0日圓） | 無需編碼即可建立申請表和路線 | ○ | - | 無限 | △ |
| 小組會議 | 聊天 论坛 时间安排 考勤管理 聯絡人管理 專案管理 設備預約 文件共享 確認安全性 | 智慧型裝置相容 1,000 日圓 ~ 推播通知 1,000 日圓 ~ 支援 4,500 日元 ~ | 無需編碼即可建立申請表和路線 準備表格模板 匯出（csv、PDF）通知（電子郵件） | ○ | ○ | 無限 | △ |
| 白鷺 | 資訊 网络会议 时间安排 考勤管理 聯絡人管理 專案管理 設備預約 文件共享 | 雲35,000日元~ | 申請表/路線創建 通知（電子郵件、日程安排） | ○ | ○ | 無限 | ○ |
| 技術斯托克。 | 邮 时间安排 考勤管理 設備預約 文件共享 | （由於開源免費） | 與會計系統連結 | - | ○ | 無限 | × |
| 活動 | （全部免費，因為它是開源的） | 無需編碼即可建立申請表和路線 準備表格模板 | - | ○ | 無限 | × |
什麼是工作流程系統？
工作流程是業務流程的結構化和文件化。這使得您的工作每一步都更加清晰，並提高執行的一致性和效率。工作流程的主要目的是提高工作的透明度並簡化和優化流程。
這包括自動化任務、減少錯誤、改善溝通等等。透過正確管理工作流程，公司可以提高準確性和生產力。
工作流程系統基本功能
工作流程的基本功能是支援幫助組織有效且有效率地管理其員工和部門產生的費用的流程。以下是工作流程系統中基本功能的範例。
輸入表單設計
它是為應用程式等建立輸入表單的功能，有多種格式，也有可以匯入和處理現有表單的工具。
流程定義功能
這是設定工作流程申請和批准（批准）順序的功能。您可以透過直覺的操作建立流程，並且可以靈活應對組織變化。還有一些功能可讓您根據特定條件和觸發器設定自動任務分配、審批流程、通知等規則。
申請/審核功能
這是工作流程系統的典型功能。申請人使用此功能提交申請，審核者確認內容並批准、拒絕或發回。能夠追蹤審批階段（狀態）的進度、審核者等，讓工作更有效率、更透明。
通知功能
此功能通知相關方申請和批准的狀態。您可以在申請獲得批准時通知申請人，或在批准延遲的情況下向批准人發送提醒。
其他系統協作功能
可與考勤管理、費用結算、會計等其他系統連結。還有一些產品可以使用API無縫鏈接，可以使用CSV檔案等輸入和輸出資料。
透過正確利用這些功能，您可以期待更高的營運效率和透明度、更順暢的工作流程以及更高的生產力。
選擇工作流程系統時的考慮要點
選擇工作流程系統時需要檢查以下六點。
可以免費使用嗎？
如果採用付費工作流程系統，則會產生初始費用和月費。這些成本根據系統提供格式、功能、員工數量等而有所不同，而客製化、外部軟體整合、支援等可能需要額外成本。
另一方面，您可以透過選擇免費的工作流程系統來節省金錢。選擇適合自己公司預算的系統，要考慮使用者數量、功能、資料保存期限、支援系統等，選擇性價比高的系統。
雲端類型還是本機類型？
有兩種類型的工作流程系統：“本地”，您管理自己的伺服器和系統；“雲端”，系統儲存在 Internet 上的伺服器上。
本地模型的初始成本和維護成本較高，但允許您管理自己的資料並允許相對自由的客製化。另一方面，基於雲端的系統具有較低的初始和維護成本，但缺點是依賴系統提供者的資料安全和備份。根據您公司的預算和資料管理政策選擇最佳的系統配置格式。
能否與現有系統對接？
工作流程系統可以透過與工資系統、人力資源管理系統等其他系統的連結來提高工作效率並集中資料。然而，連結系統存在各種問題，例如資料格式和規格的差異，因此必須小心。請確認是否可以與貴公司營運的系統連接，以及需要多少成本和工時。
有良好的支持系統嗎？
實施工作流程系統時，需要係統設定、實施支援、教育等支援。此外，即使在實施之後，也可能需要支援來處理系統問題和法律修訂。系統提供者的支援系統各不相同，包括電話、電子郵件、聊天等方式、時段和費用。檢查他們是否提供滿足您需求的支援系統。
是否涵蓋了必要的功能？
大多數工作流程系統都配備了基本功能，例如時間戳記、聚合和休假管理功能。但是，是否可以自訂或變更設定以適合公司的工作系統和工作規則，具體取決於系統。此外，班次管理、工時管理等有用的功能也可能可用，因此請務必檢查您的公司是否具有您需要的功能。
是否符合電子簿記法？
《電子簿記法》是一項允許以前要求以紙本形式保存的國家稅務相關帳簿和文件以電子方式保存的法律。 2022年1月，修改法律以推廣無紙化技術，讓電子資料的儲存變得更加容易。這項變更減少了會計處理所需的工作量，並進一步擴大了實施雲端會計軟體的好處。
