[คู่มือฉบับสมบูรณ์] การประชุมผ่านเว็บคืออะไร? การอธิบายทุกอย่างอย่างละเอียดตั้งแต่กลไกไปจนถึงผลประโยชน์ทางธุรกิจ

การประชุมทางเว็บได้กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ขาดไม่ได้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสมัยใหม่ บริษัทหลายแห่งกำลังดำเนินการอย่างจริงจัง เนื่องจากช่วยให้พวกเขาแบ่งปันข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก้าวข้ามข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ และประหยัดเวลาและเงิน

นอกจากนี้ เทคโนโลยีการประชุมทางเว็บยังมีการพัฒนาทุกวัน และมีตัวเลือกผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย อย่างไรก็ตาม เพื่อที่จะเลือกและใช้เทคโนโลยีเหล่านี้อย่างเหมาะสมอย่างมีประสิทธิผล สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจกลไกและฟังก์ชันพื้นฐานของเทคโนโลยีเหล่านี้

คู่มือนี้ให้รายละเอียดแง่มุมต่างๆ ของการประชุมทางเว็บตั้งแต่พื้นฐานไปจนถึงประโยชน์ทางธุรกิจและวิธีการนำไปใช้และมอบวิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของการประชุมทางเว็บสำหรับธุรกิจของคุณ สิ่งที่ต้องทำ เราจะอธิบายทุกอย่างตั้งแต่การแนะนำไปจนถึงการทำงานของการประชุมผ่านเว็บจากมุมมองที่หลากหลาย ดังนั้นโปรดอ่านให้จบ

พื้นฐานของการประชุมผ่านเว็บ

それでは、まずWeb会議とは何かについて深掘りをしていきましょう。ここでは、Web会議の基本を押さえるための解説をしていきます。

การประชุมผ่านเว็บคืออะไร?

การประชุมทางเว็บเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมในสถานที่ต่าง ๆ สามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ผ่านอินเทอร์เน็ต ระบบช่วยให้สามารถส่งสัญญาณภาพและเสียงได้ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นกันบนหน้าจอและสนทนากัน การประชุมผ่านเว็บช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด โดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงระยะทางและการเดินทาง

ลักษณะสำคัญของการประชุมผ่านเว็บคือความสะดวกและการเข้าถึง คุณไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์พิเศษหรืออุปกรณ์ราคาแพงใด ๆ คุณสามารถเข้าร่วมได้อย่างง่ายดายจากคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนของคุณตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย รวมถึงการประชุมทางธุรกิจ การสัมมนาด้านการศึกษา และการโทรระหว่างบุคคล

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีมีส่วนอย่างมากต่อการแพร่กระจายของการประชุมผ่านเว็บ การแพร่กระจายของอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงและการปรับปรุงเทคโนโลยี เช่น เว็บแคมและไมโครโฟน ทำให้แฮงเอาท์วิดีโอคุณภาพสูงเป็นไปได้ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บจำนวนมากยังมีคุณสมบัติที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การแชร์หน้าจอ การถ่ายโอนไฟล์ และฟังก์ชันการแชทแบบเรียลไทม์ ส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) ของผลิตภัณฑ์การประชุมผ่านเว็บหลักๆ มีดังนี้

การประชุมผ่านเว็บกำลังเปิดช่องทางการทำงานแบบใหม่ บริษัทและสถาบันการศึกษาหลายแห่งนำมาใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานจากระยะไกลและการจัดการงานที่ยืดหยุ่น แนวทางทุกที่ทุกเวลานี้ยังส่งเสริมความร่วมมือและความร่วมมือระดับโลก โดยเร่งสร้างนวัตกรรมในอุตสาหกรรมและภาคส่วนต่างๆ

กลไกทางเทคนิคและการเข้ารหัสการประชุมทางเว็บ

ระบบการประชุมทางเว็บใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลเสียง วิดีโอ และข้อความ กระบวนการนี้อาศัยเทคโนโลยีที่เรียกว่า WebRTC (การสื่อสารแบบเรียลไทม์ผ่านเว็บ) เป็นอย่างมาก WebRTC ช่วยให้สามารถสตรีมเสียงและวิดีโอได้โดยตรงระหว่างเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์หรือปลั๊กอินเพิ่มเติม เทคโนโลยีนี้ทำให้การสื่อสารแบบเรียลไทม์ง่ายและมีประสิทธิภาพ ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้

