เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมทางเว็บและการสนทนาทางวิดีโอ

เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บ

ในบทความนี้:การประชุมทางวิดีโอ/การประชุมทางเว็บ เราจะอธิบายสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อดำเนินการได้อย่างราบรื่น

เนื่องจากการทำงานระยะไกลและการปฏิรูปรูปแบบการทำงาน การประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บจึงแพร่หลาย อย่างไรก็ตาม มีบริษัทไม่มากนักที่สามารถจัดการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บได้สำเร็จ ยังมีวิธีที่ไม่รู้จักอีกมากมายในการดำเนินการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บได้อย่างราบรื่น

เนื่องจากการประชุมผ่านวิดีโอและการประชุมทางเว็บแตกต่างจากการประชุมแบบเดิมๆ จึงจำเป็นต้องใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันต่างๆ ของเครื่องมือต่างๆ เพื่อให้การประชุมดำเนินไปได้อย่างราบรื่น หากคุณไม่ทราบวิธีการที่แนะนำในที่นี้ การประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางเว็บจะประสบผลสำเร็จได้ยาก

หากคุณกำลังพิจารณาที่จะแนะนำการประชุมทางวิดีโอ/การประชุมทางเว็บ หรือหากคุณกำลังใช้การประชุมทางวิดีโอ/การประชุมทางเว็บแต่จัดการได้ไม่ดีนัก โปรดดู

แจกจ่ายสื่อล่วงหน้าโดยใช้ฟังก์ชันแชร์ไฟล์

ผลิตภัณฑ์จำนวนมากสำหรับการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บมาพร้อมกับฟังก์ชันการแชร์ไฟล์ คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับสมาชิกที่เข้าร่วมก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น คุณสามารถอ่านเอกสารต่างๆ ได้ตามที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณสามารถเข้าร่วมการประชุมได้อย่างราบรื่น

ในการประชุมแบบเดิมๆ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะอ่านเนื้อหาไม่ได้จนกว่าการประชุมจะเริ่มขึ้น หากคุณใช้การประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางเว็บ ให้ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์อย่างเต็มที่และแชร์เอกสารโดยใช้ฟังก์ชันการแชร์ไฟล์

เสียงที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประชุมที่ราบรื่น

เส้นชีวิตของการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บคือเสียงที่ชัดเจน

หากคุณไม่ได้ยินเสียงของอีกฝ่ายอย่างชัดเจนระหว่างการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอ ก็จะไม่ใช่การประชุม การเจรจาทางธุรกิจที่สำคัญที่จัดขึ้นผ่านการประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางเว็บอาจไม่ราบรื่นซึ่งอาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อการประชุมได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบก่อนการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับเสียงที่ชัดเจน

เมื่อใช้ฟังก์ชันการประชุมทางวิดีโอ/การประชุมทางเว็บที่สร้างไว้ในกรุ๊ปแวร์ เราขอแนะนำให้ตรวจสอบว่าสามารถให้เสียงที่ชัดเจนผ่านการทดลองใช้ฟรีหรือไม่ ก่อนที่จะนำไปใช้ที่บริษัทของคุณ

ทุกคนตกลงกันว่าจะแสดงหน้าหรือไม่

ด้วยการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บ คุณสามารถประชุมในขณะที่เห็นใบหน้าของอีกฝ่าย หรือคุณสามารถประชุมโดยใช้เพียงเสียงเท่านั้น

ในการประชุมที่สำคัญ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงบรรยากาศของการสนทนาและการแสดงออกทางสีหน้าของบุคคลอื่น สำหรับการประชุมแบบเบาๆ เสียงเพียงอย่างเดียวก็เพียงพอแล้ว

หากคุณกำลังจัดการประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางเว็บ จะต้องมีคนจำนวนหนึ่งที่ไม่ต้องการแสดงหน้า อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะให้บางคนแสดงหน้าแต่บางคนก็ไม่แสดง เคล็ดลับในการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บที่ราบรื่นคือการตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะแสดงหน้าของคุณหรือไม่ ขึ้นอยู่กับความสำคัญของการประชุม และยึดถือสิ่งใดสิ่งหนึ่ง

แชร์หน้าจอของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อนของรูปภาพ

เนื่องจากคุณไม่ได้อยู่ในพื้นที่เดียวกันในระหว่างการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บ เราขอแนะนำให้ใช้ฟังก์ชันการแชร์หน้าจอเพื่อทำความเข้าใจให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

หากคุณรวมตัวกันในที่แห่งเดียวเพื่อการประชุม คุณจะดูสื่อต่างๆ บนไวท์บอร์ดหรือโปรเจ็กเตอร์พร้อมกัน ดังนั้นจึงไม่น่าจะเกิดความแตกต่างในด้านภาพ อย่างไรก็ตาม ในการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บ แม้ว่าคุณจะมองเห็นใบหน้าของบุคคลอื่น แต่คุณไม่ได้ดูเอกสารพร้อมกัน ดังนั้น คำพูดเพียงอย่างเดียวอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้

เมื่อใช้ฟังก์ชันแชร์หน้าจอในกรณีดังกล่าว คุณจะหลีกเลี่ยงการสร้างความแตกต่างให้กับภาพได้ ด้วยการแชร์หน้าจอ คุณจะมองเห็นได้ชัดเจนว่าคุณกำลังทำอะไรและกำลังพูดถึงอะไร เนื่องจากการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บไม่ได้จัดขึ้นในสถานที่เดียวกัน ให้ใช้การแชร์หน้าจอเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

ใช้ฟังก์ชันปิดเสียงขึ้นอยู่กับสถานการณ์

ในระหว่างการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บ การปิดเสียงของคุณเองก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ปิดเสียง ความหมายคือ ปิดเสียง เหตุใดการปิดเสียงบุคคลในระหว่างการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บจึงเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ในการประชุมก็ตาม

ตามที่แนะนำไปก่อนหน้านี้ เสียงที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะได้ยินเสียงรบกวนในการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บที่ผู้คนจำนวนมากพูดคุยจากสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน

หากคุณไม่คิดว่าถึงเวลาที่คุณต้องพูด สิ่งสำคัญคือต้องปิดเสียงตัวเองและสร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถโต้ตอบได้อย่างง่ายดาย หากคุณต้องการให้การประชุมทางวิดีโอ/การประชุมผ่านเว็บเป็นไปอย่างราบรื่น ลองใช้ฟังก์ชันปิดเสียง

การประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บดำเนินไปอย่างราบรื่นด้วยกฎเกณฑ์เล็กๆ น้อยๆ

เราได้แนะนำเทคนิคที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อดำเนินการประชุมทางวิดีโอและการประชุมทางเว็บได้อย่างราบรื่น อาจมีหลายคนที่ไม่ได้ฝึกฝนสิ่งที่แนะนำในบทความนี้เมื่อจัดการประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางเว็บ

การปฏิบัติตามกิจวัตรเล็กๆ น้อยๆ จะทำให้การประชุมของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น โปรดนำสิ่งที่แนะนำในบทความนี้ไปปฏิบัติจริงเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมทางวิดีโอและการประชุมผ่านเว็บของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น