電子簿記法適用的文件分為國家涉稅帳簿和國家涉稅文件（文件、掃描器儲存、電子交易）。
根據《電子簿記法》，每個文件類別的詳細儲存要求有所不同，但所有文件都必須滿足兩個要求：「確保真實性」和「確保可見性」。 「確保真實性」是指能夠確認資料準確且未被竄改，而「確保可見性」是指確保任何人都可以輕鬆查看和確認資料。
工作流程系統需符合國家涉稅帳簿、結算相關單據、國家涉稅交易單據副本的儲存要求。確保真實性的範例包括保存帶有時間戳記的文件的能力和更正/刪除歷史記錄功能。此外，作為確保可見性的範例，需要使用交易日期、交易金額和業務夥伴作為搜尋項目的搜尋功能，以及下載電子資料以準備稅務審計的功能。
如果您想在工作流程系統中保存國家稅務相關書籍和文檔，請確保滿足這些要求。
哪個工作流程系統比較好，免費還是付費？
選擇工作流程系統時，重要的一點是選擇免費還是付費。免費系統沒有初始費用或月費，並且具有足夠的基本功能，但可能存在使用限制和支援不足。付費系統沒有使用限制，並且有廣泛的資料儲存和支持，但它們的缺點是價格昂貴，而且許多情況下由於功能太多而難以充分使用它們。
最好先檢查免費系統的可用性和功能，並在必要時考慮轉向付費方案。
7個推薦的免費工作流程系統
這裡我們將介紹七種工作流程系統，您可以繼續免費使用。
聊天&信使
產品概述及特色
Chat&Messenger是一個群件，具有商務聊天、網路會議、文件共享等功能以及工作流程功能。工作流程功能最大的特色是利用PC日誌即時管理考勤和考勤。這種基於 PC 日誌的工作流程以客觀記錄為基礎，可有效防止詐欺和虛假報告。它還具有基本的工作流程功能，例如休假管理和警報通知。
Chat & Messenger 集中了商務聊天、網路會議和工作流程功能，無需安裝多個系統，從而降低了成本。
免費方案提供的功能
您可以使用付費方案做什麼
評論和聲譽
對於聊天和通訊功能的易用性，有許多正面的評價。
“您可以順利地發送通過電子郵件難以發送的大文件。”
“訊息到達時的通知易於理解”
``方便檢查閱讀狀態並重新發送給離線用戶''
埃克斯蒙特
產品概述及特色
推出新的網路系統！集中管理各種數據。
新的網路系統將徹底改變使用Excel、Access和Google電子表格完成的複雜資料管理。該系統可以順利地執行資料搜尋、引用、註冊和更新等操作，從而可以輕鬆建立複雜的資料庫。
主要用於會員的客戶管理、合約管理、產品管理、任務管理等。
免費方案提供的功能
您可以使用付費方案做什麼
評論和聲譽
從工程師的角度來看，我在開始工作之前閱讀了Exment手冊大約一個小時，我發現它很容易使用，幾乎沒有任何問題。您無需任何程式設計知識即可使用它。
“開源且無功能限制”
“作為日本供應商的美妙之處”
“增強 API 協作”
“許多作業系統都是相容的”
GRIDY組件
產品概述及特色
GRIDY Groupware是一個群件應用程序，它激活資訊共享並加強公司內外的溝通，包括公司等組織，甚至超越公司之間的集團公司和合作夥伴公司。
傳統的群件概念是只在公司內部共享信息，但GRIDY Groupware不僅可以在公司內部共享信息，還可以在保持安全環境的同時與公司外部的GRIDY Groupware用戶進行協作，超越公司之間的信息共享無需進階設定或額外投資即可實現。
透過知識資產的分享，包括公司內部和外部的資訊共享，溝通變得更加順暢，營運效率可以進一步提高。
無需高級設定或額外投資。它是一個 SaaS 類型的組件，任何人只要有一台電腦和網路連線就可以立即使用。
如何免費使用
您可以使用付費方案做什麼
評論和聲譽
由於合約是針對一家公司的，並且可以使用該系統的人數不受限制，因此為所有員工實施該系統的障礙似乎很低。由於該產品提供了從群件到客戶管理等一系列業務所需的全面功能，客戶表示他們不再需要打開那麼多螢幕，並且更容易搜尋資訊。
“人數不限，成本固定，操作方便”
“雲端一體包應用程式”
“以前分散的客戶管理和狀態管理已經統一了。”
“如果它也能用作通訊工具就好了。”
小組會議
產品概述及特色
免費的組件，可以由無限數量的用戶啟動。
具有「日程安排」、「設施預約」、「公告欄」、「文件管理」、「審批審批」、「WEB郵件」等多種功能，使組織能夠順暢溝通並促進資訊共享。
如何免費使用
您可以使用付費方案做什麼
評論和聲譽