WebRTC เป็นโอเพ่นซอร์สและได้รับการสนับสนุนอย่างกว้างขวางจากเว็บเบราว์เซอร์หลักๆ รวมถึง Google Chrome, Mozilla Firefox และ Apple Safari การแพร่กระจายนี้ทำให้การประชุมทางเว็บง่ายขึ้นและเข้าถึงได้มากขึ้น WebRTC ยังรวมเข้ากับโปรโตคอลจำนวนหนึ่งที่เปิดใช้งานการบีบอัดและถ่ายโอนข้อมูล การซิงโครไนซ์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ และต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่รวดเร็ว รวมถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ นี่เป็นสิ่งสำคัญ

สิ่งที่น่าสังเกตก็คือ WebRTC มีฟังก์ชันการเข้ารหัสเป็นมาตรฐาน ตามค่าเริ่มต้น WebRTC จะใช้ SRTP (Secure Real-time Transport Protocol) และ DTLS (Datagram Transport Layer Security) เป็นโปรโตคอลการสื่อสาร ซึ่งจะเข้ารหัสการสื่อสารทั้งหมด การเข้ารหัสในตัวนี้ช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ส่งและรับระหว่างการประชุมทางเว็บได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัยและไม่สามารถถอดรหัสได้ แม้ว่าข้อมูลการสื่อสารจะถูกดักจับโดยผู้โจมตีภายนอกก็ตาม ซึ่งช่วยลดความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยในการสื่อสารสำหรับธุรกิจและบุคคลที่ใช้การประชุมทางเว็บได้อย่างมาก

ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับการประชุมทางเว็บ

ข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์

หากต้องการจัดการประชุมทางเว็บ คุณต้องมีฮาร์ดแวร์พื้นฐานบางอย่าง ซึ่งรวมถึง:

1. กล้อง: ต้องใช้เว็บแคมในตัวหรือภายนอกสำหรับการสนทนาทางวิดีโอ กล้องคุณภาพสูงให้ภาพที่ชัดเจนและปรับปรุงการสื่อสาร
2. ไมโครโฟน:ต้องใช้ไมโครโฟนในตัวหรือภายนอกเพื่อการสื่อสารด้วยเสียงที่ชัดเจน ไมโครโฟนพร้อมฟังก์ชันตัดเสียงรบกวนช่วยลดเสียงรบกวนรอบข้างและให้เสียงที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
3. ลำโพงหรือชุดหูฟัง: ต้องใช้ลำโพงหรือชุดหูฟังเพื่อฟังผู้เข้าร่วม ชุดหูฟังช่วยลดเสียงรบกวนรอบข้างและมอบสภาพแวดล้อมการประชุมที่เป็นส่วนตัว

การเลือกซอฟต์แวร์

การเลือกซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมผ่านเว็บเป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจ เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บที่ทันสมัยจำนวนมากสามารถเข้าถึงได้โดยตรงจากเว็บเบราว์เซอร์มาตรฐานโดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชันพิเศษ

ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มการประชุมทางเว็บหลักๆ เช่น Chat&Messenger, Google Meet และ Microsoft Teams สามารถใช้งานได้ง่ายบนเบราว์เซอร์รุ่นใหม่ส่วนใหญ่ หากต้องการใช้บริการเหล่านี้ คุณเพียงแค่ต้องสร้างบัญชีและติดตั้งส่วนขยายเบราว์เซอร์แบบง่ายหากจำเป็น จากนั้นเพียงคลิกลิงก์เพื่อเข้าร่วมการประชุมโดยตรง

ความสะดวกในการใช้งานนี้ได้ลดอุปสรรคในการสื่อสารในโลกธุรกิจลงอย่างมาก ระบบการประชุมแบบเดิมๆ ต้องใช้อุปกรณ์พิเศษและการตั้งค่าที่ซับซ้อน แต่ด้วยการประชุมทางเว็บ การเตรียมการก็สามารถทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

ความแตกต่างระหว่างระบบการประชุมผ่านเว็บและระบบการประชุมทางวิดีโอ

เครื่องมือการประชุมทางเว็บและระบบการประชุมทางวิดีโอเป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับการประชุมออนไลน์ แต่เครื่องมือแต่ละอย่างก็มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง

 ระบบการประชุมทางวิดีโอเป็นระบบที่สามารถส่งและรับเสียงและวิดีโอคุณภาพสูงโดยใช้อุปกรณ์และสายสัญญาณเฉพาะ ข้อดีได้แก่ คุณภาพการสื่อสารที่เสถียรและความปลอดภัยสูง แต่การติดตั้งและการใช้งานต้องใช้ต้นทุนและเทคโนโลยีสูง และมีข้อจำกัดด้านสถานที่และเวลา

