Le groupware dispose d'une variété de fonctions pour améliorer l'efficacité du travail. L’une de ces fonctionnalités utiles est le flux de travail. Cependant, de nombreux hommes d’affaires ne connaissent pas les fonctions de workflow. Expliquons donc le flux de travail en détail. Veuillez l'utiliser comme référence si vous vous demandez s'il faut installer un groupware doté d'une fonctionnalité de workflow, ou si vous n'avez aucune connaissance en workflow.
Qu'est-ce que le flux de travail ?
Le sens littéral du workflow est travail = travail, flux = flux, en d'autres termes, une série de flux de travail. Dans un processus de candidature interne, il y a toujours quelqu'un qui démarre le processus et quelqu'un qui l'approuve à la fin. En numérisant ce processus, le workflow du groupware est une fonction qui simplifie le flux d'approbation interne et rend le travail plus efficace.
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Les demandes et les approbations peuvent être déposées quel que soit le lieu.
Toutes les fonctions de workflow incluses dans le groupware peuvent être complétées via Internet. Par conséquent, vous pouvez postuler et obtenir une approbation à tout moment, quel que soit votre emplacement. Si l'approbation est obtenue par écrit, la demande ne peut être soumise qu'après le retour au travail de la personne qui effectue le paiement. Si le payeur est en voyage d'affaires ou en vacances, il ne pourra pas postuler pendant un certain temps. Cela gênera les travaux futurs.
En utilisant un logiciel de groupe équipé d'un workflow, les demandes et les approbations peuvent être effectuées de n'importe où. Vous pouvez travailler de n'importe où et à un moment qui convient aux deux parties, ce qui rend votre travail plus efficace.
Pratique au Japon, où les titres de poste sont finement divisés.
Au Japon, les postes sont divisés en divisions détaillées. Même si elle diffère selon les entreprises, la hiérarchie générale est la suivante : employé régulier → chef → chef de section → chef de section → directeur général → directeur → président. Il n’est pas rare que les flux d’approbation internes suivent ce même flux. Il faudra probablement plusieurs jours pour obtenir l’approbation selon ce processus. En affaires, il n’est pas rare de se lancer dans une course contre la montre. Vous pourriez finir par manquer une opportunité commerciale précieuse.
Dans de tels cas, si vous utilisez le workflow dans le groupware, vous pouvez postuler et approuver les demandes plus rapidement que par écrit. La fonction workflow convient aux entreprises japonaises où les postes sont divisés en sections détaillées et où il y a de nombreux approbateurs.
Les flux de travail peuvent également réduire les coûts.
Vous pouvez également réduire les coûts en utilisant des workflows dans le groupware. Si vous recevez une approbation papier, vous devez l'imprimer à chaque fois. Des frais d'impression et d'encre seront facturés à chaque fois. À mesure que l’entreprise grandit, les coûts augmenteront également. Vous aurez également besoin d’espace de stockage car vous devrez stocker les documents que vous avez demandés. Cela nécessitera l’utilisation d’espace interne, ce qui peut également être considéré comme un coût.
Grâce à la fonction de workflow du groupware, tous les travaux peuvent être effectués via Internet. Il n’y a pas de frais d’impression ou de stockage. Puisque vous pouvez passer au numérique, vous pourrez garder votre bureau bien rangé. En introduisant simplement un logiciel de groupe capable d'utiliser le workflow, vous pouvez avoir un impact positif non seulement sur les opérations commerciales, mais également sur la gestion des coûts.
résumé
Nous avons expliqué quels types de fonctions de workflow sont inclus dans le groupware. La fonction workflow permet de compléter en ligne les demandes et approbations internes. Vous pouvez rendre votre travail plus efficace en pouvant procéder rapidement, quel que soit votre emplacement. Cette fonctionnalité présente de grands avantages et peut contribuer à réduire les coûts. Lors de l'introduction du groupware, vérifiez s'il dispose d'une fonction de workflow.