GroupSession 目前的 ITreview 用戶滿意度為 3.7，在群件類別產品中排名第 11 位。
“可自由訂製”
“您可以編輯公司信息，例如日程管理和設施預訂。”
“簡單易用。”
“我希望公告板功能更豐富一些。”
“作為一個群件來說，它的功能已經足夠了，可以免費使用。”
白鷺
產品概述及特色
「Shirasagi」是一款適用於中型和大型網站的 CMS，在 Ruby、Ruby on Rails 和 MongoDB 上運行。由於核心設計是SNS，因此它也可以用作Web應用程式開發平台。
由於它是在 MIT 許可證下開源的，任何人都可以免費使用它。
還有很多工具可以在辦公室內發布、分享和利用資訊。既然是開源的，所有基本功能當然都是免費的。在改善公司內部溝通的同時，您可以提高營運效率並降低成本。
如何免費使用
您可以使用付費方案做什麼
評論和聲譽
SHIRASAGI 被譽為高度可自訂的元件，因為它響應靈敏（根據裝置螢幕的大小顯示頁面）並且可以匯總各種資訊。
“我嘗試了 SHIRASAGI，很久以前我在 OSC 上看到過它，對此很好奇，它既可以用作 CMS 也可以用作組件。它反應靈敏，而且似乎很容易使用。”
「主要針對公共機構，群組可以像SNS一樣操作，因此中小企業可以防止電子郵件誤發，並且可以向調度程序請求和批准假期，因此中小企業可以利用此做很多事情一。''
技術斯托克。
產品概述及特色
Tec Information Co., Ltd. 的「Tec STORK.」是開源元件，可以聚合分散的資訊並提高業務效率。除了公告欄、行程管理外，還配備提醒、設備預約等功能。透過與業務系統資料的鏈接，可以擴展功能。
如何免費使用
您可以使用付費方案做什麼
（沒有任何）
評論和聲譽
（沒有任何）
活動
產品概述及特色
Activiti是Java實現的工作流程引擎，可以在BPMN 2.0中執行業務流程。
它有兩個核心功能：「一個可以編寫符合BPMN 2.0標準的流程圖的設計者」和「一個可以將流程圖作為業務流程執行/管理的BPM引擎」。
它面向業務最終用戶、開發人員、系統管理員等，幫助解決自動化挑戰。
如何免費使用
您可以使用付費方案做什麼
（沒有任何）
評論和聲譽
（沒有任何）
工作流程系統的優點和缺點
實施工作流程產品的好處包括簡化操作、減少錯誤和提高透明度。然而，實施需要初始投資，並且可能需要員工培訓和系統客製化。此外，選擇無法滿足公司特定需求的產品可能不會產生預期的結果。
實施免費工作流程系統時的注意事項
實施免費工作流程系統時要小心。以下是需要考慮的要點。
- 檢查功能限制
免費的工作流程系統通常有其限制。仔細檢查可用使用者數量、儲存容量和進階功能限制，以確保它們符合您組織的要求。
- 安全和隱私
業務流程和資料可能很敏感。選擇免費系統時，請檢查其安全和隱私政策，以確保您組織的資訊得到適當保護。
- 未來的可擴展性
不僅要考慮它是否支援您組織當前的規模和需求，還要考慮未來的可擴展性。隨著您的組織的發展，您的工作流程系統保持靈活性非常重要。
- 支援和文檔
即使您的服務是免費的，也要確保它提供足夠的支援。此外，使用者的文檔和培訓資源可以幫助實施和使用。
- 整合的可能性
如果您的組織使用現有的工具和系統，請檢查您的工作流程系統是否可以與它們整合。與不同工具的協作對於業務流程的順利進行非常重要。
- 匯出數據
檢查是否可以從工作流程系統匯出資料將使將來的遷移和資料備份更加容易。
- 了解使用條款
最好充分了解使用條款，尤其是從免費版本轉換為付費版本時的條件、成本和限制。
透過考慮這些注意事項，您可以選擇滿足您組織的要求和期望的免費工作流程系統。
工作流程系統常見問題解答
Q：適合什麼產業和組織規模？
答：工作流程系統適用於各種產業和組織規模。它對於管理流程重複發生的操作和任務特別有用。
Q：哪種工作流程系統比較好：基於雲端的還是本地的？
答：這取決於您組織的要求和安全策略。雲端非常靈活，並且本地具有強大的安全控制。
問：我的資料如何受到保護？
答：資料安全取決於工作流程系統提供者的安全措施。常見措施包括 SSL 加密和存取控制。
Q：工作流程系統可以客製化嗎？
答：有些系統是高度可自訂的，而有些系統則提供一定的彈性。這取決於您使用的系統。
Q：工作流程系統需要訓練嗎？
答：通常需要培訓，具體取決於所實施的工作流程系統的複雜性。許多提供者提供培訓資源。
Q：實施工作流程系統後將如何提供支援？
答：支援因提供者而異，但通常包括線上支援、文件和更新。