ในทางกลับกัน เครื่องมือการประชุมทางเว็บเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดการประชุมบนอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟนผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายดาย มีข้อดีคือมีต้นทุนต่ำ ใช้งานง่าย มีความยืดหยุ่นทั้งในด้านสถานที่และเวลา แต่ต้องคำนึงถึงคุณภาพและความปลอดภัยของการสื่อสารด้วย

比較項目	対面会議	การประชุมทางเว็บ
開催場所	同一の会議室	オンライン（自宅・外出先など）
移動時間	ความต้องการ	ไม่จำเป็น
会議の記録	手動（メモや録音）	自動録画可能
ค่าใช้จ่าย	会場費・交通費など発生	ほぼゼロ（ツール代のみ）

การประชุมผ่านเว็บมีประโยชน์อย่างไร?

มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมผ่านเว็บ ที่นี่เราจะแนะนำคุณประโยชน์ของการประชุมผ่านเว็บ

สามารถลดต้นทุนได้อย่างมาก

ประโยชน์ทางเศรษฐกิจที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งที่การประชุมผ่านเว็บนำมาสู่ธุรกิจของคุณคือการประหยัดต้นทุน ด้านล่างนี้คือขอบเขตเฉพาะของการประหยัดต้นทุนที่สามารถทำได้ผ่านการประชุมผ่านเว็บ

• ลดต้นทุนการเดินทางและการขนส่ง: การเดินทางไปประชุมมีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก รวมถึงค่าตั๋วเครื่องบิน ที่พัก และค่าเดินทาง การประชุมผ่านเว็บสามารถลดต้นทุนเหล่านี้จนเกือบเป็นศูนย์
• ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาพื้นที่การประชุม: มีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเช่า การบำรุงรักษา และการจัดการพื้นที่การประชุมทางกายภาพ การประชุมผ่านเว็บช่วยลดความต้องการพื้นที่เหล่านี้ได้อย่างมากและลดต้นทุนที่เกี่ยวข้อง
• เพิ่มผลผลิตผ่านการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ: นอกเหนือจากการประหยัดต้นทุนโดยตรงแล้ว การลดเวลาการเดินทางยังช่วยเพิ่มผลผลิตของพนักงานอีกด้วย ประหยัดเวลาที่พนักงานของคุณใช้ในการเดินทางไปทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้น
• ลดต้นทุนการดำเนินงานสำนักงาน: ด้วยการเปิดใช้การทำงานจากระยะไกลและการทำงานแบบผสมผสาน ทำให้สามารถลดพื้นที่สำนักงานและลดต้นทุนการดำเนินงานของสำนักงาน เช่น ไฟฟ้า การทำความร้อน การทำความเย็น และการทำความสะอาด
• การลดต้นทุนการสื่อสาร: เมื่อเปรียบเทียบกับการประชุมทางโทรศัพท์แบบเดิมๆ และการโทรระหว่างประเทศ การประชุมทางเว็บใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งสามารถลดต้นทุนการสื่อสารได้อย่างมาก
• การลดการใช้กระดาษ: การประชุมทางเว็บทำให้การแบ่งปันเอกสารดิจิทัลเป็นเรื่องง่าย ลดต้นทุนการพิมพ์และการใช้กระดาษ

สามารถทำงานระยะไกลได้

การทำงานจากระยะไกลเป็นวิธีการทำงานที่พนักงานทำงานจากสถานที่ภายนอกสำนักงาน เช่น บ้าน ร้านกาแฟ หรือพื้นที่ทำงานร่วมกัน แตกต่างจากการทำงานในสำนักงานแบบเดิมๆ เราใช้อินเทอร์เน็ตและเทคโนโลยีการสื่อสารต่างๆ เพื่อดำเนินงานโดยไม่ต้องเชื่อมโยงกับสถานที่ตั้งทางกายภาพ แนวทางการทำงานนี้ได้รับการยอมรับจากบริษัทและองค์กรหลายแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศ

แม้จะทำงานจากระยะไกล เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บก็ทำหน้าที่เป็นแกนหลักของการสื่อสารในองค์กร ทางเลือกหนึ่งของการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันโดยตรง เครื่องมือการประชุมทางเว็บมอบวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีม การสื่อสารทั้งหมด ตั้งแต่การแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการไปจนถึงการโต้ตอบรายวัน จะดำเนินการผ่านการแชททางธุรกิจ

นอกจากนี้ เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บยังช่วยให้มีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยไม่ต้องผูกติดอยู่กับสถานที่จริง ซึ่งช่วยเพิ่มความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและการทำงานให้กับพนักงาน นอกจากนี้ยังเสริมสร้างการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมและทำให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล

การสื่อสารสามารถทำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การประชุมทางเว็บเป็นวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากกว่าโทรศัพท์หรืออีเมล ตัวอย่างเช่น แม้ว่าคุณจะไม่เห็นการแสดงออกทางสีหน้าของอีกฝ่ายทางโทรศัพท์ แต่คุณสามารถเห็นใบหน้าของอีกฝ่ายในระหว่างการประชุมทางเว็บ ดังนั้นคุณจึงสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลรวมถึงการสื่อสารแบบอวัจนภาษา (เช่น รอยยิ้มและการพยักหน้า) สิ่งนี้จะสร้างความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น การเชื่อมต่อที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น และการสื่อสารที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ เนื่องจากการแชร์หน้าจอสามารถทำได้ในระหว่างการประชุมทางเว็บ คุณจึงสามารถดูและหารือเกี่ยวกับการนำเสนอและเอกสารได้แบบเรียลไทม์ ป้องกันความเข้าใจผิดและส่งเสริมการสนทนาที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ คุณสามารถตรวจสอบเนื้อหาของการประชุมที่สำคัญได้ในภายหลังโดยใช้ฟังก์ชันบันทึกการประชุม คุณสมบัติเหล่านี้ทำให้การประชุมผ่านเว็บเป็นเครื่องมือที่สะดวกสบายที่ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับทีมของคุณได้อย่างง่ายดายไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน โดยไม่คำนึงถึงเวลาหรือสถานที่

ง่ายต่อการปฏิบัติ

แม้ว่าการประชุมทางวิดีโอต้องใช้อุปกรณ์พิเศษ แต่การประชุมผ่านเว็บสามารถเริ่มต้นได้ด้วยคอมพิวเตอร์ ทำให้ง่ายต่อการนำไปใช้ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นบริษัทสตาร์ทอัพที่ยังไม่ได้ระดมทุน การประชุมทางเว็บอาจมีประโยชน์มากเนื่องจากสามารถลดต้นทุนการดำเนินการได้

ข้อเสียของการประชุมผ่านเว็บคืออะไร?

แม้ว่าการประชุมผ่านเว็บจะมีข้อดีหลายประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของการลดต้นทุนและเวลา แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน เมื่อทราบข้อเสียของการประชุมทางเว็บและดำเนินการแก้ไขล่วงหน้า คุณจะได้รับสิทธิประโยชน์มากขึ้นหลังจากนำไปใช้

ยากที่จะอ่านบรรยากาศระหว่างการประชุม

การประชุมทางเว็บจัดขึ้นระหว่างบุคคลที่อยู่ห่างไกลกัน ไม่ใช่การประชุมแบบเห็นหน้ากันอย่างสมบูรณ์ และข้อมูลต่างๆ เช่น พฤติกรรมและท่าทางของบุคคลอื่นก็ขาดหายไป ทำให้ยากต่อการเข้าใจบรรยากาศการประชุม

เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้การประชุมทางเว็บและการประชุมแบบดั้งเดิมที่แตกต่างกันสำหรับการประชุมระดับงานและระดับผู้บริหาร

จำเป็นต้องเตรียมการล่วงหน้า

หากคุณไม่คุ้นเคย การประชุมทางเว็บอาจไม่ราบรื่นเนื่องจากอุปกรณ์ขัดข้อง การเชื่อมต่อไม่ดี เสียงตอบรับของไมโครโฟน ฯลฯ หากคุณกำลังจัดการประชุมทางเว็บเป็นครั้งแรก โปรดตรวจสอบล่วงหน้า โปรดดูข้อมูลต่อไปนี้เกี่ยวกับวิธีการดำเนินการประชุมทางเว็บที่มีประสิทธิภาพ

通信の安定したインターネット環境が必要

通信の安定したインターネット環境が必要なことも、デメリットに含まれます。主催者側・参加者側いずれかの環境の問題で、音声が乱れる、映像がフリーズするなどの可能性があるからです。

対策として、ビジネス用回線を使えば、家庭用回線が混雑している時間帯でも、通信を安定させることが可能です。ただし、ビジネス用回線は、家庭用回線よりも契約料金が割高な点を理解しておかなければいけません。

คุณสมบัติเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บ

เครื่องมือการประชุมทางเว็บมีคุณสมบัติที่คุณต้องการในการสื่อสารออนไลน์ เราจะอธิบายฟังก์ชันพื้นฐานและฟังก์ชันที่มีประโยชน์

