[คู่มือฉบับสมบูรณ์] การประชุมผ่านเว็บคืออะไร? การอธิบายทุกอย่างอย่างละเอียดตั้งแต่กลไกไปจนถึงผลประโยชน์ทางธุรกิจ

การประชุมทางเว็บได้กลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ขาดไม่ได้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสมัยใหม่ บริษัทหลายแห่งกำลังดำเนินการอย่างจริงจัง เนื่องจากช่วยให้พวกเขาแบ่งปันข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก้าวข้ามข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ และประหยัดเวลาและเงิน

นอกจากนี้ เทคโนโลยีการประชุมทางเว็บยังมีการพัฒนาทุกวัน และมีตัวเลือกผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย อย่างไรก็ตาม เพื่อที่จะเลือกและใช้เทคโนโลยีเหล่านี้อย่างเหมาะสมอย่างมีประสิทธิผล สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจกลไกและฟังก์ชันพื้นฐานของเทคโนโลยีเหล่านี้

คู่มือนี้ให้รายละเอียดแง่มุมต่างๆ ของการประชุมทางเว็บตั้งแต่พื้นฐานไปจนถึงประโยชน์ทางธุรกิจและวิธีการนำไปใช้และมอบวิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของการประชุมทางเว็บสำหรับธุรกิจของคุณ สิ่งที่ต้องทำ เราจะอธิบายทุกอย่างตั้งแต่การแนะนำไปจนถึงการทำงานของการประชุมผ่านเว็บจากมุมมองที่หลากหลาย ดังนั้นโปรดอ่านให้จบ

พื้นฐานของการประชุมผ่านเว็บ

การประชุมผ่านเว็บคืออะไร?

การประชุมทางเว็บเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมในสถานที่ต่าง ๆ สามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ผ่านอินเทอร์เน็ต ระบบช่วยให้สามารถส่งสัญญาณภาพและเสียงได้ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นกันบนหน้าจอและสนทนากัน การประชุมผ่านเว็บช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด โดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงระยะทางและการเดินทาง

ลักษณะสำคัญของการประชุมผ่านเว็บคือความสะดวกและการเข้าถึง คุณไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์พิเศษหรืออุปกรณ์ราคาแพงใด ๆ คุณสามารถเข้าร่วมได้อย่างง่ายดายจากคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนของคุณตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย รวมถึงการประชุมทางธุรกิจ การสัมมนาด้านการศึกษา และการโทรระหว่างบุคคล

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีมีส่วนอย่างมากต่อการแพร่กระจายของการประชุมผ่านเว็บ การแพร่กระจายของอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงและการปรับปรุงเทคโนโลยี เช่น เว็บแคมและไมโครโฟน ทำให้แฮงเอาท์วิดีโอคุณภาพสูงเป็นไปได้ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บจำนวนมากยังมีคุณสมบัติที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การแชร์หน้าจอ การถ่ายโอนไฟล์ และฟังก์ชันการแชทแบบเรียลไทม์ ส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) ของผลิตภัณฑ์การประชุมผ่านเว็บหลักๆ มีดังนี้

การประชุมผ่านเว็บกำลังเปิดช่องทางการทำงานแบบใหม่ บริษัทและสถาบันการศึกษาหลายแห่งนำมาใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานจากระยะไกลและการจัดการงานที่ยืดหยุ่น แนวทางทุกที่ทุกเวลานี้ยังส่งเสริมความร่วมมือและความร่วมมือระดับโลก โดยเร่งสร้างนวัตกรรมในอุตสาหกรรมและภาคส่วนต่างๆ

