如何使用群件实现无纸化。

當你聽到無紙化這個詞時，你會想到什麼？很多人可能認為這是「環保」。確實，無紙化更環保。但無紙化的好處還不止於此。

以下是无纸化的一些好处，以及如何利用群件实现无纸化。

什么是无纸化？

無紙化是指充分利用電子通訊（例如電子郵件、聊天等）並盡可能避免使用紙張。例如，可以將紙本文件轉換為PDF文件並將其儲存在共用文件伺服器上。

然而，无纸化并不意味着 "一张纸都没有"。其目的是将必须以纸张形式保存的文件与不需要以纸张形式保存的文件分开并加以整理。

什么是群件？

群件是一組旨在透過共享資訊和通訊來提高工作效率和生產力的工具。它具有聊天、任務管理、日程管理、文件共享和網路會議等功能。

无纸化的优势

让我们来看看无纸化方法的好处。

查找文件相对容易。

与在活页夹中保存纸质文件相比，文件可以数字化，并按分类和日期排序，让您可以尽快获取所需的信息。

降低信息泄露的风险。

如果将纸质文件带出办公室，可能会不慎掉落。如果是电子媒体，通过为不同文件分配访问权限，即使客户 PC 丢失，也不必担心文件会被人看到。

节约成本的优势。

纸质文件的纸张成本、印刷成本和存储空间（柜子）都很昂贵。数字化可以降低这些成本。

可与远程地点共享文件

纸质文件无法与远程地点的工作人员共享。有了电子媒体，通过将电子文件放置在可以共享和查看的位置，就可以通过网络与远程工作人员共享信息。

如何使用群件实现无纸化。

既然我们已经知道了无纸化的好处，那么让我们来看看如何利用群件实现无纸化的最后一步。

文件共享功能，实现无纸化

群件具有文件共享功能。文件共享功能可用于实现无纸化环境。

然而，仅有文件共享功能是不够的。重要的是，要选择能从前面提到的无纸化系统中受益的群件。

特别是在 "快速、轻便的文件搜索 "和 "安全 "方面，每个群件都有其独特之处。请以此为参考，确定哪种群件最好。

还可使用公告板和商务聊天功能。

有时，有些内容不值得费力编译成一个文件。在这种情况下，告示板和商务聊天功能就很有用。

使用公告板和聊天工具进行的交流仍保留在群件中，这对您日后查看非常有用。

网络会议也是一种有效的无纸化解决方案。

网络会议是一种可以通过互联网与远在异地的多名员工举行会议的系统。

网络会议是 "利用电子信息进行交流的有用工具"。在使用网络会议时，电子媒体比纸质媒体更有用，因为它与文件共享、公告板和聊天功能无缝连接。

利用群件，从无纸化环境中获益！

由此可见，无纸化不仅环保，还具有 "成本、安全和信息共享方面的优势"。

只要善用群件，就能充分享受无纸化办公的好处。请考虑至少引进一次。