ฟังก์ชันพื้นฐานของเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บ

ฟังก์ชั่นการแบ่งปันเสียง/วิดีโอ

ฟังก์ชันการแบ่งปันเสียง/วิดีโอช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้ยินและเห็นเสียงและใบหน้าของกันและกัน ทำให้สามารถโต้ตอบได้แบบเรียลไทม์ เมื่อเปรียบเทียบกับการโทรด้วยเสียงเท่านั้น วิดีโอมีข้อดีคือทำให้อ่านอารมณ์และความแตกต่างของอีกฝ่ายได้ง่ายขึ้น

คุณสมบัติการแชร์หน้าจอและไฟล์

คุณสมบัติการแชร์หน้าจอทำให้คุณสามารถแสดงหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณแก่ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้ คุณสมบัตินี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการนำเสนอหรือการสาธิต ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณพูดได้ดีขึ้นโดยดูที่หน้าจอ คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันแชร์หน้าจอเพื่อแชร์เอกสารและข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้

คุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่ต้องมีในเครื่องมือการประชุมทางเว็บ

นอกจากฟังก์ชันพื้นฐานแล้ว เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บยังมีฟังก์ชันที่มีประโยชน์อีกมากมาย ในบรรดาฟังก์ชันเหล่านี้ ขอแนะนำฟังก์ชันสองฟังก์ชันต่อไปนี้เป็นพิเศษ

ฟังก์ชั่นการบันทึก/การบันทึก

ฟังก์ชันการบันทึกเป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเสียงและวิดีโอของการประชุมทางเว็บได้ หากคุณมีฟังก์ชั่นบันทึก คุณสามารถตรวจสอบเนื้อหาการประชุมในภายหลัง แบ่งปันกับผู้ที่ไม่อยู่ หรือเก็บไว้เป็นบันทึกได้ นอกจากนี้ ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลที่บันทึกไว้ คุณสามารถค้นพบประสิทธิภาพของการประชุมและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง

ฟังก์ชั่นการวาดภาพหน้าจอ (การทำเครื่องหมายหน้าจอ)

คุณสมบัตินี้ช่วยให้สามารถใส่คำอธิบายประกอบและการทำเครื่องหมายแบบเรียลไทม์ระหว่างการแชร์หน้าจอ ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมสามารถวาดเส้นหรือข้อความได้โดยตรงบนสไลด์ที่ต้องการหรือส่วนสำคัญของเอกสารในงานนำเสนอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการประชุมการออกแบบและการวางแผน คุณสามารถใช้คุณสมบัติการวาดภาพหน้าจอเพื่อแสดงความคิดและข้อเสนอของคุณเป็นภาพได้ นี่อาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในกระบวนการสร้างสรรค์

ฟังก์ชั่นไวท์บอร์ด

ฟังก์ชั่นไวท์บอร์ดช่วยให้คุณใช้ไวท์บอร์ดเสมือนที่ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถแชร์ในการประชุมทางเว็บได้ ฟังก์ชันไวท์บอร์ดช่วยให้คุณสามารถจดแนวคิด วาดไดอะแกรมและกราฟ และเพิ่มความคิดเห็นได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถแชร์เนื้อหาการประชุมด้วยภาพและรับคำติชมได้

การแปลหลายภาษา

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน คุณอาจสื่อสารกับผู้เข้าร่วมที่พูดได้หลายภาษา ความสามารถในการแปลหลายภาษาช่วยให้การแปลแบบเรียลไทม์ ลดอุปสรรคในการสื่อสารระหว่างผู้เข้าร่วมที่พูดภาษาต่างกัน และอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบทางธุรกิจทั่วโลก

การสร้างรายงานการประชุม

ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเนื้อหาของการประชุมและอ้างอิงได้ในภายหลัง ระบบจดนาทีอัตโนมัติจะเก็บข้อมูลสำคัญระหว่างการประชุมและช่วยให้ผู้เข้าร่วมไตร่ตรองได้ในภายหลัง ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาการประชุม และปรับปรุงการแบ่งปันข้อมูลและการติดตามผล