กลไกทางเทคนิคและการเข้ารหัสการประชุมทางเว็บ

ระบบการประชุมทางเว็บใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลเสียง วิดีโอ และข้อความ กระบวนการนี้อาศัยเทคโนโลยีที่เรียกว่า WebRTC (การสื่อสารแบบเรียลไทม์ผ่านเว็บ) เป็นอย่างมาก WebRTC ช่วยให้สามารถสตรีมเสียงและวิดีโอได้โดยตรงระหว่างเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์หรือปลั๊กอินเพิ่มเติม เทคโนโลยีนี้ทำให้การสื่อสารแบบเรียลไทม์ง่ายและมีประสิทธิภาพ ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้

WebRTC เป็นโอเพ่นซอร์สและได้รับการสนับสนุนอย่างกว้างขวางจากเว็บเบราว์เซอร์หลักๆ รวมถึง Google Chrome, Mozilla Firefox และ Apple Safari การแพร่กระจายนี้ทำให้การประชุมทางเว็บง่ายขึ้นและเข้าถึงได้มากขึ้น WebRTC ยังรวมเข้ากับโปรโตคอลจำนวนหนึ่งที่เปิดใช้งานการบีบอัดและถ่ายโอนข้อมูล การซิงโครไนซ์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ และต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่รวดเร็ว รวมถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ นี่เป็นสิ่งสำคัญ

สิ่งที่น่าสังเกตก็คือ WebRTC มีฟังก์ชันการเข้ารหัสเป็นมาตรฐาน ตามค่าเริ่มต้น WebRTC จะใช้ SRTP (Secure Real-time Transport Protocol) และ DTLS (Datagram Transport Layer Security) เป็นโปรโตคอลการสื่อสาร ซึ่งจะเข้ารหัสการสื่อสารทั้งหมด การเข้ารหัสในตัวนี้ช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ส่งและรับระหว่างการประชุมทางเว็บได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัยและไม่สามารถถอดรหัสได้ แม้ว่าข้อมูลการสื่อสารจะถูกดักจับโดยผู้โจมตีภายนอกก็ตาม ซึ่งช่วยลดความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยในการสื่อสารสำหรับธุรกิจและบุคคลที่ใช้การประชุมทางเว็บได้อย่างมาก

ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับการประชุมทางเว็บ

ข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์

หากต้องการจัดการประชุมทางเว็บ คุณต้องมีฮาร์ดแวร์พื้นฐานบางอย่าง ซึ่งรวมถึง:

1. กล้อง: ต้องใช้เว็บแคมในตัวหรือภายนอกสำหรับการสนทนาทางวิดีโอ กล้องคุณภาพสูงให้ภาพที่ชัดเจนและปรับปรุงการสื่อสาร
2. ไมโครโฟน:ต้องใช้ไมโครโฟนในตัวหรือภายนอกเพื่อการสื่อสารด้วยเสียงที่ชัดเจน ไมโครโฟนพร้อมฟังก์ชันตัดเสียงรบกวนช่วยลดเสียงรบกวนรอบข้างและให้เสียงที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
3. ลำโพงหรือชุดหูฟัง: ต้องใช้ลำโพงหรือชุดหูฟังเพื่อฟังผู้เข้าร่วม ชุดหูฟังช่วยลดเสียงรบกวนรอบข้างและมอบสภาพแวดล้อมการประชุมที่เป็นส่วนตัว

การเลือกซอฟต์แวร์

การเลือกซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมผ่านเว็บเป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจ เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บที่ทันสมัยจำนวนมากสามารถเข้าถึงได้โดยตรงจากเว็บเบราว์เซอร์มาตรฐานโดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชันพิเศษ

ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มการประชุมทางเว็บหลักๆ เช่น Chat&Messenger, Google Meet และ Microsoft Teams สามารถใช้งานได้ง่ายบนเบราว์เซอร์รุ่นใหม่ส่วนใหญ่ หากต้องการใช้บริการเหล่านี้ คุณเพียงแค่ต้องสร้างบัญชีและติดตั้งส่วนขยายเบราว์เซอร์แบบง่ายหากจำเป็น จากนั้นเพียงคลิกลิงก์เพื่อเข้าร่วมการประชุมโดยตรง

ความสะดวกในการใช้งานนี้ได้ลดอุปสรรคในการสื่อสารในโลกธุรกิจลงอย่างมาก ระบบการประชุมแบบเดิมๆ ต้องใช้อุปกรณ์พิเศษและการตั้งค่าที่ซับซ้อน แต่ด้วยการประชุมทางเว็บ การเตรียมการก็สามารถทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

ความแตกต่างระหว่างระบบการประชุมผ่านเว็บและระบบการประชุมทางวิดีโอ

เครื่องมือการประชุมทางเว็บและระบบการประชุมทางวิดีโอเป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับการประชุมออนไลน์ แต่เครื่องมือแต่ละอย่างก็มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง

 ระบบการประชุมทางวิดีโอเป็นระบบที่สามารถส่งและรับเสียงและวิดีโอคุณภาพสูงโดยใช้อุปกรณ์และสายสัญญาณเฉพาะ ข้อดีได้แก่ คุณภาพการสื่อสารที่เสถียรและความปลอดภัยสูง แต่การติดตั้งและการใช้งานต้องใช้ต้นทุนและเทคโนโลยีสูง และมีข้อจำกัดด้านสถานที่และเวลา

ในทางกลับกัน เครื่องมือการประชุมทางเว็บเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดการประชุมบนอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟนผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายดาย มีข้อดีคือมีต้นทุนต่ำ ใช้งานง่าย มีความยืดหยุ่นทั้งในด้านสถานที่และเวลา แต่ต้องคำนึงถึงคุณภาพและความปลอดภัยของการสื่อสารด้วย

การประชุมผ่านเว็บมีประโยชน์อย่างไร?

มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมผ่านเว็บ ที่นี่เราจะแนะนำคุณประโยชน์ของการประชุมผ่านเว็บ

สามารถลดต้นทุนได้อย่างมาก

ประโยชน์ทางเศรษฐกิจที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งที่การประชุมผ่านเว็บนำมาสู่ธุรกิจของคุณคือการประหยัดต้นทุน ด้านล่างนี้คือขอบเขตเฉพาะของการประหยัดต้นทุนที่สามารถทำได้ผ่านการประชุมผ่านเว็บ

• ลดต้นทุนการเดินทางและการขนส่ง: การเดินทางไปประชุมมีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก รวมถึงค่าตั๋วเครื่องบิน ที่พัก และค่าเดินทาง การประชุมผ่านเว็บสามารถลดต้นทุนเหล่านี้จนเกือบเป็นศูนย์
• ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาพื้นที่การประชุม: มีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเช่า การบำรุงรักษา และการจัดการพื้นที่การประชุมทางกายภาพ การประชุมผ่านเว็บช่วยลดความต้องการพื้นที่เหล่านี้ได้อย่างมากและลดต้นทุนที่เกี่ยวข้อง
• เพิ่มผลผลิตผ่านการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ: นอกเหนือจากการประหยัดต้นทุนโดยตรงแล้ว การลดเวลาการเดินทางยังช่วยเพิ่มผลผลิตของพนักงานอีกด้วย ประหยัดเวลาที่พนักงานของคุณใช้ในการเดินทางไปทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้น
• ลดต้นทุนการดำเนินงานสำนักงาน: ด้วยการเปิดใช้การทำงานจากระยะไกลและการทำงานแบบผสมผสาน ทำให้สามารถลดพื้นที่สำนักงานและลดต้นทุนการดำเนินงานของสำนักงาน เช่น ไฟฟ้า การทำความร้อน การทำความเย็น และการทำความสะอาด
• การลดต้นทุนการสื่อสาร: เมื่อเปรียบเทียบกับการประชุมทางโทรศัพท์แบบเดิมๆ และการโทรระหว่างประเทศ การประชุมทางเว็บใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งสามารถลดต้นทุนการสื่อสารได้อย่างมาก
• การลดการใช้กระดาษ: การประชุมทางเว็บทำให้การแบ่งปันเอกสารดิจิทัลเป็นเรื่องง่าย ลดต้นทุนการพิมพ์และการใช้กระดาษ

สามารถทำงานระยะไกลได้

การทำงานจากระยะไกลเป็นวิธีการทำงานที่พนักงานทำงานจากสถานที่ภายนอกสำนักงาน เช่น บ้าน ร้านกาแฟ หรือพื้นที่ทำงานร่วมกัน แตกต่างจากการทำงานในสำนักงานแบบเดิมๆ เราใช้อินเทอร์เน็ตและเทคโนโลยีการสื่อสารต่างๆ เพื่อดำเนินงานโดยไม่ต้องเชื่อมโยงกับสถานที่ตั้งทางกายภาพ แนวทางการทำงานนี้ได้รับการยอมรับจากบริษัทและองค์กรหลายแห่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศ

แม้จะทำงานจากระยะไกล เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บก็ทำหน้าที่เป็นแกนหลักของการสื่อสารในองค์กร ทางเลือกหนึ่งของการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันโดยตรง เครื่องมือการประชุมทางเว็บมอบวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีม การสื่อสารทั้งหมด ตั้งแต่การแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการไปจนถึงการโต้ตอบรายวัน จะดำเนินการผ่านการแชททางธุรกิจ

นอกจากนี้ เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บยังช่วยให้มีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยไม่ต้องผูกติดอยู่กับสถานที่จริง ซึ่งช่วยเพิ่มความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและการทำงานให้กับพนักงาน นอกจากนี้ยังเสริมสร้างการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมและทำให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล

การสื่อสารสามารถทำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การประชุมทางเว็บเป็นวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากกว่าโทรศัพท์หรืออีเมล ตัวอย่างเช่น แม้ว่าคุณจะไม่เห็นการแสดงออกทางสีหน้าของอีกฝ่ายทางโทรศัพท์ แต่คุณสามารถเห็นใบหน้าของอีกฝ่ายในระหว่างการประชุมทางเว็บ ดังนั้นคุณจึงสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลรวมถึงการสื่อสารแบบอวัจนภาษา (เช่น รอยยิ้มและการพยักหน้า) สิ่งนี้จะสร้างความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น การเชื่อมต่อที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น และการสื่อสารที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ เนื่องจากการแชร์หน้าจอสามารถทำได้ในระหว่างการประชุมทางเว็บ คุณจึงสามารถดูและหารือเกี่ยวกับการนำเสนอและเอกสารได้แบบเรียลไทม์ ป้องกันความเข้าใจผิดและส่งเสริมการสนทนาที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ คุณสามารถตรวจสอบเนื้อหาของการประชุมที่สำคัญได้ในภายหลังโดยใช้ฟังก์ชันบันทึกการประชุม คุณสมบัติเหล่านี้ทำให้การประชุมผ่านเว็บเป็นเครื่องมือที่สะดวกสบายที่ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับทีมของคุณได้อย่างง่ายดายไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน โดยไม่คำนึงถึงเวลาหรือสถานที่

ง่ายต่อการปฏิบัติ

แม้ว่าการประชุมทางวิดีโอต้องใช้อุปกรณ์พิเศษ แต่การประชุมผ่านเว็บสามารถเริ่มต้นได้ด้วยคอมพิวเตอร์ ทำให้ง่ายต่อการนำไปใช้ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นบริษัทสตาร์ทอัพที่ยังไม่ได้ระดมทุน การประชุมทางเว็บอาจมีประโยชน์มากเนื่องจากสามารถลดต้นทุนการดำเนินการได้

ข้อเสียของการประชุมผ่านเว็บคืออะไร?

แม้ว่าการประชุมผ่านเว็บจะมีข้อดีหลายประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของการลดต้นทุนและเวลา แต่ก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน เมื่อทราบข้อเสียของการประชุมทางเว็บและดำเนินการแก้ไขล่วงหน้า คุณจะได้รับสิทธิประโยชน์มากขึ้นหลังจากนำไปใช้

ยากที่จะอ่านบรรยากาศระหว่างการประชุม

การประชุมทางเว็บจัดขึ้นระหว่างบุคคลที่อยู่ห่างไกลกัน ไม่ใช่การประชุมแบบเห็นหน้ากันอย่างสมบูรณ์ และข้อมูลต่างๆ เช่น พฤติกรรมและท่าทางของบุคคลอื่นก็ขาดหายไป ทำให้ยากต่อการเข้าใจบรรยากาศการประชุม

เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้การประชุมทางเว็บและการประชุมแบบดั้งเดิมที่แตกต่างกันสำหรับการประชุมระดับงานและระดับผู้บริหาร

จำเป็นต้องเตรียมการล่วงหน้า

หากคุณไม่คุ้นเคย การประชุมทางเว็บอาจไม่ราบรื่นเนื่องจากอุปกรณ์ขัดข้อง การเชื่อมต่อไม่ดี เสียงตอบรับของไมโครโฟน ฯลฯ หากคุณกำลังจัดการประชุมทางเว็บเป็นครั้งแรก โปรดตรวจสอบล่วงหน้า โปรดดูข้อมูลต่อไปนี้เกี่ยวกับวิธีการดำเนินการประชุมทางเว็บที่มีประสิทธิภาพ

คุณสมบัติเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บ

เครื่องมือการประชุมทางเว็บมีคุณสมบัติที่คุณต้องการในการสื่อสารออนไลน์ เราจะอธิบายฟังก์ชันพื้นฐานและฟังก์ชันที่มีประโยชน์

ฟังก์ชันพื้นฐานของเครื่องมือการประชุมผ่านเว็บ

ฟังก์ชั่นการแบ่งปันเสียง/วิดีโอ

ฟังก์ชันการแบ่งปันเสียง/วิดีโอช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้ยินและเห็นเสียงและใบหน้าของกันและกัน ทำให้สามารถโต้ตอบได้แบบเรียลไทม์ เมื่อเปรียบเทียบกับการโทรด้วยเสียงเท่านั้น วิดีโอมีข้อดีคือทำให้อ่านอารมณ์และความแตกต่างของอีกฝ่ายได้ง่ายขึ้น

คุณสมบัติการแชร์หน้าจอและไฟล์

คุณสมบัติการแชร์หน้าจอทำให้คุณสามารถแสดงหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณแก่ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้ คุณสมบัตินี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการนำเสนอหรือการสาธิต ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณพูดได้ดีขึ้นโดยดูที่หน้าจอ คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันแชร์หน้าจอเพื่อแชร์เอกสารและข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้

คุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่ต้องมีในเครื่องมือการประชุมทางเว็บ

นอกจากฟังก์ชันพื้นฐานแล้ว เครื่องมือการประชุมผ่านเว็บยังมีฟังก์ชันที่มีประโยชน์อีกมากมาย ในบรรดาฟังก์ชันเหล่านี้ ขอแนะนำฟังก์ชันสองฟังก์ชันต่อไปนี้เป็นพิเศษ

ฟังก์ชั่นการบันทึก/การบันทึก

ฟังก์ชันการบันทึกเป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเสียงและวิดีโอของการประชุมทางเว็บได้ หากคุณมีฟังก์ชั่นบันทึก คุณสามารถตรวจสอบเนื้อหาการประชุมในภายหลัง แบ่งปันกับผู้ที่ไม่อยู่ หรือเก็บไว้เป็นบันทึกได้ นอกจากนี้ ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลที่บันทึกไว้ คุณสามารถค้นพบประสิทธิภาพของการประชุมและพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง

ฟังก์ชั่นการวาดภาพหน้าจอ (การทำเครื่องหมายหน้าจอ)

คุณสมบัตินี้ช่วยให้สามารถใส่คำอธิบายประกอบและการทำเครื่องหมายแบบเรียลไทม์ระหว่างการแชร์หน้าจอ ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมสามารถวาดเส้นหรือข้อความได้โดยตรงบนสไลด์ที่ต้องการหรือส่วนสำคัญของเอกสารในงานนำเสนอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการประชุมการออกแบบและการวางแผน คุณสามารถใช้คุณสมบัติการวาดภาพหน้าจอเพื่อแสดงความคิดและข้อเสนอของคุณเป็นภาพได้ นี่อาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในกระบวนการสร้างสรรค์

ฟังก์ชั่นไวท์บอร์ด

ฟังก์ชั่นไวท์บอร์ดช่วยให้คุณใช้ไวท์บอร์ดเสมือนที่ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถแชร์ในการประชุมทางเว็บได้ ฟังก์ชันไวท์บอร์ดช่วยให้คุณสามารถจดแนวคิด วาดไดอะแกรมและกราฟ และเพิ่มความคิดเห็นได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถแชร์เนื้อหาการประชุมด้วยภาพและรับคำติชมได้

การแปลหลายภาษา

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน คุณอาจสื่อสารกับผู้เข้าร่วมที่พูดได้หลายภาษา ความสามารถในการแปลหลายภาษาช่วยให้การแปลแบบเรียลไทม์ ลดอุปสรรคในการสื่อสารระหว่างผู้เข้าร่วมที่พูดภาษาต่างกัน และอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบทางธุรกิจทั่วโลก

การสร้างรายงานการประชุม

ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเนื้อหาของการประชุมและอ้างอิงได้ในภายหลัง ระบบจดนาทีอัตโนมัติจะเก็บข้อมูลสำคัญระหว่างการประชุมและช่วยให้ผู้เข้าร่วมไตร่ตรองได้ในภายหลัง ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาการประชุม และปรับปรุงการแบ่งปันข้อมูลและการติดตามผล

คุณสมบัติเหล่านี้มีอยู่ใน Chat&Messenger ดังนั้นโปรดดูหน้าคู่มือด้านล่าง

แนะนำการประชุมทางเว็บและประเด็นการเลือกผลิตภัณฑ์

การระบุความต้องการและวัตถุประสงค์

ในระหว่างขั้นตอน "การระบุความต้องการและวัตถุประสงค์" สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาสถานการณ์การใช้งานเฉพาะของระบบการประชุมทางเว็บ ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานขายใช้สำหรับการประชุมกับลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องมีความสามารถในการสนทนาทางวิดีโอคุณภาพสูง การแชร์หน้าจอ การเชื่อมต่อที่เชื่อถือได้ และความเข้ากันได้ทางอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับการเข้าถึงระหว่างเดินทาง ในทางกลับกัน สำหรับการประชุมทีมภายใน คุณจะต้องมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การสนับสนุนสำหรับการประชุมที่มีผู้คนจำนวนมาก ฟังก์ชันการแชท การสร้างนาทีอัตโนมัติ และฟังก์ชันไวท์บอร์ด

ด้วยวิธีนี้ ฟังก์ชั่นและคุณภาพที่ต้องการจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การใช้งาน ด้วยการระบุความต้องการของคุณอย่างแม่นยำ คุณสามารถเลือกระบบการประชุมทางเว็บที่เหมาะสมที่สุดและนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผล การกำหนดงบประมาณและการพิจารณาข้อกำหนดด้านความปลอดภัยก็มีความสำคัญเช่นกันในขั้นตอนนี้ การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมตามความต้องการที่ระบุของคุณจะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับองค์กรของคุณในที่สุด

การประเมินโซลูชันภายในองค์กรเทียบกับโซลูชันระบบคลาวด์

การเลือกโซลูชันภายในองค์กรหรือระบบคลาวด์จะขึ้นอยู่กับความต้องการ ทรัพยากร นโยบายความปลอดภัย งบประมาณ และอื่นๆ ของบริษัทของคุณ

โซลูชันภายในองค์กรคือวิธีการติดตั้งและดำเนินการระบบโดยตรงบนเซิร์ฟเวอร์ภายในของบริษัท ข้อดีของแนวทางนี้คือ คุณสามารถควบคุมข้อมูลของคุณได้อย่างสมบูรณ์และปรับแต่งได้ในระดับสูง อย่างไรก็ตาม การลงทุนเริ่มแรกนั้นมีจำนวนมาก และการบำรุงรักษาและการอัปเดตระบบต้องใช้ความรู้และทรัพยากรเฉพาะทาง

ในทางกลับกัน โซลูชันคลาวด์ใช้บริการจากผู้ให้บริการภายนอกและเข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต ซึ่งจะช่วยลดการลงทุนเริ่มแรกและทำให้ระบบจัดการและอัปเดตได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถปรับขนาดได้สูง ทำให้คุณสามารถเพิ่มหรือลดทรัพยากรได้ตามต้องการ อย่างไรก็ตาม การจัดการข้อมูลและความปลอดภัยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ ดังนั้นการเลือกผู้ให้บริการจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ในขั้นตอนนี้ การประเมินความปลอดภัยของเครือข่าย ข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ความพร้อมใช้งาน และต้นทุนอย่างครอบคลุมเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อเลือกโซลูชันที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณมากที่สุด นอกจากนี้ จะต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ของการขยายและการเปลี่ยนแปลงในอนาคตด้วย และการเลือกจะต้องทำโดยมีความยืดหยุ่นและคำนึงถึงการพิสูจน์อนาคตด้วย

ประเมินความต้องการการรับส่งข้อมูลเครือข่ายและแบนด์วิธ

การประเมินความต้องการการรับส่งข้อมูลเครือข่ายและแบนด์วิธเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อเลือกผลิตภัณฑ์การประชุมผ่านเว็บ คุณภาพของการประชุมผ่านเว็บของคุณขึ้นอยู่กับแบนด์วิธเครือข่ายที่คุณใช้เป็นอย่างมาก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการประเมินสถานการณ์เครือข่ายโดยละเอียดสำหรับสถานการณ์ทั้งในสำนักงานและการทำงานระยะไกล

หากคุณใช้การประชุมผ่านเว็บเป็นหลักภายในบริษัทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของบริษัทของคุณมีแบนด์วิธเพียงพอ ซึ่งรวมถึงการประเมินว่าเครือข่ายของบริษัทของคุณสามารถรองรับการประชุมทางเว็บพร้อมกันจำนวนมากและจัดการกับเวลาที่มีการเข้าชมสูงสุดได้หรือไม่

ในทางกลับกัน หากมีงานระยะไกลจำนวนมาก สภาพแวดล้อมทางอินเทอร์เน็ตที่บ้านของพนักงานแต่ละคนก็มีความสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรและมีแบนด์วิธเพียงพอ และให้ความช่วยเหลือหากจำเป็น

โดยเฉพาะหากคุณใช้การประชุมทางวิดีโอบ่อยๆ หรือมีผู้เข้าร่วมการประชุมทางเว็บจำนวนมาก จำเป็นต้องมีแบนด์วิธที่สูงกว่า ฉันจะพิจารณาเปลี่ยนแผนด้วย

ตรวจสอบจำนวนการเชื่อมต่อสูงสุด

การตรวจสอบจำนวนคนสูงสุดที่สามารถเชื่อมต่อได้เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์เมื่อใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทและองค์กรที่จัดการประชุมและกิจกรรมขนาดใหญ่บ่อยครั้ง

คุณควรพิจารณาถึงความเป็นไปได้ในการเป็นเจ้าภาพต้อนรับผู้เข้าร่วมเพิ่มขึ้นในอนาคตเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นและขนาดของงานกิจกรรมของคุณ ความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่นยังเป็นเกณฑ์การคัดเลือกที่สำคัญ เนื่องจากบางระบบอนุญาตให้คุณเพิ่มจำนวนการเชื่อมต่อสูงสุดผ่านค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหรือการอัพเกรด หากคุณละเลยตรวจสอบจำนวนการเชื่อมต่อสูงสุด คุณอาจเลือกระบบที่เข้มงวดเกินความจำเป็น ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาในภายหลังได้

ดังนั้นเมื่อเลือกระบบการประชุมทางเว็บ ไม่เพียงแต่ต้องคำนึงถึงความต้องการในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสามารถในการขยายในอนาคตและจำนวนคนสูงสุดที่สามารถเชื่อมต่อได้

คุณภาพการโทร เช่น คุณภาพของภาพ คุณภาพเสียง และการตัดเสียงรบกวน

คุณภาพการโทร เช่น คุณภาพของภาพ คุณภาพเสียง และการตัดเสียงรบกวน มีผลอย่างมากต่อความราบรื่นของการประชุม คุณภาพของภาพและเสียงที่ไม่ดีทำให้ยากต่อการดูสีหน้าและเสียงของบุคคลอื่น และหากไม่มีฟังก์ชันตัดเสียงรบกวน เสียงรบกวนรอบข้างก็ไม่สามารถลบออกได้ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสาร

คุณภาพการโทรยังได้รับผลกระทบจากความเร็วและความเสถียรของสายอินเทอร์เน็ต ตลอดจนประสิทธิภาพและการตั้งค่าของอุปกรณ์ที่ใช้ ดังนั้นให้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้เมื่อเลือกเครื่องมือการประชุมทางเว็บที่มีคุณภาพการโทรสูง

ฟังก์ชั่นเพิ่มเติม เช่น การแชร์หน้าจอ ฟังก์ชั่นการบันทึก และการสร้างนาที

นอกเหนือจากฟังก์ชันพื้นฐานแล้ว เครื่องมือการประชุมทางเว็บยังมีฟังก์ชันเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์ เช่น การแชร์หน้าจอและการบันทึก ด้วยการใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ คุณสามารถสื่อสารเนื้อหาการประชุมได้ชัดเจนและจัดเก็บบันทึกได้ง่ายขึ้น คุณลักษณะเพิ่มเติมที่รวมไว้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทและแผนของเครื่องมือการประชุมทางเว็บ ดังนั้นให้เลือกเครื่องมือที่มีฟังก์ชันการทำงานที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ

สรุป

การประชุมผ่านเว็บได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในธุรกิจยุคใหม่ และการทำความเข้าใจวิธีการทำงานและประโยชน์ทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ การประชุมทางเว็บก้าวข้ามข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ ประหยัดเวลาและเงิน และช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีประโยชน์ทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น ความคล่องตัวในการสื่อสาร การลดต้นทุน และการส่งเสริมรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น

การปรับใช้เกี่ยวข้องกับปัจจัยหลายประการ รวมถึงการระบุความต้องการและวัตถุประสงค์ การประเมินโซลูชันภายในองค์กรเทียบกับระบบคลาวด์ การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม การตรวจสอบและเสริมความแข็งแกร่งให้กับโครงสร้างพื้นฐานเครือข่าย และการจัดการความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด การพิจารณาสิ่งเหล่านี้อย่างรอบคอบและเลือกวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

ท้ายที่สุดแล้ว การใช้ระบบการประชุมผ่านเว็บจะช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ ปรับปรุงการสื่อสาร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กรของคุณได้อย่างมาก ในขณะที่เทคโนโลยีก้าวหน้า ฟังก์ชันการทำงานของการประชุมทางเว็บยังคงมีการพัฒนา และความสำคัญของฟังก์ชันนี้จะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในอนาคต