ग्रुपवेयर का उपयोग करके पेपरलेस कैसे बनें

जब आप पेपरलेस शब्द सुनते हैं तो आप क्या सोचते हैं? बहुत से लोग सोच सकते हैं कि यह "पर्यावरण के अनुकूल" है। यह सच है कि पेपरलेस पर्यावरण के लिए अधिक अनुकूल है। लेकिन पेपरलेस होने के फायदे यहीं नहीं रुकते।

तो, यहां हम पेपरलेस संचालन के लाभों से परिचित कराएंगे और ग्रुपवेयर के साथ उन्हें कैसे हासिल किया जाए।

पेपरलेस क्या है?

पेपरलेस का अर्थ है इलेक्ट्रॉनिक संचार (जैसे ईमेल, चैट इत्यादि) का पूर्ण उपयोग करना और जितना संभव हो सके कागज के उपयोग से बचना। उदाहरण के लिए, कागजी दस्तावेजों को पीडीएफ फाइलों में परिवर्तित करने और उन्हें एक साझा फ़ाइल सर्वर पर संग्रहीत करने का प्रयास किया जा सकता है।

हालाँकि, कागज रहित होने का अर्थ "कागज की एक भी शीट का उपयोग न करना नहीं है।" इसका उद्देश्य उन दस्तावेज़ों को अलग और व्यवस्थित करना है जिन्हें कागज़ के रूप में रखा जाना चाहिए और जिन्हें कागज़ के रूप में नहीं रखा जाना चाहिए।

ग्रुपवेयर क्या है?

ग्रुपवेयर उपकरणों का एक समूह है जिसका उद्देश्य जानकारी साझा करके और संचार करके कार्य कुशलता और उत्पादकता में सुधार करना है। इसमें चैट, टास्क मैनेजमेंट, शेड्यूल मैनेजमेंट, फाइल शेयरिंग और वेब कॉन्फ्रेंसिंग जैसे फीचर्स हैं।

पेपरलेस होने के फायदे

आइए पेपरलेस होने के फायदों पर एक नजर डालें।

दस्तावेज़ ढूँढना अपेक्षाकृत आसान है

कागज़ी दस्तावेज़ों को बाइंडर में रखने के बजाय, आप उन्हें डिजिटाइज़ कर सकते हैं और अपनी इच्छित जानकारी तक शीघ्रता से पहुँचने के लिए उन्हें श्रेणी या दिनांक के अनुसार क्रमबद्ध कर सकते हैं।

जानकारी लीक होने का जोखिम कम करें

यदि आप कार्यालय के बाहर पेपर मीडिया ले जाते हैं, तो संभावना है कि आप गलती से दस्तावेज़ गिरा सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के मामले में, दस्तावेज़ के आधार पर देखने की अनुमति प्रदान करने से, क्लाइंट पीसी के गलत स्थान पर होने पर भी दस्तावेज़ को देखे जाने के बारे में चिंता करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

लागत में कमी का प्रभाव है

पेपर मीडिया में कागज की लागत, मुद्रण लागत और भंडारण स्थान (कैबिनेट) जैसी लागतें शामिल होती हैं। डिजिटलीकरण से इन लागतों में कटौती हो सकती है।

दस्तावेज़ों को दूरस्थ स्थानों के साथ साझा किया जा सकता है

दूरदराज के स्थानों में कर्मचारियों के साथ कागजी दस्तावेज़ साझा नहीं किए जा सकते। इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के साथ, आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को एक साझा और देखने योग्य स्थान पर रखकर नेटवर्क पर दूरस्थ कर्मचारियों के साथ जानकारी साझा कर सकते हैं।

ग्रुपवेयर का उपयोग करके पेपरलेस कैसे प्राप्त करें

अब जब हम पेपरलेस होने के लाभों को समझ गए हैं, तो आइए देखें कि ग्रुपवेयर का उपयोग करके इसे कैसे प्राप्त किया जाए।

फ़ाइल साझाकरण कार्यक्षमता के साथ कागज रहित बनें

ग्रुपवेयर में फ़ाइल साझाकरण कार्यक्षमता है। फ़ाइल शेयरिंग फ़ंक्शन का उपयोग करके, आप पेपरलेस हो सकते हैं।

हालाँकि, केवल फ़ाइल साझाकरण फ़ंक्शन होना ही पर्याप्त नहीं है। ग्रुपवेयर चुनना महत्वपूर्ण है जो आपको पहले उल्लिखित पेपरलेस सिस्टम से लाभ उठाने की अनुमति देगा।

विशेष रूप से, ``हाई-स्पीड और फुर्तीला फ़ाइल खोज'' और ``सुरक्षा'' ऐसी विशेषताएँ हैं जो प्रत्येक ग्रुपवेयर में होती हैं। कृपया इसे यह निर्धारित करने के लिए एक संदर्भ के रूप में उपयोग करें कि कौन सा ग्रुपवेयर आपके लिए सर्वोत्तम है।

आप बुलेटिन बोर्ड और बिजनेस चैट फ़ंक्शन का भी उपयोग कर सकते हैं।

ऐसे मामले हो सकते हैं जहां सामग्री एक फ़ाइल में एक साथ रखने लायक नहीं है। उस स्थिति में, बुलेटिन बोर्ड और बिजनेस चैट फ़ंक्शन सहायक हो सकते हैं।

संदेश बोर्डों और चैट का उपयोग करके संचार ग्रुपवेयर में रहता है, जो उपयोगी है यदि आप बाद में इसकी समीक्षा करना चाहते हैं।

पेपरलेस होने के लिए वेब कॉन्फ्रेंसिंग भी कारगर है

वेब कॉन्फ्रेंसिंग एक ऐसी प्रणाली है जो आपको इंटरनेट पर दूर के स्थानों पर कई कर्मचारियों के साथ बैठकें आयोजित करने की अनुमति देती है।

वेब कॉन्फ्रेंसिंग "इलेक्ट्रॉनिक जानकारी का उपयोग करके संचार करने के लिए एक उपयोगी उपकरण है।" वेब कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करते समय, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पेपर मीडिया की तुलना में अधिक सुविधाजनक होता है क्योंकि यह फ़ाइल शेयरिंग फ़ंक्शंस, बुलेटिन बोर्ड और चैट फ़ंक्शंस से निर्बाध रूप से जुड़ा होता है।

ग्रुपवेयर के साथ पेपरलेस होने के लाभों का आनंद लें!

मुझे आशा है कि आप समझ सकते हैं कि पेपरलेस न केवल पर्यावरण के अनुकूल है, बल्कि लागत, सुरक्षा और सूचना साझाकरण के मामले में भी इसके फायदे हैं।

ग्रुपवेयर का अच्छा उपयोग करके, आप पेपरलेस होने का पूरा लाभ उठा सकते हैं। कृपया एक बार इसे शुरू करने पर विचार करें।