คุณสมบัติเหล่านี้มีอยู่ใน Chat&Messenger ดังนั้นโปรดดูหน้าคู่มือด้านล่าง

แนะนำการประชุมทางเว็บและประเด็นการเลือกผลิตภัณฑ์

それでは、実際にWeb会議にWeb会議ツールを導入する方法をみていきましょう。ここでは、Web会議の導入と製品選定ポイントを詳しく解説していきます。

การระบุความต้องการและวัตถุประสงค์

ในระหว่างขั้นตอน "การระบุความต้องการและวัตถุประสงค์" สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาสถานการณ์การใช้งานเฉพาะของระบบการประชุมทางเว็บ ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานขายใช้สำหรับการประชุมกับลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องมีความสามารถในการสนทนาทางวิดีโอคุณภาพสูง การแชร์หน้าจอ การเชื่อมต่อที่เชื่อถือได้ และความเข้ากันได้ทางอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับการเข้าถึงระหว่างเดินทาง ในทางกลับกัน สำหรับการประชุมทีมภายใน คุณจะต้องมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การสนับสนุนสำหรับการประชุมที่มีผู้คนจำนวนมาก ฟังก์ชันการแชท การสร้างนาทีอัตโนมัติ และฟังก์ชันไวท์บอร์ด

ด้วยวิธีนี้ ฟังก์ชั่นและคุณภาพที่ต้องการจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การใช้งาน ด้วยการระบุความต้องการของคุณอย่างแม่นยำ คุณสามารถเลือกระบบการประชุมทางเว็บที่เหมาะสมที่สุดและนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผล การกำหนดงบประมาณและการพิจารณาข้อกำหนดด้านความปลอดภัยก็มีความสำคัญเช่นกันในขั้นตอนนี้ การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมตามความต้องการที่ระบุของคุณจะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับองค์กรของคุณในที่สุด

การประเมินโซลูชันภายในองค์กรเทียบกับโซลูชันระบบคลาวด์

การเลือกโซลูชันภายในองค์กรหรือระบบคลาวด์จะขึ้นอยู่กับความต้องการ ทรัพยากร นโยบายความปลอดภัย งบประมาณ และอื่นๆ ของบริษัทของคุณ

โซลูชันภายในองค์กรคือวิธีการติดตั้งและดำเนินการระบบโดยตรงบนเซิร์ฟเวอร์ภายในของบริษัท ข้อดีของแนวทางนี้คือ คุณสามารถควบคุมข้อมูลของคุณได้อย่างสมบูรณ์และปรับแต่งได้ในระดับสูง อย่างไรก็ตาม การลงทุนเริ่มแรกนั้นมีจำนวนมาก และการบำรุงรักษาและการอัปเดตระบบต้องใช้ความรู้และทรัพยากรเฉพาะทาง

ในทางกลับกัน โซลูชันคลาวด์ใช้บริการจากผู้ให้บริการภายนอกและเข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต ซึ่งจะช่วยลดการลงทุนเริ่มแรกและทำให้ระบบจัดการและอัปเดตได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถปรับขนาดได้สูง ทำให้คุณสามารถเพิ่มหรือลดทรัพยากรได้ตามต้องการ อย่างไรก็ตาม การจัดการข้อมูลและความปลอดภัยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ ดังนั้นการเลือกผู้ให้บริการจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ในขั้นตอนนี้ การประเมินความปลอดภัยของเครือข่าย ข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ความพร้อมใช้งาน และต้นทุนอย่างครอบคลุมเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อเลือกโซลูชันที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณมากที่สุด นอกจากนี้ จะต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ของการขยายและการเปลี่ยนแปลงในอนาคตด้วย และการเลือกจะต้องทำโดยมีความยืดหยุ่นและคำนึงถึงการพิสูจน์อนาคตด้วย

ประเมินความต้องการการรับส่งข้อมูลเครือข่ายและแบนด์วิธ

การประเมินความต้องการการรับส่งข้อมูลเครือข่ายและแบนด์วิธเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อเลือกผลิตภัณฑ์การประชุมผ่านเว็บ คุณภาพของการประชุมผ่านเว็บของคุณขึ้นอยู่กับแบนด์วิธเครือข่ายที่คุณใช้เป็นอย่างมาก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการประเมินสถานการณ์เครือข่ายโดยละเอียดสำหรับสถานการณ์ทั้งในสำนักงานและการทำงานระยะไกล

หากคุณใช้การประชุมผ่านเว็บเป็นหลักภายในบริษัทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของบริษัทของคุณมีแบนด์วิธเพียงพอ ซึ่งรวมถึงการประเมินว่าเครือข่ายของบริษัทของคุณสามารถรองรับการประชุมทางเว็บพร้อมกันจำนวนมากและจัดการกับเวลาที่มีการเข้าชมสูงสุดได้หรือไม่

ในทางกลับกัน หากมีงานระยะไกลจำนวนมาก สภาพแวดล้อมทางอินเทอร์เน็ตที่บ้านของพนักงานแต่ละคนก็มีความสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรและมีแบนด์วิธเพียงพอ และให้ความช่วยเหลือหากจำเป็น

โดยเฉพาะหากคุณใช้การประชุมทางวิดีโอบ่อยๆ หรือมีผู้เข้าร่วมการประชุมทางเว็บจำนวนมาก จำเป็นต้องมีแบนด์วิธที่สูงกว่า ฉันจะพิจารณาเปลี่ยนแผนด้วย

ตรวจสอบจำนวนการเชื่อมต่อสูงสุด

การตรวจสอบจำนวนคนสูงสุดที่สามารถเชื่อมต่อได้เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์เมื่อใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทและองค์กรที่จัดการประชุมและกิจกรรมขนาดใหญ่บ่อยครั้ง

คุณควรพิจารณาถึงความเป็นไปได้ในการเป็นเจ้าภาพต้อนรับผู้เข้าร่วมเพิ่มขึ้นในอนาคตเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นและขนาดของงานกิจกรรมของคุณ ความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่นยังเป็นเกณฑ์การคัดเลือกที่สำคัญ เนื่องจากบางระบบอนุญาตให้คุณเพิ่มจำนวนการเชื่อมต่อสูงสุดผ่านค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหรือการอัพเกรด หากคุณละเลยตรวจสอบจำนวนการเชื่อมต่อสูงสุด คุณอาจเลือกระบบที่เข้มงวดเกินความจำเป็น ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาในภายหลังได้

ดังนั้นเมื่อเลือกระบบการประชุมทางเว็บ ไม่เพียงแต่ต้องคำนึงถึงความต้องการในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสามารถในการขยายในอนาคตและจำนวนคนสูงสุดที่สามารถเชื่อมต่อได้

คุณภาพการโทร เช่น คุณภาพของภาพ คุณภาพเสียง และการตัดเสียงรบกวน

คุณภาพการโทร เช่น คุณภาพของภาพ คุณภาพเสียง และการตัดเสียงรบกวน มีผลอย่างมากต่อความราบรื่นของการประชุม คุณภาพของภาพและเสียงที่ไม่ดีทำให้ยากต่อการดูสีหน้าและเสียงของบุคคลอื่น และหากไม่มีฟังก์ชันตัดเสียงรบกวน เสียงรบกวนรอบข้างก็ไม่สามารถลบออกได้ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสาร

คุณภาพการโทรยังได้รับผลกระทบจากความเร็วและความเสถียรของสายอินเทอร์เน็ต ตลอดจนประสิทธิภาพและการตั้งค่าของอุปกรณ์ที่ใช้ ดังนั้นให้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้เมื่อเลือกเครื่องมือการประชุมทางเว็บที่มีคุณภาพการโทรสูง

ฟังก์ชั่นเพิ่มเติม เช่น การแชร์หน้าจอ ฟังก์ชั่นการบันทึก และการสร้างนาที

นอกเหนือจากฟังก์ชันพื้นฐานแล้ว เครื่องมือการประชุมทางเว็บยังมีฟังก์ชันเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์ เช่น การแชร์หน้าจอและการบันทึก ด้วยการใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ คุณสามารถสื่อสารเนื้อหาการประชุมได้ชัดเจนและจัดเก็บบันทึกได้ง่ายขึ้น คุณลักษณะเพิ่มเติมที่รวมไว้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทและแผนของเครื่องมือการประชุมทางเว็บ ดังนั้นให้เลือกเครื่องมือที่มีฟังก์ชันการทำงานที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ

Web会議のやり方【Chat&Messengerの場合】

ここでは、実際にChat&MessengerでWeb会議を行う際の方法を解説していきます。是非Webで会議をやる際に役に立ててみてください。

チャット作成

メッセンジャーグループ、またはチャットルームを作成すると、簡単に複数人でWeb会議が可能になります。「チャットルーム」の横にある「＋」ボタンを押すことでチャットルームを作成できます。

メンバーを指定してクイックにWeb会議を始めることも可能です。また、この機能は後から他のメンバーも参加できるようになっています。トークからの通話の場合、通話状況が表示され、後からでも簡単に会議に参加できます。

スケジュール登録

スケジュール登録の際に「Web会議」を有効化すると、指定時間前にメンバーに通知が表示され、全員がスムーズに参加する事ができます。「スケジュール予約」のボタンからメンバーの空き時間を探して、さっとスケジュール予約が可能です。

予定の欄には「誰が参加するのか」「いつから開始するのか」「参加状況」などが記載されます。

การประชุมทางเว็บที่รวดเร็ว

参加ユーザーはアカウント登録不要でご利用いただけるためオンライン商談やWebセミナーに最適です。

クイックWeb会議では、有効期限を設定してWeb会議URLを作成します。それをメールで共有するだけで、社外のユーザーとも簡単にWeb会議を始めることが可能です。相手ユーザーのアカウントが無くてもWeb会議に参加できるところが特徴です。

日程調整機能を使うと、日程候補日から簡単にメンバーの日程調整ができるようになっています。スマートフォン含めアプリインストール不要で、ブラウザだけで利用することが可能です。

Web会議システムのおすすめ3選

ここでは、数多くあるWeb会議システムの中からおすすめをご紹介します。是非参考にしてみてください。

ซูม

Zoomは、無料で最大100人まで同時にミーティングができるWeb会議システムです。グループミーティングは最大40分までと制限されていますが、有料プランの「プロ」以上を契約することで、最大24時間まで利用できます。 

利用できる人数も多いことから、遠隔地にいるメンバーのミーティングだけではなく、一斉に行う社内研修などにも利用可能です。 

また、Zoomシステムひとつで録画やホワイトボードが使えますので、会議議事録の録画や、手書きの文字・絵を共有したい場合におすすめです。

สไกป์

Skypeは言わずと知れたビデオチャットシステムです。最大100人まで同時通話ができ、さらに1日の最大通話時間は時間制限は24時間です。通話記録も撮れるので、会議の議事録にも使えます。

 LINEに似たメッセンジャーも使えるので、デスクトップに常に起動しておくことで気軽に進捗情報や連絡事項をメッセージできます。

もちろん画面共有やファイルのやり取りもできますが、「長時間会話をしていると途切れる」などの口コミもみられます。品質にそれほどこだわらない、とりあえずWeb会議を無料で導入したい、といった場合におすすめです。

แชท&เมสเซนเจอร์

Chat&Messengerは、デスクトップ版、ブラウザ版共にシームレスにWeb会議と連携できます。

プレミアム機能は有料版で利用が可能です。Web会議中に共有したカメラや資料にペイントするとリアルタイムで参加者と共有できる「ペイント機能」、会議の作成者(モデレーター権限者)が使用できるWeb会議中の「音声認識」「議事録作成」、Webアプリ、ブラウザ版それぞれで利用できる「動画レコーディング」、ネットワーク全体で帯域幅に余裕があっても、参加人数に応じて強制的に低解像度を下げてネットワーク全体を節約する事ができる「解像度、フレームレートの調整」などが特徴です。

機能がシンプルなため、「Web会議は難しそう」と感じている方にもおすすめです。

Web会議を成功させるポイント

Web会議を快適に行うには、イヤホンマイクやヘッドセットを導入するのがおすすめです。パソコンの内蔵マイクでもWeb会議に参加できますが、ノイズを拾いやすいため発言内容がわかりにくくなる恐れがあります。

ミュートの使用もポイントです。発言者以外はマイクをミュートすれば、ノイズの防止になります。たとえ自分が発言せずに黙っていたとしても、室内の雑音がマイクに拾われるケースがあるため、ミュート機能の利用は必須と言えます。

会議を成功させるには、聞き手のリアクションにも工夫が必要です。カメラは基本的にオンにし、お互いの表情を見せあいましょう。さらにチャットで質問を送ったり、スタンプを活用したりすると、臨場感がわき会議が盛り上がります。

สรุป

การประชุมผ่านเว็บได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในธุรกิจยุคใหม่ และการทำความเข้าใจวิธีการทำงานและประโยชน์ทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ การประชุมทางเว็บก้าวข้ามข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ ประหยัดเวลาและเงิน และช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีประโยชน์ทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น ความคล่องตัวในการสื่อสาร การลดต้นทุน และการส่งเสริมรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น

การปรับใช้เกี่ยวข้องกับปัจจัยหลายประการ รวมถึงการระบุความต้องการและวัตถุประสงค์ การประเมินโซลูชันภายในองค์กรเทียบกับระบบคลาวด์ การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม การตรวจสอบและเสริมความแข็งแกร่งให้กับโครงสร้างพื้นฐานเครือข่าย และการจัดการความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด การพิจารณาสิ่งเหล่านี้อย่างรอบคอบและเลือกวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

ท้ายที่สุดแล้ว การใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บจะช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ปรับปรุงการสื่อสาร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กรของคุณได้อย่างมาก ในขณะที่เทคโนโลยีก้าวหน้า ฟังก์ชันการทำงานของการประชุมทางเว็บยังคงมีการพัฒนา และความสำคัญของฟังก์ชันนี้จะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในอนาคต